机关公文写作知识讲座实录

鼓岭秘书 · 发表于 2012-11-17 08:32:55

领导和同事们，大家下午好！

根据局领导安排，要我来跟大家一起学习探讨公文写作方面的一些知识。其实，要我今天来谈这方面的知识有些不妥，一方面，在座的各位领导和同事都是机关公文写作的前辈和高手，或者是朝气蓬勃、学识渊博的80后、90后，写作知识比我都丰富；另一方面，我现在已经不从事综合工作，不应该“班门弄斧”。之前我已经向领导提出来了，但领导还是坚持要我来讲，只好硬着头皮上。今天在这不叫讲课，充其量是帮助介绍别人的写作经验，谈谈自己的一些工作体会。下面从如何提高机关公文写作能力、行政性公文常见不规范现象、常见机关公文的写作要点三个方面来谈：

一、提高机关公文写作能力的几点体会

机关公文写作，是行使机关行政职能，部署和开展各项活动的最重要的载体、工具和基础性工作。行政机关所有的活动，都要通过各种不同形式的公文予以记载、表述和传达。从一定意义上讲，机关公文代表着一个机关的形象，因此，搞好公文写作，提高公文质量，我认为是非常重要的。如何提高机关公文写作能力，我结合自己的体会讲八个字：积累、模仿、勤练、挑刺。

（一）积累

俗话说：“巧妇难为无米之炊”。起草公文材料时的文思泉涌，源于平时的学习与积累。谁学习得多、积累得好，谁起草公文材料就省时省力。公文写作许多情况下不是“有感而发”，而是“命题作文”，所以说：“公文姓公，言不由衷”，也就是说，不管你想写不想写，有感没有感，都得按时拿出来。如果平时没有积累，遇有紧急任务恐怕就很难胜任，甚至会误事。因此，要写好机关公文，平时应特别注意有关资料的积累。

资料的积累包括素材、思想、论述、语言等方面的积累。一是素材的积累。这里所说素材特指公文起草中可能会用到的资料。积累公文写作素材，要学会观察与思考，时刻关注国内外形势的发展变化，关注本地区、本单位的中心工作，关注领导人的重要活动，关注人民群众的心声，等等，并把自己的所见、所闻、所想和所感及时记载下来，形成文字素材，或将有关书籍、报纸、杂志上的有用资料裁剪下来，并分门别类地粘贴在专门的本子上。久而久之，聚腋成裘，有了平时对各种素材的积累，起草公文时就不愁没有“米”下锅了。二是思想的积累。所谓思想，是指客观存在反映在人的意识中经过思维活动而产生的结果。就公文材料来说，思想往往是公文的主旨、灵魂。我们要通过阅读文件、参加会议、参观考察、下基层调研等多种渠道，及时捕捉闪现思想火花的新思路、新观念、新见解，并用专门的本子把它记载下来，形成自己的公文写作思想库。比如，在起草某个领导人讲话稿时，就可以从中找出领导人平时对某一问题的看法、意见等，甚至可以把它作为某个讲话的观点或一个标题。三是论述的积累。在公文材料起草过程中，有时要对某些问题进行论述，现编现写，费了“九牛二虎之力”，有时还论述不完整、不到位。如果平时有这方面的积累，一旦要论述某个问题时，就会很方便。比如，我们每年都要讲有关抓XX工作落实、提高机关效能、加强作风建设、工作创新等话题，如果参照原有的有关资料，并结合新的形势、新的任务和新的实践，恰到好处地加以改造，就可以收到事半功倍的效果。四是语言的积累。文字工作者必须重视语言积累，要多看书、报，在大量的阅读中多积累一些脍炙人口的名言警句、生动鲜活的群众语言等，如能在公文起草中恰当引用，就会使我们的公文材料增色不少。

（二）模仿

当代著名作家茅盾认为：“模仿是学习的最初形式。”我觉得，把模仿用在公文写作中绝对不失为一种行之有效的学习方法。

俗话说得好：“天下文章一大抄”。但模仿不是纯粹的照搬照抄。模仿是对优秀机关公文的立意构思、谋篇布局、段落结构、开头结尾、过渡照应、句式表达等方面，进行全方位的仿写，并在一次次的仿写过程中认真揣摩、领悟，不断熟悉掌握公文写作的基本知识和技巧。就是起草难度较大的领导人讲话稿，也可以模仿。一般说，领导人讲话稿往往有一定的格式、一定的规律可寻，在开始部分讲意义、谈认识，讲增强紧迫感和责任感什么的。在中间部分，根据上级指示要求和某项工作的实际，有针对性地提出若干条意见，这往往要涉及到指导思想、方针原则、工作指标、完成时限、责任主体、方法步骤等内容。在最后部分，要总括全文要旨，或提出要求，或号召鼓劲，或提出保障性措施等。这样，在具体起草时，可以多找一些类似问题的领导讲话稿学习参考，以便开启思路，触类旁通。绝对不能死搬硬套，网络上曾经有报道，甲县的某领导在全县性的会议上讲话，由于是全盘照抄乙县领导的讲话稿，在讲话稿的最后加油鼓劲的时候是：要积极促进乙县的经济全面发展……闹出天大的笑话。在今年的全市价格工作会议上，尹局长的工作报告《充分发挥职能作用争当科学管价排头兵更好地服务经济发展社会和谐》，其实很多方面参照了龚局长的工作报告，我没有原文照抄，而是结合我们工作特点，用全新的语言来表述，取得了比较好的效果。

但模仿不是“邯郸学步”。如果仅仅停留在模仿阶段，每次动笔都必须模仿，不模仿就不会写，那就成问题了。这好比小孩学步，开始时可以借助学步车走路，但长大后必须独立行走。

