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公文版头、主体、版记中常见错误例析

摘要: 　《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，以下简称“新《格式》”），均从2012年7月1日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存 ...

　《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，以下简称“新《格式》”），均从2012年7月1日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处，造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。

一、版头部分

　　版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码，由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。

（一）

发文机关代字易混淆

　　发文机关代字是发文机关名称的简缩语，应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如，宁波市人民政府制发的公文，发文机关代字为“甬政”；宁波市教育局制发的公文，发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当，就容易造成混淆，起不到应有的作用。比如，“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”，因为还有“鄞州中学”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”，因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。

（二）

括号使用不当

　　新《格式》明确规定，“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教（2013）第12号”中的年份使用圆括号标示，则是错误的，应改为“〔2013〕”。

（三）

序号编写不当

　　新《格式》明确规定，发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”，就应去掉“第”字，改为“×教〔2013〕12号”。

二、主体部分

　　主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。

（一）

标题拟写不当

　　1.文种错用。选择文种应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。

　　（1）请示与报告混用。请示与报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，必须事前行文，上级收到请示必须答复。报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”，可以事中行文，也可以事后行文，不需要上级答复。在写作中，请示与报告混用的例子如：①《××公司关于举办技术交易会开展技术协作活动的请示报告》，②《××学校关于购买冷冻机的报告》。从标题中的事由来看，都是请求上级批准某事项，因此应将①中的“报告”去掉，②中的“报告”改为“请示”。

　　（2）请示与函错用。请示是上行文，函是平行文；请示是向有隶属关系的上级机关请求批准，函可用于向平级或不相隶属机关请求批准。比如，北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“请示”，因为北仑区教育局是北仑职业高级中学有隶属关系的上级机关；若向北仑区财政局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“函”，因为北仑区财政局与北仑职业高级中学之间无隶属关系。

　　（3）批复与复函错用。批复是对请示的答复，由具有隶属关系的上级对下级使用；复函是对来函的答复，用于不相隶属的机关之间。比如，《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的复函》，发文机关是宁波市人民政府，主送机关是北仑区人民政府，两者是具有隶属关系的上下级，所以正确的标题应该是《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的批复》。

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