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办文办会需要注意事项
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办文办会需要注意事项
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半暖时光
发表于 2015-6-12 16:33:35
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办文办会时间很谨慎的事情,版主的帖子很实用,值得学习
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显身卡
后来
发表于 2015-6-12 17:03:35
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我现在负责收发文,很多文件都在我这里压住了,特别是有很多急件,我都不知道如何处理。
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显身卡
东风吹
发表于 2015-8-23 18:09:17
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因文秘工作接触不久,常常出现大错也犯,小错不断的情况,根据平时积累,现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下,如有不当,请大家多多批评指正:
& y$ K& Y: B7 h
【一】办文
1 L! C3 K' y# Z! g! T
1.要摸清“按程序送审”的含义。对于刚参加工作的同志来说,要尽快摸清“按程序送审”这五个字的含义还着实有些困难,很多时候我们不知道这个程序到底该怎么走,特别是对于单位分管领导多而且职责交叉较多的时候。而我所在单位为市级党委某部门,单位分管领导多、工作任务多,仅走件程序就有三、四套,如何把握,如何尽量少出错,在这方面我可是吃尽了苦头。下面我就说说如何按程序走件,首先就是要知道程序该怎么走,例如,上级、同级或者下级来文第一要做的就是登记、摘录内容、提出处理意见,然后送审,送审程序一般是副科长-科长-分管副部长-(重要的文件)常务副部长-部长-有领导小组的要走领导小组副组长、常务副组长和组长。其次在走件中如果遇到某个领导或者主要领导不在家的话该怎么办?一般情况下,不重要的件可以等领导回来,重要的件要先电话请示后再及时转交相关职能工作部门,以免耽搁事情。最后,等所有程序走完后还要进行分类归档。
3 p- V, Z# @% R8 Y
2.要分清什么时候该“先斩后奏”。在实际工作中,我们经常会遇到上级部门在下午快下班的时候发通知来,要求明天早上报相关材料,这时候如果再按程序走件的话肯定是来不及了。但事情又非常紧急,该怎么办呢?这就需要文秘人员快速浏览文件内容,按照科室工作职责,马上把件转交出去,然后再按程序送审(这个环节就比较考验文秘工作人员的综合能力)。但是有些再急的件也不能按照这种方式处理,例如:涉及金钱、推优表彰、反面典型等方面的,这些件一定要等领导有明确指示后再转办,不然会造成难以估计的后果,到时候下面办的与领导的想法不一样,文秘人员问题就大了。
7 d% A5 I5 L7 c& F2 q
3.要注意写全来文事项。做文秘工作的都知道,每天会处理来自各级各部门的很多文件,如果每个文件都仔仔细细看的话,时间根本就来不及,但是在贴处理签时我们却要把来文事项说清楚,能让领导一目了然,这时就需要文秘人员把握好文件的精髓,一般情况下只要文件摘要做到“主要讲的是什么,要求是什么”就差不多了,但是要做到这两个“是什么”也还是有一定窍门的。经过多次处理文件,我总结出看文件一般要仔细阅读第一段、各级标题和最后一段,大概内容就基本清晰了,然后再到大脑里面勾画成简单的话语叙述出来就基本可以了。
0 k l J$ P& B9 Y
4.要把处理建议写明确、具体,不能模糊不清。因在实际工作中,很多科室的职责是交叉的,还有些工作是处于“真空地带”,这时我们在贴处理签时就更加不能模糊不清、界定不明了,我们要把处理意见落实到具体的科室甚至是具体的人。同时,在贴处理意见的时候,要做到上面安排什么、需要什么,下面就落实什么,切不可漏项,以至于有的工作没有人来抓。
! @3 p! x1 [+ a0 _8 V3 {
5.要注意全程跟踪。处理的件多了,有的时候容易忘记、漏件,特别是当程序比较复杂,而且领导又经常不在家的情况下,这时就需要你随时记录件走到哪个位置了,什么时候走到哪个位置的?如果一两天领导还是没签出来的话,就要去提醒,因为很多时候领导也非常忙,件也非常多,他忘记了但是你不能忘记,你要做到随时跟踪、督促。
7 S' K7 L* t9 V: l. d' g
6.要注意将领导批示件再次往回走一次程序。这个事情对我的印象是非常深刻的,因为这个事情,当时领导大发雷霆还严重批评了我,说领导签发了的件,结果是什么他都没看到。但由于当时我主观的以为这个件是从他那里走出去的,我没必要再次把件往回走一次,自我认为只要我们按照领导的批示办了,再将办理结果按程序送审就好了。因为这点考虑不周全,造成领导在时间统筹上不好安排,也造成了领导之间的误会,以为我们直接跳过他搞工作。因此,汲取这次教训后,在以后的办件中,只要是市委那边领导签发的,不管是同拟还是有批示精神,我都会一层一层的再次往回走件,向领导反馈最终处理结果。
) A& K7 k) C7 t! @6 g2 S1 Y; g
7.要注意分门别类存档。领导签发件走完后,不能乱堆乱放,可按照不同单位、不同字号等方式进行存档,并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中,一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员,并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导,让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实,也可以查看到是哪个环节出了问题,可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。
( M* {0 @0 ?+ c
8.要注意发文事项的核对。在收到发文前,文秘人员首先要仔细查看领导签发件,要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号,什么文件需要什么字号等,待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意,虽然签发文件经过了很多道的程序,但是到文秘人员手中,还需要进一步的校对,而且在印刷之前一定要先印一个样本出来,多请几个人看看,帮助核对,在发文时,还要保证所有单位都已下发,不能遗漏。
5 M' f4 r7 f" i: R& m& [
【二】办会
: r; U/ k. i6 a( H% `3 _4 c
1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素,并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作,提前谋划好,并在干完本职工作后再去帮助其他人,这样才能尽量减少工作上的失误。
: ~# V, o9 j9 z# Y+ J2 ]( e& r
2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗,悬挂会标,摆放花卉,摆放桌椅,清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试,确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位,特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。
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显身卡
踏浪
发表于 2015-8-23 20:53:16
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要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗,悬挂会标,摆放花卉,摆放桌椅,清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试,确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位,特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位
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xuetingxun2010
发表于 2015-8-29 12:31:33
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受益了,谢谢分享,成长过程中正需要。。。。
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显身卡
我要升职
发表于 2015-9-10 10:46:47
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值得学习,希望能在这里不断成长
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上官石龙
发表于 2015-9-10 11:43:16
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要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗,悬挂会标,摆放花卉,摆放桌椅,清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试,确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位,特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。
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万仓绝侠
发表于 2015-10-29 09:26:24
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好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗,悬挂会标,摆放花卉,摆放桌椅,清扫卫生。会场
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thor
发表于 2015-10-30 08:36:01
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办文 办会是办公室从业人员的两个重要事情
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城市小兵
发表于 2015-10-30 08:52:53
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看看,他山之石可以攻玉
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