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秘书的明天在哪里

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吴清博 发表于 2013-5-10 07:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
      一个很偶然的机会我成了培训部的一名秘书。在很多人眼里,所谓秘书就是打打字、倒倒茶、接接电话什么的,可是在培训部做了一年多,我却觉得要真正做好这份工作,当一个好的秘书并不容易。
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  由于缺乏系统的学习和实践,刚开始我的很多工作做得很不好。记得刚来培训部的第一天,部长布置我打一份表格并且要我尽快交给他。那份表格有点类似现在的员工评分表,其实非常简单。可我那时连打字都不熟,更不用说做表格。我在电脑前坐了一个下午,直到晚上下班同事都走了表格也没做出来,急得几乎要掉眼泪,最后还是部长三下五除二帮我把表格搞好。“表格事件”后第二天,当时的部长助理谢平布置我写一篇叫做《企业培训工作的组织方法》的文章。虽然在学校里学了公文写作,但还没有实践的机会,拿着谢助理给的几句话的提纲,憋了整整两天,总算才憋出一篇两千字的文章,质量可想而知。还有后来的办公设备故障的简单维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等,不断给我很多的震动和教训,我第一次体会出做一名秘书专门的知识和技能很重要,学习的紧迫感和动力也油然而生。) ?# R3 y8 X9 l

* ?* `& ?" @# H+ z+ x    作为一名部门秘书,我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文件,肩负着对外宣传、对内传达的重要作用,不仅在行文上受到格式的限制,还要受到领导认可。记得有一次我给部里起草一份合同,没有按正式的格式写,也没有认真检查就交了上去。下午,当时的部长把我叫了过去,我看见那份合同上满纸都是部长改过的字迹,连标点符号也没放过,还有一个错别字被醒目地标了出来。那天部长说了很多话,记得最清楚的一句是他说:“一个年轻人做事要认真,做出来的事情还要有专业水准”。我低着头,红着脸,简直无地自容。那次错误,使我刻骨铭心,在以后的工作中时时提醒自己:认真一些。& E8 p, F. V0 {6 Y4 F

0 d* Y8 l1 M; G% s    秘书工作比较繁杂琐碎,所以要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目标。现在我准备了一个办公记录,几乎每天都要记下领导和自己正在做的事情,看哪那些事情正在办,哪些事情办得差不多了,一时未完成,记得去催促,一年下来还可以看看这一年共做了哪些工作;在工作中我觉得记住电话号码也很重要,特别是经常来往的领导或有关部室的电话号码,因为领导很忙,可能会忘记这些号码,当他需要的时候如果马上回答出来,他就可以不用翻电话簿,节省了好多时间;平时还要注意收集统计一些有用的信息,比如过一段时间就统计一下我们部门有多少人参加了培训,从外面聘请了多少专家讲课,让领导从数字上有一个精确的概念;我也花了很多时间将部里大量凌乱的文档整理出来,改变了以往追求方便而用手写标签目录的方法,用统一格式打印标签目录,标记不同档案,使档案清晰美观更方便了领导和同事查询。$ p" A6 ~( p" w" I  Z' L

) c7 [7 S8 B  y, y/ D2 y* F  在公文的写作上,我也体会出要写出质量好的文件,不但要多读重要的经典文件,还要多读领导讲话,多揣摩领导的意思。了解他们思想的“关注点”,这样写作时才能站在他们的角度,对事物的方方面面进行分析,才能达到稿件中要求的对事物的预见性、针对性和操作性。现在送部长审定的稿子上还是时常有被修补、添改的地方,这使我知道自己的肤浅,也愈知一个秘书的成长并非一蹴而就的事情,而是一个外因和内因不断磨合,充分调动主观能动性的循序渐进的过程。, D: {9 K; ]( S% J# b

. @9 ]8 y$ h( E% L  现在,在领导和同事的帮助下,我在不断地成长,而且,我开始慢慢喜欢上自己的工作。记得以前看过一篇文章说在学校里我们讲的是“你学了什么”,走入社会讲的则是“你能做什么”。而我觉得一个人从学到做的过程中更重要的是心态,对于工作有一种服务意识,无论大事小事都能尽心尽力,还要在工作中不断地思考、不断地总结,不断地创新,终有一天你会发现你比以前做得更好。
 
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