（三）勤练

鲁迅在谈自己的写作体会时曾说：“文章应该怎样做，我说不出，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的”。唯有坚持勤练笔，才能做到厚积薄发。

勤练先要勤读，要养成读书的好习惯，通过认真阅读政治理论书籍和公文写作等方面的书籍，不断扩大知识面，并深刻领悟、细心体会公文或文章的写作技巧，真正把练笔建立在理解、吸收和积累基础上。常练常写就是要尽可能地争取练写机会，积极参与公文材料的写作，不要怕苦怕累，不要见到写材料就躲就闪，就脑壳痛。只有坚持练笔，才能提高自己的写作水平。

（四）挑刺

古人云：“文章不能一做便佳，须频改之方入妙耳”。大凡名家、大家对自己的作品无不是改了又改，才拿出来发表的。公文作品不是哪个人的成果，往往是集体智慧的结晶，写成后免不了要反复修改，一次就写成一篇高质量的公文材料那是极少见的。修改既可以弥补一次思维的不足，因为一个人的思维存在局限性是难免的，又可以使公文材料逐步接近完善，使我们的写作水平不断得到提高。从某种意义上讲，公文是“三分写、七分改”。

修改包括两个方面的工作：一方面，自己要认真、反复地修改。既要看题目是否精当、凝炼生动，与材料是否吻合，又要看谋篇布局有没有问题，结构是否合理，次序是否顺畅；既要看事实是否确凿，有关数字、人名、职务、单位、地名等是否有误，又要看结论是否准确，文中提法是否违背上级有关精神，是否与现行的法律、政策、规定相抵触；既要看内容是否完整，有没有缺项、重复和自相矛盾的地方，又要看语言表述是否得体，各个句子衔接得是否自然，有没有语法、逻辑、修辞等方面的错误等，不厌其烦，反复修改，直到发挥出了最高水平、自己改不动为止。

另一方面，是请内行人挑刺，请“高手”帮助修改。俗话说：当事者迷，旁观者清。自己写的东西，自己往往不容易看出毛病，只有让别人看看，才能知道哪些地方好、哪些地方不好。上个月，尹局长要我写一篇关于“大规模协作”的文章，我结合今年出租车春运价格监管来写，我写的题目是《从出租车春运价格监管谈大规模协作》，尹局长把题目改为《大规模协作改变一切》，把我写的题目作为副标题。这样一改，画龙点睛，使整篇文章大为增色。这篇文章大家可以到物价局的老秘网上看看。有些人对自己写的公文材料，不敢拿出来，不想让别人看、不想让别人改，或固执己见，或怕人笑话，或怕人挑刺。其实，公文材料拿出来讨论，几乎没有挑不出毛病的，子曰：“三人行必有我师焉”。公文材料中那些不太成熟、不太高明甚至有毛病的地方，经别人的指点，就会转化为自己的经验和财富，也有益于提高公文材料的质量。因此，对别人挑刺，哪怕是“鸡蛋里挑骨头”，我们都应该感到高兴，表示感谢！切不可自以为是，放不下架子。对修改后的底稿，我们都不要随便扔掉，要看看别人为什么要这么改，仔细揣摸、领悟其中修改的道理。

二、行政机关公文常见不规范现象

公文写作，是适应公务需要而进行的写作。与其他写作相比，公文写作有一个根本性的特点，即必须以相关法规、规章作为原则和依据，因此，规范就成了对公文写作的一项最主要的要求。但在日常公务活动中，我们的机关公文经常出现有许多不规范现象，下面我主要介绍其中比较常见的几种：

（一）公文标题拖沓冗长。这类问题常出现在转发性通知上。如衡阳市物价局、衡阳市商务局、衡阳市工商行政管理局转发省物价局、省商务厅、省工商行政管理局转发国家发展和改革委员会、商务部、工商行政管理总局有关市场价格监管的通知时以“关于转发省物价局、省商务厅、省工商行政管理局关于转发《国家发展和改革委员会、商务部、工商行政管理总局〈关于加强农产品市场监管维护正常市场秩序的紧急通知〉的通知》的通知”为标题。以“通知”转发上级机关的“通知”，应去掉开头的“关于”和最后的“通知”；至于多层转发，应去掉中间层次，直转最上一级的通知，而将多层转发的情况在正文中予以说明。这样处理自然使所拟标题简洁多了，但有一个问题应指出：去掉开头的“关于”和最后的“通知”后，标题中缺少了中心词，使“通知”成了“转发”的宾语而非作为标题的偏正短语里的中心词，因而有欠通顺。所以，这个文件的转发应处理为“转发国家发展和改革委员会、商务部、工商行政管理总局关于加强农产品市场监管有关问题的通知”。

（二）文种误用。在向非上级机关的业务职能部门请求批准有关事项时用“请示”行文。如衡阳市物价局向衡阳市财政局发“请示”请求增拨办公经费、衡阳市教育局向衡阳市物价局发“请示”请求批准某事项。凡此种种，都是该用“函” 而用了“请示”，都是不规范的。“函”是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。即除向上级机关“请求批准”外，其他“请求批准”事项的公务一律用“函”行文。而一些机关单位在向非上级机关的业务职能部门请求批准事项时往往弃用“函”而沿用“请示”，恐怕是出于一种世俗化的考虑，认为用“函”是对收文者不够尊重，不够客气，容易引起误解甚至反感，担心因此耽误所请求批准的事项。这是没有必要的。我记得我在局办公室的时候，衡阳市财政局专门发了一个“函”到各单位，要求我们向财政局请求批准事项要用“函”而不要用“请示”或“报告”。所以说我们的担心是多余的。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

