老秘谈公文写作的“工具性”意识

公文是依法行政和进行公务活动的重要工具,公文这一属性表明公文的工具性与行政性紧密联系,公文写作不是一般性的撰文行为,而是制造“重要工具”的活动。

一、生产制造工具必须严格按设计图样及规格标准和工序的规范生产制造,才能生产制造出合意、合格、合用的工具,而公文写作是生产制造依法行政和进行公务活动的重要工具,公文写作就必须有严谨的程序意识和严格的规范意识。在机关工作中拟写公文稿,制发公文要把公文写作的严谨程序意识与严格的规范意识紧密结合成一体,这样才能制发出合格的“重要工具”。公文写作的程序规定了公文写作进程的时空先后顺序,公文写作的规范决定了公文的内容范畴、制发公文的类型、规格及外观样式的规格标准,使公文产生庄重、严肃和权威的外观样式和完整、严谨有效的公文内容,使公文具有依法行政和进行公务活动的重要工具的外显样式和内核功能。
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# {  k* \8 U8 ]4 d. ]7 O但目前在机关工作中对公文的规范意识比较淡漠,随心所欲,个别机关甚至是无视公文规范。笔者阅读了 2004年 1月至 2005年 10月的国务院公报及有关省、市的 1820份公文,发现在这些公文中,符合 2000年 8月 24日国务院发布的公文处理《办法》和 1996年 5月3日中共中央印发的公文处理《条例》规范的公文仅 38.76%。其不规范表现为文种混用、自设文种、文件外观标识错位、没有依据机关间工作的隶属关系或职权行文和公文格式的版记标注残缺或多出等方面的不规范。公文写作规范失范,使国家公文标准无法得到很好执行,更重要的是这类失范公文造成了机关依法行政和进行公务活动的权威性遭受到轻视,甚至蔑视,大大降低了公文为机关工作服务的效率。
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二、工具是使用的器物,它必须好操作,好使用,这样才有工具的效用。公文是依赖其文章功能发挥其重要工具性作用的,因此要使公文成为实用又好使用的重要工具,起关键作用的是公文的内容。公文写作目的不是为了求真,而是以对客观世界的变革或改造为目的,有着明显的功利性。公文这种实在的功用性主要依赖于公文篇章内容和表达公文内容的技术与技巧来实现。这就要求公文写作一定要遵循广大公文撰稿者在长期公文写作实践中所形成的约定俗成的具有普遍约束力的模 (范)式,因为凡工具都有各自的模式,都有相对稳定的生产制造工艺和技术,凡工具都有实在的功用性。公文的模式正是重要工具性的表征,实在功用性的体现。模式作为事物或行为的一种内在尺度,在公文内容中物质化为一系列的要素。公文内容一般由“为什么做(怎样)”、“做什么”和“怎么做”这三要素和逻辑顺序组织而成的。公文内容由三要素组成及组成的内在逻辑思路规律,正是公文作为文章又是重要工具的功用性体现。因为一旦使用起工具,越是能快速达到使用目的就越是好工具。而公文内容由“为什么做(怎样)”、“做什么”和“怎样做”这三要素和逻辑顺序构成,正是能使这重要工具快捷迅速并有效达到目的。一是按照公文这“三要素”和逻辑顺序的模式进行公文写作,能迅速展开公文写作的思路,不会出现公文内容遗漏和残缺的问题,同时使公文写作简便,这样能快捷提高公文写作效率及使公文内容更有效,即好使用,使用效率高。二是公文作为重要工具,它要有相对稳定的外观格式,也需要内在稳定要素。公文的“三要素”和逻辑顺序构成,可以使公文内容实在、稳定和布局稳定,这样方便阅读,能迅速把握公文的主旨内容,方便对公文内容处理,能有效地提高行政效力。这正是公文写作的一般模式产生了公文实在的功用性。
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另一方面公文是用以指导公务实践活动,达到改革(造)客观世界目的的重要工具,因此公文的内容必须针对性强和可操作。公文内容的“做什么”要素一定要明确具体,让主送机关一看就能懂,一看就明白无误,知晓要干什么,而且照着它就能依法行政和进行公务活动,同时做起来又切合实际、实在可行。公文写作时对“怎样做”要素内容要表达得明确、具体,不能模糊不清、笼统抽象,能看着做,有办法操作、好操作又顶用,即切实可行又有效。

