表彰类公文和惩戒类公文虽然在内容、功用、性质方面有所不同，但它们的写作思路、结构布局大体相同，因此在写作上有共同的规律可以研究、探讨。 从总体结构上看，这两类公文都由四个部分组成。不管是表彰类公文开头的“概述先进事迹（或成绩）”，还是惩戒类公文开头的“概述错误行为及后果”，都是对某种事实的概括性叙述（不同点在于一个是“事迹”，一个是“劣迹”），因此这部分可以统一概括为“概述事实”。“适度评议”不管是针对先进事迹还是针对错误行为，都是针对事实的评议，作用都是一样的，写作要求也一样，都要“适度”。而两类公文的主旨不管是表彰奖励还是批评处分，都是关于前述事实的一种处理决定，因此可以概括为“奖惩决定”。最后，不管是表彰类公文结尾的“希望号召”，还是惩戒类公文结尾的“希望要求”，其实都是上级机关对做好工作所提出的要求，因此可以概括为“提出要求”。如此，奖惩类公文的全文结构可示意如下：
其中，“概述事实”是奖惩类公文的开头，是这类公文的背景要素，是上级机关作出奖惩决定的事实依据，必须首先交代清楚。它要求用概括性的叙述来说明主要事实，为下一步的“适度评议”和“奖惩决定”奠定基础。“概述事实”要防止两个极端：一是描述过详，语言繁琐；二是过度简略，表述不明。恰当的概述应该是以基本事实表述清楚为前提，尽量做到语言简洁。“适度评议”是针对前述事实的评价和议论，是奖惩类公文中的理性依据。评议的作用是揭示事实的性质和意义，加深读者对事实的认识，为下一步的“奖惩决定”做好铺垫。“奖惩决定”是这类公文的主旨，是发文机关欲告知受文者的最重要信息，居中而统摄两端。最后的“提出要求”是奖惩类公文的行文目的——激励先进、防止错误、鞭策落后，以便更好地开展工作。这就是奖惩类公文的通用写作模式。
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