今天我就啰嗦了这么多，由于水平有限，讲得不对的地方，请在座的各位领导和同事批评指正。不好意思，耽误了大家的时间，谢谢大家！

鼓岭秘书 · 发表于 2012-11-17 08:40:04

公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具，熟练掌握公文写作的基本知识和基本技能，是政府机关工作人员必须具备的基本功，也是领导干部应当具备的基本素质。我们毎一个机关工作人员特别是文秘人员，都要提高自己的公文写作能力，以及与之相关的认识能力、思维能力、依法办事能力、审核把关能力、沟通协调能力、调查研究能力、督促检查能力，等等。在一定意义上说，公文写作能力是上述各种能力的综合运用和具体体现。

一、公文写作的一般方法

公文写作有没有规律可循？回答应该是肯定的。世界上一切事物都有规律，公文写作作为一种政务活动也不例外。

(一)公文写作“三步曲”。

公文的写作过程，大致可以分为酝酿准备、草拟初稿和修改定稿3个阶段。

1.写作前要做好充分准备工作。“凡事预则立，不预则废”，就像盖房子一样，公文写作在动笔之前，也要对其有一个完整、祥细的规划和准备。一是，要确立主旨。二是，要搜集和选择材料。三是，要谋篇布局。

2.草拟初稿要一气呵成。准备工作好比是“十月怀胎”,起草初稿则是“一朝分娩”，初稿写作不顺利，就难于高效率地完成写作任务。初稿尽可能写得丰厚一些，尽可能把与主题有关的材料写进去，把语言展开一些，不一定求精求简，而应该力求表达周到。

3.修改文稿要反复审核推敲。一是，要站在行文者的角度检验公文的准确性。二是，要站在受文者的角度检验公文的可行性。三是，要认真推敲文字。

（二）公文的一般结构。

1.开头部分。常见体式有如下4种：（1）根据式开头（2）叙述式开头。（3）结论式开头。（4）目的式开头。

2.主体部分。

主体部分主要是安排好层次和段落、过渡和照应。“层次 ”是指文章思想内容的表现顺序，也叫“部分”；“段落”是指公文正文的基本构成单位，也叫“自然段”。“过渡”是指相邻层次、段落之间的衔接；“照应”是指不相邻的层次之间的呼应、联系。

3.结尾部分。常见体式有如下4种：（1）总结式结尾（2）希望式结尾。（3）说明式结尾。（4）套语式结尾。

（三）公文写作的基本要求。

1.观点鲜明，情况确实。观点鲜明，就是公文的主题和为主题服务的各个观点要清楚、明白。公文的观点是从大量的材料中概括提练出来的，一篇好的公文，一定要概括提练出几句让人印象深刻的好话。情况确实，就是公文所使用的材料要具有真实性、客观性、典型性。公文的观点和材料要统一，观点要能够统帅材料，材料要能够说明观点。

2.结构严谨，条理清楚。就是公文内容的安排层次要分明，条理要清楚。公文的开头、主体、结尾三部分要齐备，正文各个部分之间要有严密的逻辑关系，不能前后重复，不能前后互不相干，更不能前后互相矛盾。

3.表述准确，字词规范。就是要正确使用语言文字，做到文到意到，文从字顺，符合文法，符合逻辑；正确使用叙述、议论、说明的公文表达方式。用词、用字要规范。

4.直述不曲，力求简短。就是要开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。公文的语言不能有言外之意、弦外之音。公文要尽量使用短句，不用或少用长句。要精简文字，竭力将可有可无的字、词、段、句删去，做到言简意赅，文约事丰，去一字不可，多一字冗余。

5.符合法律，体现意图。就是公文内容必须符合党和国家的方针政策和有关法律法规，公文要依法而制。同时，起草公文要体现领导的意图，起草前，要准确把握公文要解决什么问题，领导有哪些具体想法和重要观点，都要一一搞清楚。

二、公文写作要运用公文语言

所谓公文语言，简言之，就是符合公文语体和公文规范要求的语言。公文语言是公文写作中一个极其重要的问题。一篇公文，无论它的主旨如何正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但如果没有完善规范的语言作载体，也不会取得令人满意的效果。

(一)公文语言的特点。

1.实用性。实用语言是相对于文学语言而言，公文语言的实用性是由公文的性质、功用、特点所决定的。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大的区别，表面看起来是一种语言，但它们完全是两种不同的语言。

2.规范性。即按照公文的要求必须遵循的语言法则。公文语言可以说是一种循规蹈矩的语言。

3.模式性。在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和词语的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。

公文常用模式用语：
(1)称谓用语，如：本(第一人称)、贵(第二人称)、该(第三人称)；
(2)开端用语,如：根据、据、依据、按照、本着、兹因、鉴于、为了……特，等，主要说明发文缘由、根据或目的。
(3)引叙用语，如：前接、顷接、近接、近悉、欣悉、惊悉、已悉、均悉，等，主要用于引导公文直接叙述事实和主张，使语言表达直截了当，开门见山。
(4)经办用语，如：如经、业经、兹经、即经、拟，等，主要引出对有关事件办理过程的叙述和说明。
(5)承启用语，如：为此、故此、就此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见，等，主要用于使公文从对事实的介绍述说转为对问题的阐发概括，从而起到过渡作用。
(6)期请用语，如：拟请、恳请、谨请、务请、烦、务、务即、希予、盼、切盼、渴盼，等，主要用于向受文者表示请求或希望，是一种尊重对方语气和缓的公文礼貌用语。除法律公文外，大多数公文可以用这类词语。
(7)表态用语，如：如应、理应、本应、确应、即办理、拟予、缓拟，等，主要用于表示对事物的认识、态度、主张等。
(8)结尾用语，如：此复、此令、此布、特此函复、为盼、为荷、自…..起实施，等，主要用于表示行文目的、要求，包括执行要求；或表示感激、盼望、训诫等方面的公务实用特色，同时也给阅文者以正文已结束的明确表示。
(9)判断用语，如：系、确系、果系、纯系等，主要用于表达判断关系。
(10)征询用语，如：妥否、当否、可否、是否可行、是否妥当、请予批转、当否，请批示等，主要用于体现公文的行文关系及高度的组织观念，同时也表示有礼貌地征求意见，带探询、商洽、请求的语气，表示对上级的尊重。
(11)受事用语，如：蒙、承蒙、荷、是荷、为荷等，主要用于平行文和涉外文书，表示感激承受。
(12)报送用语，如：呈请、呈报、呈文、呈上、迳报、送达等，主要用于表示公文或者有关资料上报过程、方式和要求。

