写好公文,本人认为要着重解决好三个至关重要的问题:
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一、解决好形似、神似的问题
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什么是形似、神似?大家联想一下画画。画家画人物,特别是我们熟悉的人物,有的画的像,有的画的不像,这就是形似问题;有的画的像,但神不似。比方说,画人物,不能光画得像,这里面还包括人的气质、威严,这就是神似问题。作为公文来说,也有形似、神似的问题。大家看到有些公文,感觉不象公文,不符合文种的要求,可能在体例上不像,或者说某一部分不象。打个比方说,下一个简单通知,它的基本体例是:首先有个标题——关于****的通知,然后下面有抬头,比方说各乡镇党委政府。接着写通知的内容,有些通知很简单,什么时间,什么地点,开什么会,什么人参加;有些通知属于安排布置工作的性质,就比较复杂了。作为一个文秘人员,要起草好一个通知,首先要清楚通知的基本要求。
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$ `3 R# ?- S& l0 \) F8 Z0 F& Q公文写出来不象公文的样子,这是初学者、入门者往往碰到的第一个问题。因此写好公文特别是对初学者来说,第一步要解决形似问题。形似通俗说就是照着葫芦画瓢,要符合有关要求和每个文种的具体要求;第二步要掌握神似。要符合公文写作基本的规律。这个规律很复杂,包括体例上、谋篇上、语言上、风格上等任何方面都有规律性。对公文写作的基本规律来说,有些东西不好说,要靠体会,互相交流,在交流的过程中能领悟到神似问题。要把公文写作达到得心应手程度,这些规律性的东西要探讨明白。这非常不易,不是一天两天的事,要需要一年两年,甚至可能一辈子也探讨不明白。因此写好公文必须要下苦功夫。
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, m: ^1 V8 R9 k* |5 X' X/ s+ ^% b如何做到形似、神似?没有别的办法,就是要研究公文写作的基本规律。公文写作的基本规律有两方面:一是公文本身的规律;二是公文内部各文种的规律。
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本文重点分析研究公文本身的规律。为什么要重点分析研究公文本身的规律?原因有两方面:第一,这是牵涉公文的本质属性,是首先要明确的;第二,文种之间的规律,以公文本身的规律为基础,同时也比较复杂。
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7 J, a3 }# P! y; @: C! D9 o任何事物都有规律性,公文写作也不例外。通过认识公文的特性,来更好地把握公文。规律性包括两方面:一般规律性、特殊规律性。一般规律性就是和它属于同类型的事物,是文章的范畴。文章涉及的要素、一般性要求对公文是适用的,说到文章都有主题、中心思想。特殊规律性比较复杂,需要逐一分析。下面重点探讨一下公文的特殊规律性。特殊规律性 是公文自身区别于其它文章、有自己独特的东西。认识了公文的特殊规律性,可以说基本把握了事物本质所在。
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. A$ a) s( |6 U3 r7 j: c* n目前,网上、书刊对公文下了些定义。从实践方面研究,定义并不重要,对公文的认识随着写作会不断地加深。公文是什么?公文是特定的主体——党政机关、企事业单位等组织在安排部署工作、实施领导过程中,对下级、上级、群众形成材料,让大家都知道应办什么,为什么要办,应干到什么样。这是笼统地说,牵涉到每一种文种,都有特定的目的性。说公文内涵时,联想一下和其他文章有什么不同。关于公文的特殊规律性,今天用对比分析法,进行文学、新闻、公文三种体裁的分析。
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' Q3 x; H+ `- n. h" ~: h+ }(一)对象不同。文学的对象是读者,不是强制性的,是自愿的。新闻的对象是大众,带有一定强制性。公文的对象是下级或组织,还有上级。重点说下级,发的文件都是特定于管辖范围内的乡镇、部门,上级要求下级应干什么,干到什么样,强制性要比以上两种大得多。
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+ M8 I& Q0 t5 `6 a(二)内容不同。文学就是讲一个故事,可联想到古典小说《水游传》、《西游记》;新闻是说一件事情,比方说报纸上报道一条消息:党的十六届六中全会将于×月×日在××召开,就是在说事情;公文是谈一项工作,比方说,半年总结时,书记、市长讲话,就是总结上半年工作,布置下半年工作。
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(三)特点不同。文学的特点是抓心,作者在讲故事过程中扣人心弦,令人心潮澎湃。比方说古典小说分章目,欲知下回如何,且看下回分解,就是为了吊胃口。其它文章则没有这种形式。新闻的特点是抓眼球,抓住听众、观众,第一位要看标题,目的是引起关注,讲新鲜、新奇、新发生的事;公文的特点是抓脑,比方如领导讲话,领导要安排某项工作,首先讲为什么,目的是通过讲述这件事的原因、需要,让大家认识到重要性,非办不行,引起思想重视,思想认识问题解决了,行动上就有力度。
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+ d) c( S8 f X7 Y(四)目的不同。文学的目的是让大家有所感悟,有所思考,认识一个道理,比方说《西游记》,不同的人有不同的体会,从不同侧面得到某种体会;新闻的目的不是感悟,主要宣传、教育大众。在我国新闻舆论有党领导,新闻宣传就是告知,让你知道某件事。比方说,宣传英模人物,就是让全社会向他学习;公文的目的是为了落实某项工作,提出要求后让大家照着做,要求的对象是下级、组织。
