秘书工作中使用电话的频率很高。用好办公电话有益于提高办事效率和改善秘书形象。 ; C3 B! H4 d# c N2 x) s4 U4 @' Y2 B6 F/ i6 M+ t. D
, [* Y1 @! V- p5 ?# Q" c
一、接听电话* v9 r0 K. x+ P+ C( I# m! Q
: W0 A, s S: R5 i1 Z
( h& q+ A( b0 Z& N4 ?迅速接听。电话铃声响一声大约三秒种,办公室有人情况下,最好在三声之内接听。若长时间不接电话,是不礼貌的,也会给单位留下不好的印象。" h9 ]/ E! k6 g- Q" y6 ^
' Z+ A' P6 q3 ?, {8 }
8 ?" k8 Y w7 w4 P2 W, E& O发好首声。拿起电话的第一句话,让对方能听到亲切、优美的招呼并自报家门。这样,人家会对你和你的单位产生较好的感觉,双方对话就可能顺利展开。9 F9 X1 D* ?: O0 c! V X% u9 s. H8 s8 W5 u$ A# D7 k
' f! B$ o d4 E8 ^8 z, P注意语气。要保持好的精神状态,快速理解对方意图。讲话要得体,声音要清晰,吐字要清脆。准确应答对方的提问,一时难以说清的问题,了解后及时给予回复或提供有关咨询人的姓名和电话。虽然对方看不见你,但是会从通话中感受机关的良好作风。
; B) U1 y( W" d' |4 v) I, G0 Z" t+ f$ T% e* N0 L8 Y- ]" d: O
* a' ?8 Q3 \4 V# v2 K% n二、拨打电话. c# y" W; l& R5 L
% h$ g! H5 p7 x9 L( m明确对象。电话接通后,发话人应主动自报单位、职务、姓名,然后询问对方是否是要找的单位或个人。当受话人的回答无误后即可交谈。7 Z1 ^0 u$ k8 F& C4 K
6 }6 @7 q% S; o
说话简明。打电话要简明扼要,节约时间。无论是通知事项还是商洽问题,都要讲清楚、说短话,提高工作效率。& z0 ?3 R% \5 p m( Y5 T. F4 r% b( ?& k+ B
. v3 N% Y# }7 A3 [7 V/ g- {
x' \, c# q, }7 S, B0 P9 E尊重对方。尊重他人是自身素质的反映。无论是与上级、平级还是下级通话,也不论是受领导委托还是本部门工作需要打电话,都要本着尊重对方的心态礼貌用语。不能居高临下,口大气粗。 |