(二)公文语言的写作要求。

公文语言应符合公文语体的要求，重实际、戒漂浮，讲实用、戒形式，求简明、戒繁冗。具体来说，公文语言在写作运用上应达到如下要求：

1.准确严谨。公文的政策性、指导性、实践性都很强，一句话不准确严谨，甚至有一个词、一个字、一个标点符号用得不当，不仅使公文的质量大打折扣，还可能使工作造成重大失误、损失和不良的影响。因此，规范地使用词语，准确严谨地表达意图，是公文语言最基本的要求。
公文语言要做到准确严谨，必须注意如下几个问题：
(1)遣词造句要遵循语法规则，避免因语法毛病造成的语言表达的不准确、不严谨。
例文：我们要善于发现和总结工作中的经验和问题。
(述宾搭配不当。修改为：我们要善于发现和总结工作中的问题和经验。或：我们在工作中要善于发现问题和总结经验。)
(2)要讲究修辞，避免因修辞不当造成的不准确、不严谨。
例文：此问题在性质上和违法犯罪决然不同，应慎重处理。
(此问题在性质上和违法犯罪截然不同，应慎重处理。)
(3)要讲究逻辑规律，避免因逻辑错误造成的不准确、不严谨。
例文：思想和品德修养好坏是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。
(肢判断中存有虚假。改正：思想和品德修养好是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。或：具有良好的思想和品德修养是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。)
(4)不要生造缩略语和简称。生造缩略语和简称的几种情况：一是，不管语言习惯，随意苟简。二是，随意凑合，令人费解。三是，指向不定，产生歧义。要注意避免出现这几方面的问题。
(5)要正确运用模糊语言。我们强调公文语言要准确，但并不排除模糊语言在公文中的正确运用。所谓模糊语言，是指语意不够明确，不够具体的词语。根据公文写作的需要，适当使用模糊语言，能够起到确切词语所不能起到的作用。有时，甚至使用模糊语言来表达要比使用“精确语言”来表达更为准确，更为得体。

模糊语言通常在以下几方面应用：一是表对象。如：各单位、各部门、各地、各高等院校、各有关人员、各位同志等。二是表数量。如：不少、许多、一些、屡次、再三、绝大多数等。三是表程度。如：基本、较丰富、高度、加强、丝毫、充足、普遍、很强、最大、难于估量等。四是表范围。如：以外、以内、广泛、左右、上下等。五是表时间。如：目前、当前、长期、偶尔、临时、最近、最近以来、今后，今后一段时间内等。其他。如：据不完全统计、据有关人士透露等。
应用模糊语言要注意的两个问题：一是，要把握模糊程度。即模糊也要讲究相对准确，模糊不是含糊，是可以让人们准确理解公文所要表达的意思的。如某工程明明才完成了一半，就不能说成是“基本完成 ”，否则，就是“模糊”过度了。二是要考虑特定的语言环境，即必须考虑文种、行文方向等因素，特别是应该使用否定语气的表述一般不能用模糊语句。如“禁止贪污受贿”，不能说成“原则上不准贪污受贿”，否则，就失去了公文的准确性和严肃性。

2.庄重得体。公文是国家行政机关的喉舌，有鲜明的政治性和政策性，具有法定的权威性、强制性和行政约束力，所以，反映在其语言特点上就必须庄重严肃，只有庄重得体的语言，才能体现发文机关处理公务的严正立场和严肃态度。
为使公文语言庄重得体，常用的手法有：
(1)使用规范化的书面语言。规范化的书面语言是公文的主要表达方式，也是公文语言庄重得体的主要标志。
(2)切勿滥用口语、俚语。
例文1：“错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”
用规范的公文语言表述就是：“凡是去年以来不符合规定的开支以及其他奖励，都要纠正；今后的超产奖等其他奖励，一律在利润中列支。”
(3)切忌滥用描写、抒情。滥用描写、抒情是公文写作的大忌。
下面是一份很不得体的函，迻录如下：
××厂：
贵厂女工孙××与鄙厂宣传干事金××是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕大悲剧。
鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郞织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意金××调往贵厂，或请你们同意孙××调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？
×××厂
××年×月×日
用规范的公文语言表述正文如下：
“贵厂女工孙××与我厂宣传干事金 ××是夫妻，现两地分居，女方要照料年迈双亲，男方要照管幼弱女儿，这给他们的工作和生活带来诸多实际问题。双方多次要求调动，以解决因夫妻两地分居造成的困难。
鉴于以上情况，我们决定同意金××调往贵厂，或请你们同意孙××调往我厂。
特此致函，望回复。”
(4)适当使用文言词语。恰当使用某些约定俗成的文言词语，可以简洁地表达特殊的意义，使公文语言庄重、严肃。
例1，不同地区要根据各自的特点，宜农则农，宜林则林，宜牧则牧，或者以一业为主，搞多种经营。
例2，我国外交部发言人奉中国政府之命发表郑重声明……
(5)词语和语气要与文种协调一致。一是，使用敬词、谦词。公文根据行文关系的不同，使用的词语也有所不同。下行文，要体现上级机关的权威与政策水平，用词明确、具体。上行文，用词宜尊重、简要、讲究分寸，体现出下级机关对上级机关敬重负责的态度。平行文，用词应谦和、礼貌，要体现出诚恳合作、协商共事的愿望。敬词、谦词通常多用于文尾或开端。二是，对不同的行文对象，要使用不同的语气。比如，请求上级机关帮助解决问题或报告情况，或是不相隶属机关单位之间商洽工作，态度要诚恳，语气要平和；对下级机关行文，态度要鲜明，要求要具体；对社会和群众发布通告公告，文字要通俗易懂，内容要实实在在，等等。
在句式方面，对不同的对象也有不同的要求。上行文多用陈述句，下行文多用祈使句，而平行文的措词更注重平等的关系。总之，公文的遣词造句和语气必须与公文的行文关系和行文对象相一致。