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' c7 Q G3 x8 e. M' b3 ]5 }: g(五)构成要素不同。文学是讲时空的变化,什么时间在什么地点发生什么事;新闻的构成要素是时间、地点、人物、事由、过程、结果,当然有的要素可省略;公文的构成要素是为什么干,怎么干,干到什么程度,怎么来干好。
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# |- s; S( f+ u; c! C(六)风格不同。文学是一种活泼、鲜活的体裁,多采用描述、描写、刻画的形式,讲究细节,形式灵活多样,有正叙、倒叙、插叙;公文是一种实用文体,与工作紧密联系,特点是庄严,语言讲求准确,表达不能模棱两可;新闻介乎两者之间,有活泼的一面,也有朴实的一面。
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* L/ D. v! Z! `$ \1 j9 _公文与其它两种体裁相比有独特的地方。这不是人为造成的,而是公文在形成过程中,适应工作的要求,经过多年过程,形成公文特定的东西,它的这种规律性有它的必然性。只有这样,才符合公文的要求。公文要求语言简练,就是因为形成文件时,为了提高工作效率,既说明白又符合公文自身要求。
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( A8 @, ?% k4 `/ {5 n/ R以上从三者的对比来认识公文自身的特殊规律性在哪里。其实它的特殊规律性也是我们写作公文的基本要求。写一个材料要看对象,下面面对的听众是哪些人,如果是老百姓,就是老百姓的说法,不能太文。内容要把握准,要抓住公文的特点。
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公文相对于其它两种文体的特殊规律性我们已经清楚。同时,从公文内部来说,以上又是公文的一般规律。就是公文当中,不管是什么文种,它都具有了文种的一般规律性。各文种之间同时又有区别于其他文种的特殊规律性,各个文种的特殊规律性,也是文秘人员应该研究的,因为时间关系,这里不可能一一分析。比如,讲话、典型材料、调研报告、下发通知等等,各自都不尽相同,我们要逐一进行研究。
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9 l) q3 N3 n7 ~理性层面,在实践侧面就是动笔写作。按照唯物辩证法的说法,就是理论和实践相互促进,即对规律性有了认识、把握,然后运用于实践,接着再认识,再实践,就可以逐步达到形似、神似的境界。概括一句话,要抓住公文写作的规律,抓住了规律,写材料的自觉性才会强,才会符合公文的基本要求,才能出现得心应手的境界。
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二、解决好不走偏、不撇把的问题
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6 [$ P$ {1 N! `经常写材料的同志经常会碰到一种情况,写出材料后领导看了不满意要重写,或提出一部分重写。这是因为领导关心、关注的事没提到或几笔带过,出现这种情况,就叫走偏,犯了方向性的错误,这是大忌。原因很多,可能立意不高,意思说到了,但站的高度不行;可能重点不突出;可能特色不鲜明,老一套东西多、也有可能语言不过关,表述不准确等等。
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8 K0 A9 \- }% X- h3 r! V) a如何避免以上现象?我认为要强化三种意识:即领导、工作和全局意识。
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& P4 f& A% P- x; q- Y2 m8 O/ I(一)领导意识
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( q+ K% w8 Q4 p/ X" s: l7 n要站在领导的角度,而不是站在秘书的角度去看问题、想事情。一个优秀的文字秘书,应当具备领导思维。一个秘书知道领导心里想什么就是一个好秘书,一篇公文说了领导想说的事就是一篇好公文。
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" D' q' r; q/ P4 Y' T为什么要这样?道理很简单。一是公文的内容就是领导的工作对象,二者相一致,领导所想的和要做的就是这篇讲话要写的。领导提的意见往往是从工作角度提出的。二是公文最终要转化成领导行为。秘书写讲话,要通过领导的嘴讲出来。角色是秘书,要求站在领导的角度。作为主观来说,要努力接近领导,与领导思想合拍。要想把工作写明白,首先要站在领导的角度把工作想明白。历史上秘书与领导有重合现象,毛泽东是公文写作的典范,《毛泽东选集》好多都是他亲手动笔写的。他的许多工作安排是通过公文形式来实现的。在这种情况下,他既是一个领导者的身份,也是一个文字写作者的身份。随着社会的发展,分工的不同,分工越来越明确,领导和秘书的分工实现分化,领导要讲的话通过文字人员的辅助作用起草出讲话稿,领导根据讲话稿再进行发挥。说和写关系是一致的,有些领导同志没写过材料,但说出来与公文写作的要求基本上是一致的。
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