公文写作基本知识

一、公文基本知识
1 p5 R2 |6 H( [# f, Y2 u
（一）公文的分类

1、不同材料有不同文种。

●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：
# p. c- ~# {# U9 Z0 R
1 @' I% j4 f/ ]①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。

②技术公文。如说明书、图纸、图表等。

' F1 @  H; s( A' e4 Z& b) R③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

- q) ?5 o8 t# M/ Q: ]' {6 k●公文按行文方向分，也大致分作三类：
! I  s6 x8 o: M5 x" X
①下行文。如命令、决定、通知、批复。
' P! q; E3 ?5 h
②平行文。如函。

2 }0 Q$ Z1 x& l, R8 G! _( q: F③上行文。如报告、请示。
4 G7 k. Z0 u7 {9 ?
3 T7 W5 V! ]! N2 |$ `: U: N2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。
+ J( M7 o1 N- m/ V6 d1 r
- {9 R- T' n& f$ w. H7 ?1 F! A1 u3、几种常见文种。
; |: b8 [( S; D! P
" o1 N0 X) T+ M) \4 Y% v( t* i（1）通知。通知是最常用文种之一。
$ @  J% B8 e( j$ }
①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。

②通报与通知的区别。

, f# l* d3 J+ A. s( m4 y. p7 k* ], }●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。

! M7 m0 X8 [  w$ a# u●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。
- T0 |, c+ L) z3 k0 a' e
: ]) v: `3 J4 i7 [- d) t（2）请示。请示是机关单位经常使用的一种请求性上行文。

, x2 z# ^- s4 k1 k  C5 |①请示的写法。
! |, y. o, r, R8 |( j, B7 F/ S5 k. q
●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。

●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。

, `6 k  S' M2 h2 `0 A●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

3 ]7 {/ E" x) i②请示的写作要求。

' N! G/ a3 `% ]# C9 E5 m6 U●一文一事。

●单头请示。
. e: d( N, X, h7 K7 R9 C
●不得越级请示。
( i5 }# O$ s! [( {, d& N' j" t
●不得同时发下级机关。
2 G: h6 T+ x" m8 y' r- C6 d% w
③请示与报告的区别。
2 G+ X3 e3 f$ F0 j1 s' @8 n
5 j, H1 C& k8 N+ R. a9 L报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。
  k8 b5 n0 {4 Q" k7 Q1 X9 {% x! u
! f# P* O7 f2 V9 l# e●行文内容有无请求性。

* q# s8 r6 L2 G+ u/ y( t●行文目的有无求复性。
8 M1 N1 {, O$ N; I  M( _. j! {
●请求事项是否单一性。
. Q2 m9 p3 p2 T7 S/ K
6 |! r9 Q4 z  n% x3 R) h（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

7 C% {( y5 _4 B6 |①函的特点。
+ R# |& U' `. `7 h, f1 W. x
1 q! M4 L# ]* a% o$ C! [6 ]. h●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。
( r$ C/ {: a: h" i6 @3 |, _  B* q
●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。
/ [/ _! i! v) G+ P
●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。

②函的写作要求。

! m" h/ x; u) `% b, ^9 ~% F●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。
0 Z! i- r/ O4 P
  X0 d- \( a$ C3 b. d( i$ d●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”
9 L# i  [9 h' Q; i3 T0 b2 g3 k
9 t/ G. _( F( G5 [5 U●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。

  @, k- b; y7 y! Z6 `) U（二）公文的格式

公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。
* ]* o" X( l# `/ u
①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。

②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。
5 ?( ]" {) ]+ U+ [
( X; d3 W/ q0 G/ k1 D# d9 p③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。
8 ~/ b, x' C; f1 N
④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
* z( P5 ^# l5 E' r
⑤主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。一份文件的主题词一般不超过5个。注意使用主题词表。
4 E* l* g$ `' `/ B8 `, i! Q
二、公文写作基本要求

（一）思路要清晰。
3 f( y6 t8 K0 M  E1 D
9 h& {% ~( ?) ^1 P+ J8 @7 L1、针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确；把领导意图搞清楚；把具体情况搞明白。

2、逻辑性。要清晰、简单、易懂。

! W7 @7 R4 U; ]7 u6 o3、鲜明性。要有观点、有深度。要善于思考，学会借鉴，注重修改。

“三言二拍”。“三言”：言之有物、言之成理（60分），言人之所未言（80分）；“二拍”：领导拍案惊起、看后拍案叫绝（100分）。
5 Q. d9 C7 b& b
（二）文字要干净。
# f1 u7 M; @/ d
1、要流畅。无病句、少长句；要规范、顺口。