3.简洁凝炼。公文语言讲究简洁凝炼，一诺千金。简洁凝炼，就是语言干净利落，畅达易懂，用最简练的文字表达最大容量的内容，做到“文约事丰”、言简意明。
(1)要精炼语句，避免冗词赘句。精练语句，即斟酌、精练词语和句子，这是提高修辞技巧使公文语言简洁凝炼的基础性问题。语句不精练，就不能以少驭多，言简意赅、准确严密地表达，以致词语重复累赘，句子杂乱无章。
例1：停放自行车，必须停放在停车处或指定地点。
(自行车必须停放在停车处或指定地点。)
(2)尽可能地使用短句。公文写作要“精于炼句”，力求“意则期多，字唯求少”，而炼句的重要一方面就是“炼词”。炼词就是要使公文语言精确，有分寸感，力求贴切、恰当。长句由于句子成分复杂，限制和修辞语多，就显得繁冗，读起来比较费劲。因此，公文写作应尽量使用短句。
(3)准确地使用简缩词组(缩略语)。简缩词组是指通过一定方式省略若干语素词而简缩了的专用名称。恰当地运用缩略语，可以收到以少胜多、以简驭繁的效果。

4.平实流畅。所谓平实，就是言之有理，言之有物，语意实在。公文重在实用，指导工作，所以在语言运用上要力求朴实，直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚，也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。同时，要注意避免语法错误，使公文通顺流畅。一是要平铺直叙。二是要明白晓畅，既不含蓄，又不意在弦外。三是慎用技术性、专业性很强的术语。

5.鲜明生动。语言的鲜明生动是公文写作的又一标准。我们讲公文语言要平实，并不是说公文语言可以不讲究形式美，恰恰相反，公文表达要给人以美感，这是公文语言的基本要求之一。要使公文语言鲜明生动，必须在“情”、“形”、“声”三个字上下功夫。
一要动之于“情”。所谓“情”就是要情真意切，富于情感。公文用语同样需要情感，需要褒贬爱憎，喜怒哀乐。
二要塑之于“形”。即言之有物，形象具体，丰富生动。
三要造之于“声”。所谓“声”，即语气和谐，节奏鲜明，读起来爽口，听起来悦耳。
(三)公文的表态方式。
所谓表达方式，就是人们用特定的语言风格把事物或人的思想感情传达出来所运用的方法和手段。公文常用的表达方式主要有叙述、议论、说明3种。

1.叙述。叙述就是对人物的行动或事物的发展变化过程所作的叙说和交代，其最本质的特征是以动态过程为表述对象。一个相对静止不动的事物，譬如一棵树，一间房子，我们可以描写它、说明它，但却不能叙述它。
叙述有6个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

叙述若按内容的详略划分有概述、细述两种，若按内容、时间次序的不同来划分，则有顺述、倒述、插述、分述4种。公文主要使用概述、细述、顺述和倒述4种表达方式。

2.议论。议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种叙述方式在公文中应用广泛。
议论有3要素：论点、论据、论证。

3.说明。说明就是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形态、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。
说明有两种类型。一是事物说明：即以某一个客观事物为说明对象的说明。二是事理说明：即以抽象的概念或科学道理为说明对象的说明。

三、几种常用公文的写作方法

起草公文前必须首先明确公文的行文方向和行文关系。为便于记忆，将13种公文的行文关系编成口诀如下：
办好公文很重要，　行文关系要记牢：
命令决定和批复，　还有通知和通报，
五种都是下行文，　上下不能搞颠倒;
请示报告往上报，　意见可上下平行；
公告通告向社会，　议案专门对人大：
函的使用最广泛，　上下平行都通畅：
会议纪要定事项，　督办工作少不了。
使用文种应注意的几个问题：
使用文种总的原则是：文种使用要根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系确定。
要正确运用“请示”和“报告”。“请示”与“报告”的主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。二是内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹带请示事项，即使是内容复杂的综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“特此报告”，或“以上报告如有不妥，请指示”等等，请示多用“以上请示，恳请批复”等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，而请示则属于事前行文。

