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老板国外出差的前夕,我们会有一组伙伴共同支持老板,我把它戏称为出差特攻队。虽然Check List是早就印在芯版上,但我按例总是要挑灯夜战、通宵达旦。首先是文件类:File几本、合约书、文件、Itinerary、会议Agenda,这些是最重要也是最花时间的。接着是例行性工作:礼物、相机、底片、名片、名片簿、机票、护照、照片、Cash(不同币别),这些是最琐碎却又少不了的。然后是老板私人要准备的。最后则是打包的功夫,样样马虎不得,只为让老板出差顺利、出击成功,为公司创造更好的业绩。5 u1 l* N2 z$ ], S3 o1 M& r
而我按例是会担心的,担心出差资料做不完,担心老板赶不上飞机、担心司机睡过头、担心高速公路大塞车、担心合作伙伴,总之就是会担心。终于一切打点妥当,出发上高速公路(当然我也会在车上),则要分秒必争…… 9 {! f: H& P, e# E- D# b
老板上飞机后,我则飞奔回到公司与对方再次确认接机的人(先前已通知),同时把日期、时间、地点、同行人员几位、行李有多少、需要几部车接机等等,再确认一次(以防出发前的变动)。出差前有一件值得一提的事就是订机位,看似简单其实不容易,因为我们往往为了配合客户时间争取订单和时效,或要连接不同城市的客户,行程迟迟无法确定,我订机位只好一改再改、三改四改,等待好几次,同时要想怎么接最省时、最省钱,订不到位子时好急呀!此刻最好有自己人在旅行社工作,或者把旅行社的人变成自己人,以便随时应付所需。 . t/ b0 \9 y# ~ a& Z
谁还能说秘书只是打打杂?在繁琐的工作中还要长时间挑战自己的体力;谁敢说秘书只是跑跑腿?专业秘书就是要懂得自己肯定自己,自己为自己加油,路才能走得长远,而时时为自己储备实力,路才会更宽广。 2 j# Z$ F1 A6 c5 p7 g1 r' U6 B5 ^
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