负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

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一、会议记录3要素

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1、准备工作细致到位（前期）

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      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

决议等做到心中有数。

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      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

3 t( }3 i. o( `$ W, n 8 P) i, l. S* c# ~$ ~; B4 C% X3 L0 v

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

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2、记录完整真实

. f& x3 p3 V3 s" W) f- F& y- l3 G' o7 d

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

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 3、整理准确及时

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      会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

) h. G2 \) N9 t" [ / D) w. I4 x* n+ ~& H/ Z

      一是对记录内容查漏补缺；

. O8 U3 a' M% J; G6 q, P+ ]

      # T8 j6 Z! N9 ^ O, @二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

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      8 H; g4 o- P: `- j% B7 l+ |2 l三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

( o7 M( F& o. }: ?7 o* q/ s

 

二、电子邮件4提示

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 1、信箱名称

       . c" k# V) W) _% z, J5 E" V首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

2 V& J2 U& w# y' r7 ^) u

 

2、邮件标题 

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

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9 N( J6 A- g9 J* g" G q1 t* J , y+ {5 K5 S4 z4 G( }& l4 `' t) w

 3、邮件正文 

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       8 r3 F' |2 y. G& O9 b邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

/ _: t! J; r! f9 _) Y* c( @ # a9 F- r, v5 j5 L( N; Z6 }2 o

       % E8 b) L: B9 Z) J+ y, L& W行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

* w# O# o$ y6 {0 | 7 K# R! R) l, b* d+ `: t, V/ o5 e

 

4、邮件附件

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       - G. Q( \; f& `) l& j5 E名称清晰规范，注意反复核查。

9 Q" w$ ~9 Y' G5 z9 X* K7 R# h . @; z. { l0 M/ H: e) ~' K

       注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

1 R: i# l/ R4 P! f" G5 @, K $ a- q& Z1 ]4 k( W3 q$ ?, P

       提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

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三、负分公文5宗罪 

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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

1.文种选择错误

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       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

3 i( V: _+ p: n , W6 m( f$ a% ?$ D" Z

       公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

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   （1）文种选择的重要性

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       在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

8 v" ]+ \% D6 x# d+ k5 J

       * v, F& S* n. H公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

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   ' K9 }6 {: u# c8 u9 K, J0 {- V（2）常见错误例子

* g# h. a- ]$ V% q- z1 ]

        . ~9 q- L6 r& F/ i8 Ka.错乱

, a( ^4 ?! F* \6 \

        0 }! g! i& S$ ]1 v4 x如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

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        0 V$ }1 l9 @6 m8 G: ], l" Kb.缺失

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       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

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        c.非法

       ! A+ t0 ]1 y/ n+ P5 |) I; \超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

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        d.重叠

5 C9 Q) P e9 u$ z- R! C

       故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

 

2.重要信息重复或者失误

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        “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

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3.核心词汇使用混乱 

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       蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

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4.内容冗长，关键信息严重滞后

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       ' ^( [& Y( U+ ] N, b" F' v特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

 

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5.修饰性词语贫乏单调

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       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

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四、结语

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       8 V+ m9 W7 B \7 H, M希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!

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