第二，要正确运用“通知”和“通报”。“通知”和“通报”的主要区别：一是从适用范围看，通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或情况，明显小于通知。二是从传达的事项来看，通报少于通知，但却突出了“重要精神或情况”。三是从目的和作用看，通知强调“做什么”和“怎样做”，一般要求办理，有的具有较强的强制力和约束力，而通报主要使受文单位了解某一重要精神或情况，多起引导、启发、告诫和沟通信息的作用。
第三，要正确运用“公告”和“通告”。“公告”和“通告”的主要区别：一是从内容和功用看，公告比通告宣布的事情重大，一般事宜不用，而且内容比较单一；通告是对某一事项做出规定或限制，内容比较具体，业务性较强。二是从告知的对象和范围来看，公告比通告广泛，涉及国内外，不限于“社会有关方面”；通告则限于局部地区的有关单位和人民群众。三是从发文机关来看，公告的发布机关级别较高，多由国家领导机关制发或授权新闻单位发布，一般机关、团体、企事业单位不宜使用。四是从语言表达来看，公告大多比通告短，更庄严、郑重。五是从发布形式来看，通告除登报和广播电视外，还常采用张贴形式，而公告一般不用。
第四，要正确运用“决定”和“意见”。“决定”和“意见”的主要区别：一是内容使用范围决定比意见广泛。二是决定的内容具有强制性、约束性，意见的内容多是指导性。三是从行文方向看，决定是下行文，意见可下行也可上行，还可平行。
几种常用公文的写作方法。
（一）通知。
1.适用范围：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2.通知的类型：若按性质划分，可分为5大类：
（1）印转类通知：用于批转下级机关的公文；转发上级机关公文或不相隶机关的公文；印发本机关的公文。
（2）指示性通知：用于发布指示、布置工作的通知。　
（3)告知性通知：用于向有关单位告知某件事情。
(4)会议通知。开头：写明什么机关召开什么会议，然后以“现将有关事项通知如下”导入主体部分。主体：写明会议主要内容，参加会议人员，会期、会议地点、报到时间，其他有关事宜，一般还要注明联系人和联系电话。结尾：写“特此通知”，也可不写。
解决在层层转发“通知”中出现的公文标题繁杂冗赘的几种方法。
一是，“压缩介词文种法”。即省掉第一个介词“关于”，保留一个文种“通知”。如：××县人民政府关于转发《××市人民政府关于切实抓好今年春耕生产的通知》的通知。可改为：《××县人民政府转发市人民政府关于切实抓好今年春耕生产的通知》。
二是，“摡要法”。即不管有多少层转发，不拘囿于原标题结构和层次，通过高度概括而表达原意的一种方法。如：“××关于转发《××省财政厅转发〈财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知〉的通知》的通知”
可改为：《××关于转发有关修改国家工作人员出差补助标准暂行规定等文件的通知》。
三是，“适当修辞法”。即发挥结构助词“的”的作用而达到减少“关于”和“的通知”的目的。如：“××县经委关于转发《市经委关于转发〈省经委关于转发《国家经委办公厅关于批转〈《经济日报》发行工件座谈会纪要〉》的通知〉的通知》的通知”，可改为：《××县经委关于转发国家经委办公厅批转的省经委和市经委转发的经济日报发行工件座谈会纪要的通知》。
（二）报告。
1.适用范围：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
2.报告的种类。
（1）情况报告：用于向上级汇报工作、反映情况。如：
《××省人民政府关于2008年工作情况的报告》
（2）答复报告：用于答复上级机关的询问或反馈上级机关领导同志批示办理情况的报告。如：
《××县人民政府关于××市长讲话反映的报告》
3.报告的写法。
（1）情况报告。正文分开头、主体、结尾三部分。
开头：简要说明报告的根据、目的或有关背景情况。
主体：报告内容的核心部分。
结尾：一般用“专此报告”、“特此报告”等模式化写法。
（2）答复报告。一开头就要写明报告的依据，一般应引用上级机关来文或上级领导同志的批示，然后在主体部分针对上级机关的询问、要求和领导同志的批示，一一作出答复。
(3)综合性报告写作要处理好的三个关系：一是“点”与“面”的关系；二是祥与略的关系；三是“事”与“理”的关系。
（三）请示。
1.适用范围：向上级机关请求指示、批准。
2.正文的写法：（1）缘由。（2）事项。（3）结尾。
3.注意事项。
（1）不能多头主送。
（2）一文一事。
（3）要素要齐全。
（四）批复。
1.适用范围：答复下级机关的请示事项。
2.批复的写法。
（1）标题结构形式：
普通公文式：发文机关＋事由＋文种。如：《国务院关于证券投资基金管理公司有关问题的批复》。
肯定意见式：发文机关＋“同意”＋事由＋文种。如：《国务院关于同意在河口口岸和磨憨口岸开展口岸签证工作的批复》。
否定意见式：标题形式与普通公文同。如：《国务院办公厅关于湖北省辛亥革命博物馆和湖南省花炮博物馆冠名问题的复函》
（2）正文写法：一般由三部分组成：批复依据，批复事项，执行要求。
3.批复写作的注意事项：
（1）对请示的答复有两种形式：“批复”和“函”。
（2）不相隶属机关之间批准和答复审批事项，用“函”而不能用“批复”。
（3）在引述请示件标题时，请示件的发文机关可以省略。
（五）函。
1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
2.函的种类。按其功能划分：商洽函、询问函、告知函、请批函、复函5种。
3.函的写法。
标题：发文机关名称＋事由＋文种或事由＋文种
函的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。
开头：说明制发函的根据和理由。
主体：写明商洽或询问（答复）以及请求批准（答复审批）的具体事项。
结尾。
4.注意事项。
（1）“函”与“函的形式”在概念上的区别。
（2）“函”与“函的形式”在使用上的区别。
（3）“函的形式”与“文件格式”在使用上的区别。