目前一些机关的公文内容出现两大方面的硬伤:
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5 f5 j) \6 M, j$ c% q* t5 ]1.空话、套话、大话和数字游戏。例如×××政府一篇“意见”公文在“怎样做”中的一部分内容:“……提出六点意见:一、要定位准确、立意高远、呼应自然、基础扎实、丰富内涵,又要把传统优势和发展前景广阔的目标糅合在一起,凝练成高度又全面概括的发展思路……”这公文内容纯粹是一些罐装的术语及空洞无物的套话,虚浮得不着边际,抽象与笼统成分占据了主要内容,毫无操作性可言。主送机关执行这类公文总是一团雾水、不知如何做。我翻阅了 132件省、市及有关部门的公文,在这些公文的“怎样做”的元素内容中,相当一些公文是套话、空话、大话和数字游戏的内容,而具体有实质性又可操作的“干货”稀少。例如“一、必须坚持……;二、要充分认识……;三、要抓紧学习贯彻……”,等等,诸类套话、空话在公文中占了“半壁江山”。公文中的数字游戏也不少。例如“一个目标”、“二个不动摇”、“三大范畴建设”、“四个三、四个二”、“五条承诺”、“六项举措……”诸如此类的公文内容今天可讲、明天可讲,适应性强,甚至可放之四海而皆准,但它毫无功用性可言,绝无价值。

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! U* a8 l) F/ K  i/ g公文中存在类似上述分析的问题,如果公文写作主体在公文写作时有实在的功用性意识,就不会因袭和相互影响,以致在公文内容中形成了对公务活动毫无价值的特定 “套话”系统。公文元素中“怎样做”元素内容套话多、浮语虚辞、叙而不决、决而难行,这类的公文是担当不了依法行政和进行公务活动的重要工具的任务,反而延误依法行政和进行公务活动的时间、时机,严重者还使国家和社会的利益遭受损失。

总之,公文写作在遵循文章一般写作规律的同时,更应该有公文的“工具性”意识,确立公文写作严谨的程序和严格规范意识,以及公文元素内容要有可操作性又能解决实际问题、指导实践活动的实在功用的意识。只有这样,公文的重要工具的功能才有可能得到发挥。（作者：杨江云）

国人年关前后有很长一段时间要洒扫门庭，冠上政治术语，叫做总结计划。因此大会小会的耗，检查评比得跑，整天在虚虚实实中不轻松的漫游。

* M* q$ s' w- d! ?4 ^    我好总结计划，从我读中学时开始。那时我是学生排长（文革中军事化建制），管了五十多人。为备战备荒，学校当时从南昌迁校一直迁到了离城市几十公里的一个围垦出的州上，有一个很好听和名字叫将军州。整天与大人一样，日出而作，日暮而归，早上听着军号挣扎着起来，晚上触床就睡。文化课不多，但对我来说总结报告却不少：年终总结，年初计划；春耕夏种秋收，还有阶段性的文字材料；当然，时代特征就是还学会了写批判稿。所以说，我基础知识的掌握多得益我中学当排长这点经历，其实我以后形成的世界观，能吃苦耐劳，有一定组织领导能力，都与此分不开的。
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    这方面见长，却是大学毕业后进机关了。八十年代初，当时机关部门可能是以前要根红苗壮，出身代表了一切，也由于高学历的人不多，因而正儿八经的大学生罕见。机关的“文化”人就成了煲材料的专人。那时写材料挺费事，不是写作能力的问题，主要是每句话都要有根据，就是有出处。这证明文革余悸还在，人嘛生怕犯错误。还有就是初生牛犊与虎之间在文字的写法上往往有矛盾，所以当时我最多的错误就是骄傲，上升到政治高度，就成了政治上的不成熟。
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' v& @% U7 [, J4 K! Z3 V    现在机关的新人比我们成熟多了，写材料是吃力不讨好的事，大家能推就推，能躲就躲，了不起就是一个缺点，文字功底不行。不行就不行，行又有什么好处呢？材料写得好的人，更容易被领导发现错误，更容易引起别人的忌妒，也没了谋划发展，巴结领导的时间，很多笔杆子就此在机关白耗了小半辈子，我还算顺利啦。但我也忙呀，从干事写到科长，从科长----。至今背也弯了，眼也花了，转眼间就要读夕阳无限好，或者是不用扬鞭自奋蹄了。但我也觉得新人们也是对的，他们在偷偷地与旧的机关作风作斗争，因为机关延续上百年的文牍已不能适应现代的快节奏，旧“八股”禁锢了新发展。咳，我想也应该对机关文风来个讨论，怎么适应新形势，解决新问题。