老秘谈如何进行公文写作单项训练

　　公文写作是一门实践性、操作性很强的课程。讲授一般知识的课程,学生受益的标准是理解、记住教师讲授的内容,能回答即可。公文写作则不然,学生即使百分之百地回答出教师讲授的知识,也可能收效甚微,写不出规范的公文。要达到良好效果,写出规范的公文,必须将写作知识转化为写作能力。写作能力实质上是一种智力技能,不经训练是达不到一定水准的。只有通过训练,教师讲述的公文写作理论知识才能转化为学生的写作能力,即“以练养能”、“以写促能”。公文训练可分为单项训练与综合训练,本文主要论及公文写作单项训练。公文写作单项训练主要训练学生掌握公文的特定内容项目的训练,可包括选择文种训练、标识主送机关训练、拟写引述语训练、归纳主题词训练、规范格式训练等等,下面具体谈谈公文写作单项训练的内容与实施方法。

! _4 o$ P2 ~" n! ~: `! E/ _一、选择文种训练
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正确选用文种是公文作者的一项基本功,文种选用不当是写作中的大忌,必须训练学生准确恰当地选择文种。具体可从三方面入手:

1. 根据适用范围选择文种

3 l! b* U. I' {公文不同的文种解决不同的问题,具有各自不同的适用范围。文种的选择首先要考虑写作该公文要解决的问题,要办理的事情,因此选择文种,必须熟悉每种公文的适用范围。2000 年 8 月 24 日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》确定的文种共13 种,即命令(令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1996 年5 月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》确定的文种有14 种,即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。去掉重复的,党政机关共有18 种法定公文。这18 种公文的适用范围要求学生逐一掌握。如“公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”,用通告“批转下级机关的公文; ,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”,用通知;“表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情3况”,用通报。

& d& v0 F; ~$ S/ z% b0 R& I2. 根据材料提供的信息选择文种
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/ B6 @4 L* @# X$ K: l% f1 }公文写作训练经常是给材料作文,所给的材料中往往包含着文种信息,可以由此确定拟写公文的文种。如下面的练习题:

某厂工人刘××,男,21 岁,进厂三年来,不认真学习技术,不遵守劳动纪律,经常旷工,曾多次伙同他人盗卖厂里的材料,他分得脏款3000 元,厂里多次批评教育他,他仍然不思悔改。主管部门工业局根据职工奖惩条例的规定,决定开除刘 ××。请把处分结果向全厂通报。
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这是一道拟写题,给出的材料中有“通报”二字,据此,我们可以知道应该选择的文种是通报。再根据“厂里多次批评教育他,他仍然不思悔改”“厂里决定开除,刘××”,我们还可以知道要求写的是批评性通报。很多材料作文都有这方面的信息,所以根据材料提供的信息来选择文种,也是公文写作中确定文种较为简便有效的方法。

1 [- d" E7 `! E& B7 o3. 注意区分容易混淆的文种
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* D% a, N1 @2 p7 h% k4 W有些文种性质相近,把握不准就容易出现错用文种的现象,这样不但公文不规范,失去庄重性,而且不利于开展工作,甚至引起公文所涉及的单位之间的失调现象。比如该用请示的地方用了报告,不利于问题的解决;该用函的时候用了请示,影响了工作进程;该用通告的地方用了公告,该用通报的地方用了决定,杀鸡用了宰牛刀等等。因此,训练时要注意区分容易混淆的文种。如例1《××市商业局关于增设地下消火栓所需资,金的报告》;例 2《关于购买东风牌卡车的请示报告》。,尽管报告和请示都是上行文,但它们的适用范围不同,不能混用,更不能合用。从上两例标题看,例1、例 2 都是请求上级批复的“请示”,需要答复,因此,应将例1 的“报告”改为“请示”,例2 的“报告”去掉。将“请示”写成“函”也是常见的文种错用现象,不少单位在向不相隶属的主管部门请求批准某一事项时,常以“请示”行文,如《××大学关于安装供热管道的请示》(主送机关是本市的热力公司) 。“请示”与“函”之间最主要的区别是“请示”是上行文,“适用于向上级机关请求指示、批准。”“函”是平行文“适用于不相隶属机关之间商洽工作, ,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。”上例属于某大学向不相隶属的热力公司请求批准,因此,应将“请示”改为“函”。因此在进行确定文种训练时,重点训练容易弄混的文种,找出他们之间的区别,其他就迎刃而解了。训练时可采用改错法、选择法。

二、标识主送机关训练

如果现实工作中标错了主送机关,不仅影响公文的质量和办公效率,而且破坏领导机关的威信。学生社会经验不足,往往不能正确理解“主送机关”的内涵,在标识主送机关训练时,总会出现这样那样的问题。对此,有必要训练主送机关的标识问题。主送机关指公文的主要受理机关,即在公文的受理、答复、批示或传达上负有直接责任的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关,下行文和平行文可以有几个主送机关。如果主送机关较多,可用统称。排列顺序可按级别高低排列,也可按习惯顺序排列。一般情况下,不同系统按党、政、军、群的顺序,系统内部按级别高低的顺序。如《中共中央 国务院转发〈中央宣传部、司法部关于在公民中开展法制宣传教育的第五个五年规划〉的通知》(中发〔2006〕7 号)的主送机关是“各省、自治区、直辖市党委和人民政府,中央和国家机关各部委,解放军各总部、各大单位,各人民团体”。《国务院办公厅关于限制生产销售使用塑料购物袋的通知》(国办发〔2007〕72 号)的主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”。公布性公文(如公告、通告)和法规性公文(如条例、规定) ,不写主送机关。主送机关一般不写领导人的姓名。明确主送机关,是公文发出后能否得到及时处理的关键,因此,训练时必须引导学生根据公文内容、机关隶属关系及职权范围来确定行文关系,避免出现党政不分或随意越级等主送不明确的现象。

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