四、机关公文中常见的错误
(一) 越权行文。如：××年××部门在开展村委会换届选举工作中，违反法律程序，越权擅自下发《村民委员会选举办法》，造成了不良影响。
(二)语言文字表述违法。
1.在行政机关的公文中，经常出现动辄追究刑事责任的语句。
2.在某市政府发布的一份《通告》中，有一句这样表述：“依法将海域还给当地群众”。
3.“法人”和“法定代表人”不分。
(三)文风不正。
1.穿鞋戴帽，空话连篇。
2.言过其实，夸大其词。
3.面面俱到，离题万里。
4.照抄照转，脱离实际。
(四)粗制滥造，错误横生。
1.错用文种。
例1：××乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》。(应用“函”)
例2：××县电业局给县直各单位的《关于近期停电的通知》。(应用“函”)
例3：××市教育局给××县政府《关于调整县职业教育结构的批复》。(应用“复函”)
2.公文标题不规范。
（1）无发文机关。如：《关于转发综合治理目标管理方案的通知》
（2）无文种。如：《××关于××年安全生产工作总结》
（3）并用文种。如：《××关于请求回答调资工作中几个问题的请示报告》
（4）无事由。如：《××市工商行政管理局通告》
（5）繁杂冗赘。如：“××县经委关于转发《市经委关于转发〈省经委关于转发《国家经委办公厅关于批转〈《经济日报》发行工件座谈会纪要〉》的通知〉的通知》的通知”。
（6)不合语法。如：《××市人民政府关于坚决制止和认真清理公路两侧违章建筑物的通告》。
3.表述不准确。
例1，把死人当活人。如：“矿主已向每个死难者一次性支付抚恤金1.5万元。(可改为：矿主按每个死难者1.5万元一次性支付了抚恤金。)
例2 ，顾此失彼。如：“不得在公共建筑和居民住宅建筑内存放装有液化石油气的液化气钢瓶。”(其原意是“不得在公共建筑和居民住宅建筑内集中存放”)
例3，以偏概全。如：“依法行政是我国的治国方略。”
例4，违背常识。如：有一个文稿要求在6 月31 日前报调查处理结果。
例5，表述出歧义。如：“移交司法机关处理××人，党纪处分××人，行政处分××人，违规处理××人”。(“违规处理××人”容易被误解为有××人是被错误处理的。)
例6，表意南辕北辙。如：“组建合作银行的最大障碍是历史亏损挂账的消化。(“历史亏损挂账消化难”才是组建合作银行的最大障碍。)
例7，前后矛盾。如：“基本上全部达到要求”、“此项活动，要求全体职工参加，只留少数人值班”、“我们应该向对方学习，相互取长补短”。
例8，多重否定乱了套。如：“这样做是为了教育他，避免他今后不再犯错误”、“谁能否认职工不是企业的主人呢？”
例9：施受错位。如：“招聘人员条件”、“欢迎踊跃征订”等。
例10，叠床架屋。如：“关键契机”、“原始初衷”、“目前的当务之急”、“大好良机”、“凯旋归来”、“完全绝迹”等。
4.语法修辞错误。
(1)搭配不当。
例1：澳柯玛集团与美国GAT公司合资生产激光头项目进行了签约仪式。
(澳柯玛集团与美国GAT公司举行了合资生产激光头项目签约仪式。或：澳柯玛集团与美国GAT公司就合资生产激光头项目举行了签约仪式。)
例2：《邓小平文选》通篇闪烁着马克思主义观点和毛泽东思想。
(《邓小平文选》通篇闪烁着马克思主义和毛泽东思想的光芒)。
(2)语序不当。
例1：今年底无法实现市政府要求的排污达标。
(今年底无法实现市政府有关排污达标的要求。)
例2：对连续两次以上国家产品质量监督抽查不合格企业的厂长，要向有关部门建议免去其职务。
(对在国家产品质量监督抽查中连续两次以上不合格企业的厂长，要向有关部门建议免去其职务。)
(3)成分残缺。
例1：警方马上追查2300元钱的来历，是从××市寄来的。
(警方马上追查2300元钱的来历，此款是从××市寄来的。)
例2.按现行规定征地费用，我厂确有困难。
(按现行规定缴纳征地费用，我厂确有困难。)
例3：放假之前，要给学生上防火安全课，燃放鞭炮注意安全。
(放假之前，要给学生上防火安全课，使他们燃放鞭炮时注意安全。)
(4)成分多余。
例1：如果这件事还没到法院的话，这件事应该由工商部门来管。
(这件事如果还没到法院的话，应该由工商部门来管。)
例2：全市副处级以上干部有××%左右的人在党校或干部管理学院进修学习过。
(全市副处级以上干部有××%左右的人在党校或干部管理学院学习过。)
(5)句式杂糅。
例1：近年来我老秘网市公文规范化程度有了很大提高，根本原因是由于我们认真宣传、贯彻和执行了公文管理法规。
(近年来我老秘网市公文规范化程度有了很大提高，是由于我们认真宣传、贯彻和执行了公文管理法规。)
例2：同意你机关第三次党员代表大会选举产生的第三届委员会由七人组成……
(同意你机关第三次党员代表大会选举产生的第三届委员会。委员会由七人组成……)
5.数据不准确。
例1，下降超过一倍。如：“目前绝大多数企业的销售利润在8%以下，比去年的16%下降了一倍”。(应该是“比去年的16%下降了50%。)
例2，“百分比”与“百分点”不分。如：“五级风险分类后不良货款占比为20.33%，比四级分类时的6.69%提高13.64%。”
(五级风险分类后不良货款占比为20.33%，比四级分类时的6.69%提高了13.64个百分点。)
6.引据不规范。
主要是引用公文不准确。有的只引标题没有发文字号，有的只引发文字号不引标题。
7.错别字屡见不鲜。
(1)望文生义误用错别字，如：
“精简”错成“精减”，“作陪”错成“坐陪”，“向往”错成“想往”，“安装”错成“按装”，“自行其是”错成“自行其事”，“子虚乌有”错成“子虚无有”，“直截了当”错成“直接了当”，“迫不及待”错成“迫不急待”，“莫明其妙”错成“莫明奇妙”，“别出心裁”错成“别出新裁”，“确凿不移”错成“确凿不疑”，“油然而生”错成“油然而升”，“趁火打劫”错成“趁伙打劫”，“任人唯亲”错成“认人唯亲”，“不假思索”错成“不加思索”，“出言不逊”错成“出口不训”，“按部就班”错成“按步就班”，“事过境迁”错成“时过境迁”，“词不达意”错成“词不答意”，“攻守同盟”错成“共守同盟”，“坐收渔利”错成“坐收余利”，“英雄辈出”错成“英雄倍出”，“以逸待劳”错成“以逸代劳”，“执迷不悟”错成“知迷不悟”，“黯然失色”错成“暗然失色”，“一筹莫展”错成“一愁莫展”，“暴露无遗”错成“暴露无疑”，“暗渡陈仓”错成“暗度陈仓”，“通货膨胀”错成“通货膨涨”，“立竿见影”错成“立杆见影”，“世外桃源”错成“世外桃园”，“左右逢源”错成“左右逢园”，“强弩之末”错成“强弓之末”，“有条不紊”错成“有条步稳”等等。
(2)不明音义而误用。误用最多的是将“分”错用成“份”，如：天份、水份、名份、本份、充份、过份、养份、情份、辈份、缘份、福份，等等。
“分”和“份”在个别词组中通用，如：“股分”同“股份”，“成分”同“成份”，“身份”同“身分”等。
(3)不辨体形而误用，主要指形似字的错用。如：“已”和“己”，“末”和“未”，“戌”和“戍”，“鸣” 和“呜”，“竟”和“竞”，“侯”和“候”，“茶”和“荼”，“崇”和“祟”，“署”和“暑”，“辣”和“棘”，“辨”和“辩”,“脏”和“赃”，“赏”和“尝”，“燥”和“躁”，“券”和“卷”，“篡”和“纂”，“瞻”和“赡”，“藉”和“籍”，“蓝”和“篮”，“喧”和“睻”等。
(4)对同音或音近字的误用。如：“事迹”错成“事绩”，“钻研”错成“专研”，“提纲”错成“题纲”，“部署”错成“布署”，“毕竟”错成“必竟”，“即使”错成“既使”，“家具”错成“家俱”，“装潢”错成“装璜”，“殊不知”错成“孰不知”等。
(5)“作”与“做”的不同用法。
作：一是在意义抽象、结合紧密或书面语色彩较重的词语中用“作”。如：作罢、作对、作废、作乱、作假、作弊、作案、作祟、作梗、作难、作保、作价、作呕、作孽、作痛、作美、作为、作料等。二是成语中多用“作”，如：作威作福、一鼓作气、自作自受、所作所为、装腔作势、作法自毙、作奸犯科、作茧自缚、作壁上观、寻欢作乐、作恶多端等。有少数成语中用“做”，如“做贼心虚”等。三是在和某些双音节动词组合时一般多用“作”，如：作调查、作处理、作报告、作斗争等。
做：制造具体东西、充当某种角色、从事某种工作或活动等，一般用“做”。如：做伴、做媒、做人、做官、做主人、做教师、做主语、做工、做事、做梦、做生意、做学问、做文章等。

