汇报文稿中常见的几个错误

  汇报文稿在政府机关工作中经常被使用，但是汇报文稿在许多书本中都没有涉及，笔者在工作中发现，有的秘书在为领导写汇报稿时，路数不明，条理不清，经常犯一些常规性的错误，在这里我仅谈一下自己的一些观点，供各位同仁参考。
汇报文稿的结构可分三大部分：第一部分是导入语和本地的基本概况；第二部分是主体，主要介绍上级领导或外地领导来检查、学习的有关工作开展情况及成绩；第三部分是存在的问题和今后打算。
一般的汇报文稿通常都要简单介绍本地区的一些基本情况，因为这是上级领导、外地领导来检查、学习的，有的秘书常会这样写：“我县辖21个镇，一个经济开发区，300个行政村（居）。”这句话乍看没有毛病，但仔细认真地分析一下，就会产生歧义，因为这样说有两种理解，一种理解是：我县辖21个镇，一个经济开发区，除此以外，还直辖300个行政村（居）。另一种理解是：我县辖21个镇，一个经济开发区，共有300个行政村（居）”。
“文章合为时而作，为事而著”。一般的汇报稿中不大涉及到对某项活动的认识和意义，但有的汇报稿中必须要有。例如某县创建国家级生态示范区，各项工作基本到位，后来省里领导专家下来验收时，这个县的领导在汇报中未涉及到对这项工作的认识，结果省里领导专家认为创建生态示范区的汇报文稿立意不高，结构不好。省里领导专家认为，通过这个县的领导汇报，可以看出这个县的领导对这项工作的认识，如果连一个县的领导对这项工作都认识不清，就可以看出他对这项工作的重视程度不够，还可以反映这项工作在群众中的知晓率也不够。
在汇报时，往往对某项工作进行总结，而有的秘书常会写到“今年以来……”，而每年春节前已经到了次年的元月份、二月份，这个“今年以来”就犯了一个常识性错误，没有注意到公历与农历的时间差，作为文稿，在未特别注明情况下，是以公历来计时的。因此我们在为领导写汇报文稿时，一定要注意这个问题，完全可以注明“2005年以来”或“2006年以来”而不用“去年以来”、“今年以来”这样容易引起误解的短语。
（作者单位和职务：阜宁县人民政府办公室信息督查科科长陈 志
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汇报材料越来越多，如何在短时间内起草让领导眼前一亮、给上级留下烙印的汇报稿，我们感觉还是有规律可循、有招法可讲的。从这些年实践看，一篇好的汇报稿，通常有这么七个关键步骤。

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“对”——对焦关注点

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汇报稿与总结稿虽然都有对工作的系统梳理和总结，但有一个最大的不同，那就是汇报稿是对着某一个工作组或某一级领导讲的，这一点是否把握得好，往往决定着汇报稿的成败。因此，汇报稿一定要对着听汇报人的关注点去讲，尤其要对照分管领域、调研主题等方面重点布局、分配笔墨。同样是“两学一做”的汇报，这次下来的是分管宣传工作的领导，结合工作调研检查学习教育工作。那就要把文化宣传、网络建设、舆论导向等方面的工作好好讲一讲。同样，如果听汇报的是分管纪检工作的领导，那就要多讲如何开展警示教育、如何抓好纪律规矩学习等方面的情况。当然，其他方面也不能偏废，但要根据汇报重点有所侧重、有所取舍，使整个汇报稿的主题非常突出、主线非常鲜明、主体非常对路。

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“理”——理清大思路

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汇报稿的主题定好后，就要琢磨文章框架怎么搭的问题。就是要围绕从哪几个方面破题、用什么方式展开、采取什么风格等方面，理一理文章大体的思路。这里面有个很关键的环节，就是要跟直接领导碰一碰。可能有的单位尤其是企业，一般没有这一步，都是主笔人直接定路子，但大多数都要有这一步。是按照传统的路数讲做法、讲问题、讲打算，还是按照学习教育几项主要内容横向划分，都要根据领导意图尤其是汇报人的风格来考虑和确定。条件允许情况下，可直接与汇报人沟通，这样在写作过程中能省很大事，不用再“翻烧饼”穷折腾。

