+ X" x) Y) q& U, ]: u' ` 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。
# {: w- @$ ?$ W8 j. F" S& x 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。 . L6 S, |& N% u8 F% l4 F
一、分步安排,按序进行
7 A% F4 x) F: S: f1 _ 口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。 ( S5 w% ~; Q9 E" u, d/ Z7 N9 |
二、主次分明,突出重点
* U, e5 o/ ^* Q1 }. @5 E: i口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。 " D( A" E | J
三、考虑周全,有备无患
- S; M4 m. s: D5 c 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。
# m! X* R1 s* x7 W. B 口头汇报提纲(可根据需要增删)
$ E) \) ^8 d2 Z# _% Z, m% ]. ]' g 一、情况分析
1 f4 c4 y* Y: Y3 q# n4 O% F5 [- [ ㈠听众 3 g/ ] t5 A# i- O% }3 H
⒈人数? ! g+ \8 F: G3 B: M& U
⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
6 v, W' t. y% F% w8 s7 n3 j& m ㈡目的与种类 ( H& ~- R1 C+ p3 D, x
⒈通报情况?
6 w+ q' O5 Q! A" r8 y' L ⒉形成决定?
0 J/ M L/ o; N4 X/ { f0 k3 Y: u ⒊审查重要细节? . R9 {7 {7 }1 x% L
⒋协调统一行动?
- t \' u( M' X3 h2 D) v ㈢主题
. X/ p4 s* J: }9 s* v& ` ⒈具体题目是什么?
8 T5 r1 U& u# l* j; n" U/ B ⒉涉及多大范围? ; k8 |0 G, B/ I9 ^! R
⒊拟用多长时间? + F8 R$ i; Y d% J; G
㈣设备
4 j. l) z Q* T7 d: ?& T2 A9 C ⒈汇报在何处举行? 8 ?0 s1 \% T8 r1 R C
⒉需要作什么安排?
: z* q2 `5 I" ?9 B" i/ t! E3 V# C ⒊视听辅助器材有哪些?
/ _% G, {1 P2 @1 g" c ⒋有何不足之处? 3 H" M6 }9 a2 E: U) P1 A
⒌需要采取什么措施克服不足之处?
5 B: |( v) D: s& h, |& m, H f 二、写出初稿 ' {% x2 e- i' l- u$ Y3 N- r, Y
㈠搜集材料 - ]/ H8 j+ J; v
⒈认真研究。
2 l) B3 i( G) F2 h3 {; R ⒉熟悉主题。
" ~, v1 q' L* [* R& q; E/ Q. V ⒊搜集权威性意见和事实。 # U; v# f* ~7 N8 A! ^- T
㈡草拟初稿 |