五、努力提高行政机关公文质量
(一)要严格审核把关。审核把关的内容：
1.行文关。
2.政策法规关。
3.内容关。
4.文字关。
5.体例格式关。
(二)要有一套符合实际、科学合理的公文运转规则和工作制度。
(三)要有高度的负责精神。
一是，不怕苦。
二是，不怕烦。
三是，不依赖。

谢立建 · 发表于 2013-7-17 10:49:38

讲得很有深度，我要认真学些简介1

寒梅 · 发表于 2013-7-18 17:17:07

很实用啊，我要学习。

吉林李秘书 · 发表于 2013-11-29 09:38:03

很受用，很有用，很实用

109272969 · 发表于 2014-1-24 23:19:00

我们自己无法无天我无文我无文我无

icby · 发表于 2014-6-4 08:53:16

很实用啊，我要学习。

阿城秘书 · 发表于 2014-6-4 09:37:34

在公文标题拖沓冗长这一问题，我们这里也经常看到这种现象

longlyed · 发表于 2014-6-7 14:54:03

经验之谈，受教受教

wangfumin · 发表于 2014-6-12 10:00:02

讲的很实用，很具体，很有针对性，很受用。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

机关公文写作知识讲座实录

关联主题

精彩评论29

文字交流第1173集：紧跟时事说材料（192）

老秘剪裁第1202集：对照讲解如何起草全面从

文字交流第1172集：如何做好领导服务工作（

老秘剪裁第1201集:公文实例写作上手系列（7

老秘剪裁第1200集：即兴讲话发言系列课（19

老秘剪裁第1197集:公文实战系列（二十）：

文字交流第1171集：紧跟时事说材料（191）

老秘剪裁第1196集：新质生产力为题，起草党

老秘剪裁第1195集：第146讲“写文章要讲逻

老秘剪裁第1194集：即兴讲话发言系列课（18

老秘网2023新年寄语：光阴易逝笔莫停最是

2024新年寄语：昔日练笔在兵位今朝亮剑为

2023年度民主生活会发言材料怎么写？这份“

公文写作用语大全

职场绕不开的公文写作，你在哪个段位？

老秘剪裁第883集：公文实战系列：如何写好

老秘剪裁第883集：如何写好综合文稿逍遥

老秘剪裁第953集：二十大报告的写作技法

众秘夜思第1066集：紧跟时事说材料（154）

老秘剪裁第873集：公文实战系列（二）如何