“搜”——搜集原材料

我特意把这一步放在定思路后面是有考虑的。如果材料刚入门，可以把这一步放在第二步，因为可能头脑中没有常见的思维和套路。但到了一定阶段后，我们建议还是先定大思路，再搜集各类材料，这样容易有的放矢、提高效率。要搜集的材料主要有三种：一是本地素材。就是跟本单位本系统开展“两学一做”学习教育的有关做法、成效，包括相关的数据、事例和反映等等。本地素材要注重合并同类项，抓典型、抓亮点、抓数据，不能“眉毛胡子一把抓”。二是友邻经验。有选择地找相关行业、相邻单位的新鲜经验和有益做法，很多思路甚至语言都可以借鉴。三是有关评论。主要是摘取带有思想性、针对性的“金句”，作为汇报稿认识、分析或者做法部分提质增色的“神来之笔”。

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“列”——列出细框架

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在广泛吸收消化原材料基础上，对定下的大思路进行细化和拓展，逐级列出文章的提纲。这就是为什么把收集原材料放在细化提纲之前，因为很多好提纲的灵感都来自于素材，只有充分占有素材、研究素材、用好素材，我们起草出来的提纲才能够兼容并蓄、广纳优长，也才能更大程度避免出现跑偏缺项的问题。这里有个小诀窍跟大家分享，细化标题的时候，每一块大概需要写什么，怎么写，写到什么程度，甚至要用到哪些事例、哪些数据、哪些“金句”，都可以直接写在相应的小标题下。这样一是可以避免正式起草过程中出现前后交叉矛盾的问题，二是可以大大提高写作效率。

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“写”——起草第一稿

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虽说各级提纲细化完善以后，正文的起草已经成为“胸有成竹、一气呵成”的工作。但正式起草的过程，往往是对整个材料再思考、再研究的过程，期间可能会出现很多“拦路虎”。比如，之前列出的几个小标题出现畸轻畸重的问题，就是有的内容很多，有的无料可写；再如，深入思考过程中发现有更好的思路，需要更换之前的小标题；还如，某部分素材不够需要再挖掘，某部分必须要写却不知如何下笔，半天憋不出一个字，等等。遇到这些问题，要把握几个原则，一是大思路不能变，因为领导已经定下来了；二是可换可不换的不要换，因为在初稿反复折腾没必要，下一步还不知改成啥样呢……三是非写不可却又写无可写的要坚持写下去，哪怕层次比较低、语言比较粗，那也是一种进步，因为“当你感觉到吃力的时候，说明你在走上坡路”。有了这几个原则，就能下定决心、排除万难，直到初稿完成。

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“查”——查缺补遗漏

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我们以前写过一篇文章，叫“加加减减”就能提高材料档次，看我怎么让你告别“推材料”，说的就是补漏增色的工作。因为有些内容我们在起草过程中可能没有注意到，或者是在整个起草阶段，中央有新的精神，领导有新的要求，单位有新的情况，这些都要及时收集、及时梳理、及时纳入，做到紧跟步伐、紧跟热点、紧跟形势。尤其是对一些硬性要求、固定说法、敏感数据，要反复核查，确保不留盲区、万无一失。

“改”——精改细推敲

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文章不厌千回改。初稿完成后，一般要交给直接领导过目，在有的单位这已经是成功了一大半，但在很多单位这只是“万里长征第一步”。回首辛酸历程，我们的材料征程往往是从这一步开始的……但从另一个角度讲，我们材料的提高也是从这一步起飞的。大家一定不要有自己的文章改不得、动不了的思想，虽然确实是自己的心血结晶，可能是“吟安一个字，拈断数茎须”，但往往是兼听则明、旁观者清。好多领导都是文字领域摸爬滚打多年的老笔杆，如果我们认真倾听他们的意见、对比研究修改的理由，文字能力一定能在这一次次看似打击、实为充电的“痛苦”历程中，得到一次次精进、一次次蜕变。多年以后，当你回头看时，会感激那些修改你的材料甚至批评你的材料的人。

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