2、要简洁。不能过于拉杂，拖泥带水。特别是举例三五句话就行。

7 d9 y0 g. s1 H. L字，书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。
& C: R! `& `2 a3 [; h+ o2 |- ]
词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。
! d" j% r$ y0 g% y' E7 r
; P+ A6 \" C* n1 a  P8 z句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。

点，标点符号也要使用正确。
1 s) D% A, {* Q
3、要有起伏。善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。
* L  Q: H  ]5 w5 {" ~5 z/ }3 {5 ~% u
7 B+ F3 v( U2 G& T( M4、要准确无误。一是准确；二是正确。校对是关键，校对是基本功，是写作能力的体现。细节决定成败。
% T2 R2 y& O0 `
, V# l# Y. w! Q5 v2 T①先通读，看有没有重复的、错误的、标点、数字不准确的等等，这个过程要多看几遍（特别是姓名、职称职务、级别等）。如有的只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字。
! g8 q) \& b3 s5 a0 a7 `
②再看结构，块数差不差，有没有顺序颠倒的、缺块的；

1 l9 y' Z- w5 w* h* A9 T- j* f( J$ U③然后检查标题、日期、作者有没有错误；
' E7 W1 u. q! _: B% c1 k, O2 G
④最后在成稿印刷后，出手前再看看有没有漏页、错页、空白页的。

⑤交稿后，要有备份稿，以防意外。

（三）文风要清新。

, d9 u  M) t! X. C0 k8 |2007年12月31日，国务院办公厅下发《关于国务院办公厅精简会议文件，改进会风文风的意见》，要求从上到下精简会议和文件，精简会议文件、改进会风文风。

1、关于精简会议、改进会风。
/ b3 S" t/ p9 s" H3 x1 w9 D  a& e
$ F2 |1 d# z9 F+ q9 R一是控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。
! T2 S( n* ^% M0 ?2 s9 |
; r8 b  [1 s( C二是控制会议数量。已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。全国性工作会议每部门每年不超过1次。
0 b( Q' f8 k' a! h+ _  b! ]
三是控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。

$ }1 t) ~# f4 a8 Y$ w' G四是控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。
; x* p( h$ D9 _. i; {2 R9 d5 h
8 K) m2 T! d  z+ E$ Q2 ^五是改进会议形式。提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议。
4 \* ~/ Z  K+ o2 @9 ~
  o8 g- Q7 L' P4 {( o) e6 G六是简化会议程序。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。
! V( D" W! Q/ N$ u" F
七是提高会议效率。会议安排的汇报，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言一般每位不超过5分钟。
! m% z  Z- `$ z+ i
- N8 v" W1 A  i8 i* k% S八是降低会议成本。

9 L2 j" `3 H; d' o& K4 Y2、关于精简文件、改进文风
* w2 P) `3 ~. H' d
一是控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上由部门发文。

二是减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数。国务院领导同志的讲话，不宜公开发布的，以《内部情况通报》形式印发；可公开发布的，应在中国政府网及时发布，并即由新华社公开报道；已在中国政府网发布的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。

三是压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。
! ~; t) @+ F6 X0 g! r7 y  ]
9 P3 w* L$ M2 y5 g: O' w- c四是提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。
  P, Y1 K9 k, k5 ~# p9 F: [
五是精简简报。国务院召开的会议一般不出简报、快报。国务院办公厅各司局一般不再增加新的简报种类；简报一般不超过1500字，调研报告一般不超过4000字。
2 S: l6 `) g# |" \
2 s- N/ T% d, i6 F六是提高公文传输效率。在严格安全保密的前提下，充分利用政务信息化系统，减少纸质公文数量，提高公文处理时效。

（四）样式要精美。

# n' D9 f; U0 T" Q    文字材料工作要讲求美观，注重细节，保证质量。

9 ]8 l# r* v) U4 M( r, H2 q0 Y1、字体设置。字号、字体、行距；大标题、一二三级标题醒目；重点内容字体突出。

8 y8 y2 x+ C- o2、版面编排。纸型要合适；排版要美观。数字、百分号不能中断起头或翻页，最好不要把一级标题放在一页最下排；整体效果大方端正。
% O) r% S/ k" b) {$ F( |" `4 t, R# b. l
3、印刷装订。总体美观（订书针），封面，切割齐整。

1 _- d# c0 H& v# N/ z