公文写作经典语录( m8 Y% M5 M" R# h: Q2 @# ~
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。' L/ h6 y& {- B4 w5 k1 |
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
3 N7 c( U+ t8 Z7 f7 c- P7 [! `3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c3 W" v; p1 j6 B' V
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。3 \+ L d3 D, H1 |! r
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
1 B% B7 F9 q3 o1 ^! u6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l" l6 P+ v/ y j! q
7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
+ F- A& f; E+ u$ Z2 Y4 d8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。; F% C n+ [5 V1 G
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J7 n. F! F# _( {
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
7 ~0 u/ q2 z: ` _0 \3 B$ _/ D注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c& z# |( e1 J+ e2 N! t
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S: i1 E- w, u7 e0 w' o8 R- `3 s7 W
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》: n1 p! ~7 N Q0 w7 n+ K d
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。- a+ I: J3 W# Q" @- p- j" T
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
$ f; \& g: @8 e2 j1 P- n* R: t压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
7 _0 m- D0 L9 O8 {* C3 K) x* Z11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。/ S0 N, l+ ?2 E) O
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
; [0 w% p7 Z- l5 S2 ^- i9 G0 z12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
/ s! J S( D, h& I4 G2 b n/ W13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。& B( F" R! O- l# L6 G8 n
14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
' s# S9 o- o' S( m x/ w 编写的守则:导言+主体+结尾
- u3 Z* U6 A7 q# Y 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
6 D" J3 x; G+ B3 B* L$ O 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j; ]& B3 Q1 G5 j" H. V
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
& \5 H" Q# [1 @. C7 b% o 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R& U5 A- T% a5 }! Q
15、批复的标题:关于+事由+批复+ b7 Q% |) V; D
编写的守则:开头+正文+结尾" n4 M0 e% N9 a2 M8 z& X& l( f; F
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
! l8 s! ]. O) _, v5 w: ^ 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。6 j" O6 q* @( y }" U) Q- j
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~/ E7 X1 s8 I6 P3 k, q
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
+ C/ A* T- g0 H16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
& s! h5 d9 z( U1 m% p9 d. I8 N 编写的守则:导言+正文+结尾8 `$ v7 S/ A: Y0 `5 i) d( v) ~
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G" [, v4 W ?, j4 f# V1 F4 E
正文:通知事项
; b3 w% o/ h4 Q5 ?8 Q( f* s7 A结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
+ O; Z } M: F0 b& `注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。* ^2 y* ?) ?' ~" i$ q7 j0 X I/ M
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
6 Z2 n0 n' `) J9 R( S2 _8 {: N5 ]2 z) l培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
8 e6 ~$ R2 h! Y* o) O17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?; g8 d+ W- m- v1 v
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)" h! S8 g9 u, D. G* r
情况——问题——建议
; N3 J; i/ X, t$ U# h& V (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
* K! n0 `$ l" \; { 情况——原因——责任及处理意见; S$ {1 O0 {6 L- V0 O
注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
1 ^! Q% E$ D6 i 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m4 l, ?' v3 u* X
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”, e) }* I% V2 x
18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H' s2 ]: a+ ~4 p; t, d
编写守则:开头+正文+结尾
+ v: U& [, P; G- [# Y% w5 ~/ z1 E& W开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S3 s" B) _2 |& D4 @: R, @5 h; V3 N! T8 z
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x& C' M8 I: X$ `9 i" L9 k2 D
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
2 J, t: A& }8 n% H+ A4 n0 \ ]注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。: u4 e# v9 d8 {% Z; x% t+ N
19、决定的标题:关于+事由+决定
5 g$ `+ t! I/ `( L. ~) _编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [9 r0 S# }6 l, W' s6 x# Q$ E
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f( N" H9 o2 `! U1 l* B* U' N7 c- ?
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。- i' S6 _, r& ?
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y1 e, e, v; s" z7 e6 V( k: F5 P
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
9 M j, b$ G* v编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
$ ^% _1 Y% h( S6 i导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^2 b8 @% H4 `4 ?8 Q+ Y# G
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L+ X, ~0 n' ^" ~' D- b
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g+ z) ~# M0 |# d
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。; O ^4 s+ \5 M/ d# a# Z
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
+ \3 Y s! M% V6 u2 r( B编写的守则:会议概况+会议内容+结束语& P$ Q! d$ ?3 {
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P' ]) k5 _9 W; l8 G
会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
' x0 d8 Q& ]. W5 E5 n/ Q$ @; p D& |+ f结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s
# m" z0 ~% @" V6 R# B22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
1 Q( {8 r [# Q23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
- A6 v$ h( t; H `' x) e24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |