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在机关文字材料中，除公文等正式文件外，对一些下发的材料，为了表示发文单位的意见，常常在所发材料文题之前，专们加写一段文字，并在这段文字开头之处，写上：“按语”、“编者按”或“按”等字样?我们就把这段文字通称为“按语” 。
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按语常常是根据领导同志的意见起草的?但按语不是指示?没有指令性作用?按语是把所发材料的内容和现实工作联系起来?帮助人们加深对材料内容的认识?明确改进工作的方向?对下面起督促、指导作用。
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从内容和作用上区分，经常出现的按语大体可分三种类型。
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一、说明性按语。这类按语一般文字很短，常常是对根据什么发此材料和材料的现实意义作一简要说明。如，“按：根据市委主要领导同志的意见，将XX区委关于XXX的报告摘登如下，供各级党委参阅。”又如，“编者按：这个考察报告，对日本农业机械化的特点讲得比较清楚，考察组提出的六条建议，也比较符合我省的实际情况，现印发给各级领导同志一阅，以推动我省开创农业机械化的新局面。”这两则按语都属于说明性按语。 $ h0 V2 F: n$ u8 N \2 K
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u- X4 d3 E/ o二、提示性按语。对于一些篇幅较长的材料，特别是一些阐发观点，介绍经验的材料，为了便于读者抓住中心，编者常常摘其要点，在按语中提纲挈领地介绍材料的内容。如在《一个集体小厂实行“联利承包，分成发奖”办法很快打开了新局面》的前面加的按语就属于这一类情况 1 `, t4 G- q( H0 S! `
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/ d( \0 v. V" ?! b' T编者按：XX市XXX同志对木瓦工具厂实行“联利承包，分成发奖”的管理方式的效果作了调查研究，他认为，这一办法把企业的经济效益同职工个人的经济利益直接挂起勾来，本文由老秘网推荐，较好地解决了个人与企业之间的关系，而且简便易行，优于计件工资，也优于超利润分成等办法，对工业、商业企业都适用。问题是要进一步加强政治思想工作，制定合理的分成比例，正确处理国家、集体、个人三者关系。
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三、批示性按语。对一些有典型意义，有示范作用的材料，“编者按”要表达发文机关对简报内容的意见或对下级的要求。多数按语属于批示性按语。如，在《开创新局面，要有新作风》一文前就加了这类按语。 # R. b+ r9 d: g, g" l: z% y) U
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4.语气要和缓。各种按语、包括领导同志亲自起草的按语也不是命令、不是指示，一般不能用不容置疑的决定性语气，而多用商量、探讨、期望的和缓语气，使用诸如“供参阅”“ 供参考”之类的词语。作者：陈辉生 | 
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