公文写作与处理应当注意的几个问题

      公文处理的总体要求是，“规范、细致、优质、高效”。规范，是讲程序；细致，是讲态度；优质，是讲质量；高效，是讲效能。要做到收文严把关，行文要规范，运转求高效，管理重精细。我觉得在公文处理中有这几个方面值得注意:

9 ^* \$ {3 \6 r( b/ k* U      （一）强化学习意识。古人说：“德能正其身，才能胜其职，笔能成其文，言能明其义。”“立身百行，以学为基”。一个人能有多大发展，能为社会作多大贡献，很大程度上取决于这个人对学习的态度和学习得来的知识量。事有所成，必是学有所成。学有所成，必是读书有得。学习是一个人获取知识、提高素质、增长本领的重要方式。通过学习，可以增添智慧，可以提升能力，可以净化心灵。我们应当有学而不厌的毅力，力戒浮躁，减少应酬；有学而乐思的精神，更加自觉、更加认真、更加勤奋地学习。养成爱读书的习惯，形成善思考的品格。
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      公文写作与处理是一项政治性、政策性很强的工作，是一项专业性、业务性极强的工作，也是一项既辛苦又繁杂、既平凡又重要的工作，必须加强学习。对于从事公文处理工作的同志来说，学什么呢？一要学习规则。学习公文处理《条例》，学习公文的格式、公文的写作、公文的收发文办理、公文的归档、公文的管理等方面的知识，做到烂熟于心，了然于胸，真正做到心中有数。二要平时注重积累。留心处处皆学问。有的问题，在公文处理《条例》中并没有讲的那么细致，还可能有的会出现一些新问题，这就要多向上级公文处理机关多请示，和同级公文处理机关多交流，和下级公文处理机关多商量，平时多总结，多借鉴，多积累，不断丰富和充实对公文处理的经验。当然也要注意防止经验主义，没有经验不行，光凭经验也不行。要注意研究公文处理工作的规律，经常总结工作经验与教训，从中找出带有规律性的东西，扬长避短，以减少失误，提高效率。三要学以致用。学习的目的完全是为了应用。读书学习必须联系实际，坚持知行合一，坚持学以致用、学以资政，更好地指导实践、促进工作。“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，“耳闻之不如目见之，目见之不如足践之”。毛泽东同志说，“读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学习”。讲的都是这个道理。我们学习公文处理的规则、积累公文处理的知识，都是为了工作，为了实践。
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& S+ d- D( f0 D7 I6 a      （二）强化细节意识。细则决定成败。老子《道德经》中说，“天下难事必作于易，天下大事必作于细”。意思是，做难事必须从容易事做起，做大事必须从小事做起。这就是精细思维。公文写作与处理也是如此。注重细则，就是从小事做起。要乐于做小事。有人讲，平凡的世界，平凡的生活，是人类社会的常态，也是人生的常态。不是每个人都要干惊天动地的大事,不是每个人都要成为公众人物、风云人物。其实，公文处理就是无数个小事累积起来的。小事也是大事，小失误可能造成大失误，不可掉以轻心。我想，这应当成为从事这项工作的同志的一个信条。要做到“细中见精”、“小中见大”。毛泽东同志1938年5月发表《抗日游击战争的战略问题》一文时，亲自要求中央军委编译处长：“注意标点符号，不使弄错一个。”要准确无误，必须注重公文处理每一个细则。无论是发文办理中的起草、审核、审签、校对等环节，还是收文办理中的登记、拟办、交办、催办等环节，还是公文管理、归档等各个方面都要注意细节。我举几个例子：一个是关于公文中数字问题。比如，如何正确地表述国庆节。《出版物上数字用法的规定》指出：对于含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号视事件的知名度而定。如，“一.二八”事变,“一二.九”运动；五四运动，七七事变，“九一三”事件；为此国庆节应表述为十一国庆节，若仅用十一代指国庆节则应加引号写作“十一”，避免歧义。二是关于语句表述的准确性问题。如2009年国庆节期间，许多媒体都有“建国六十周年”的说法，这种说法不准确，中国已经具有五千多年的历史，是世界上唯一历史没有断代的国家。为此，应该说“新中国成立六十周年”，中宣部专门印发通知予以纠正。三是公文处理中不能开“小差”的问题。文秘人员工作中思想绝不能开小差。比如，有的同志在出一个领导小组文件时，把已经离开本区域的部门领导名字写上了，有的名字写错了，有的职务写错了。四是网上公文传送的问题。要特别看到，网络已渗透到社会生活的各个领域，已成为获取信息和学习知识最现代化的手段。网络既是“舆论场”，又是“传播器”，还是“双刃剑”。现在党委、政府都建立了公文网上传输系统，网上传输很方便，但更要细致。须知，网上公文传输速度非常快，纸质文件你还可以追回来，网上怎么去追？如果别有用心的人给放在网上，那就会造成网络事件。

' i8 g. q7 y) d+ Z      （三）强化规范意识。公文处理程序是公文法定效力的体现。遵守程序是原则、是纪律，超越程序是特例、是例外。要建立行之有效的规章制度。严格坚持制度，是注重程序最根本的要求。就是要坚持规范运转，坚持按制度办事。有一句话叫做“制度比人可靠”。当然，制度是人们在实践中总结提炼并固化而形成的，是人制定的也需要人来执行。不过，如果程序都走到了，即使出现问题，也不会出现大问题。

      在注重程序的同时，还必须规范。比如，公文处理在这几个方面经常出错且不被大家注意，实际上是不规范的问题。
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+ j, ^3 u$ t9 q; }7 V" ]/ J      1.关于错用文种问题。公文种类有15种，除此以外均为非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到如《××局××年工作要点》、《老秘网局精神文明创建工作实施方案》等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如《××局关于印发××年工作要点的通知》，上报的如《××局关于报送××年工作总结的报告》等。还有常见的请示与报告混用问题。

6 D2 b: ~: Y+ }/ w      2.关于发文号的正确使用。公文发文号中，年份外的括号应用“〔 〕“，而不是用小括号“(  )”和方括号“[ ］“。
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- _6 l8 P$ i0 H# H, d      3.关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用发文字号代替公文标题。正确的标法是将发文机关、主要内容、文种置于书名号之内，发文字号置于括号之内。如有的引用《四川省人民政府关于加快巴中革命老区发展的意见》，就把四川省人民政府置于书名号之外，这是不正确的。若文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。如前面提到的《四川省人民政府关于加快巴中革命老区发展的意见》，可在括号内注明以下简称《意见》。

      4.关于公文的段落问题。第一层次为“一、二、三”，第二层为“（一）（二） （三）”，第三层为“1.2.3.”，第四层次为“(1)(2)(3)”，第五层次为“①②③”。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，可用规范的层次序号代替“一是、二是”，使其成为独立的一个段落。

      5. 关于文件材料中序号标点的使用问题。“第一”、“第二”、“首先”、“其次”等后面应用逗号“，”。“一”、“二”、“三”等后面应用顿号“、”。“1”、“2”、“3“和”A“、”B“、”C“等后面应用齐线墨点“.”。序号如加括号，如（一）（二）（三），（1）（2）（3）等后面不加标点符号。再比如，年份书写如用“二OO九年四月五日“方式表述，则中间的”O“不能写成阿拉伯数字”0“或者英语全角字符”o“。再如，文中使用连接号的应使用“〜”而不使用“--”、“-”，文中使用破折号应占两个空格“--”，等等。
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规范、细致、优质、高效”。规范，是讲程序；细致，是讲态度；优质，是讲质量；高效，是讲效能。要做到收文严把关，行文要规范，运转求高效，管理重精细