做好办公室信息工作的思路和方法

做好办公室信息工作的思路和方法

+ Z9 b$ D2 w/ ^+ H$ B) M4 a　 　　信息工作是办公室的一项重要工作，对辅助领导决策有很大的帮助。这项工作说起来虽只是“收收整整”，但真正做好也不容易。在实际工作中，只有形成正确的思路，掌握有效的方法，才能提高信息服务水平。笔者总结几年来的工作经验，有几点思路和方法与大家共同探讨。 　　 　        　一是深化思想认识。信息工作重在反映情况，这毋庸置疑，但不能仅停留在这个认识层面上。从信息范畴来讲，可分为内部信息和外部信息。内部信息重在反映内部全面情况，但还是解决内部问题的有效途径，这一点不可忽视。搞内部信息既要总结经验和做法，还要反映矛盾和问题，“报喜”又“报忧”，报成绩可以得到上级的认可，报问题又可以使问题得到有效的解决。实际工作中解决问题的途径有很多，但往往层级较多、程序较多，有些问题容易造成积压，不能及时得以解决。而信息渠道有独特的优势，因为及时性就是信息的突出特点，通过信息渠道反映问题可以很快地直接反映给领导，只要是真实的问题、重要的问题、必须解决的问题，领导是会立刻做出决策的。外部信息重在反映外部环境的变化和影响，由于种种原因往往不被重视，但实际上收集与自己单位相关的外部信息十分重要。外部信息在一定程度上也可称为情报。在战争时期，拥有准确、及时的情报会决定一场战争的胜负；在和平时期，仍然有各种间谍被政府或企业重用，他们获取的有效情报直接影响着政治或经济活动。从事情报工作的人员，通常都以很强的观察、分析、总结、判断问题的能力被政府或企业认可。因此，认为信息工作只是“收收整整”的人，一是认识不到位，二是看不起自己。信息工作十分重要，整个过程都是工作人员能力和价值的体现，在一定程度上可以说他们从事的是一项战略工作，做好了这项工作对辅助领导决策有很大的帮助。同时，对自己的成长也非常有利，因为从事信息工作的人员离领导比较近，所做的成绩领导会看在眼里、记在心里。 　　 　　
       二是坚持供需结合。通常的信息工作，一方面要把下面的信息收集上来，为本级领导所参考；另一方面要把本级的信息报送上去，为上级领导所参考。领导对工作人员收集整理的信息是否感兴趣，这里就有个供需结合的问题。采编信息必须抓住领导的需求，就是本级领导关注什么，上级领导关注什么，找到供需的结合点。这个点可从以下几个方面来找：第一，从会议中找。从中央到地方，从上级到下级，每年都要召开不同类型和规模的会议，工作总结会、任务部署会、经验交流会，有全年的、有半年的，有长期的、有近期的，这些会议的内容都是很重要的，也是大家十分关注的。信息工作人员要及时了解会议的主题和精神，掌握会议安排的工作任务，领会领导的指示要求，结合本单位的贯彻情况，找出信息选题的供需结合点。第二，从公文中找。公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和回答问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，它所承载的东西是大家必须学习和执行的，信息工作人员可从中进行选题。这里提到的公文，包括上级的、本级的和下级的，都要认真地学习研究。在方法上可以坚持略读和精读结合，抓住重点和要点，避免花费过多的精力。第三，从调研中找。一方面，关注领导的调研活动，领导调研都有他们的目的，在调研过程中也会发表一些意见或提出一些要求，通过及时的了解掌握，可以发现上级、本级领导在某个阶段关注的重要问题。另一方面，自己进行调查研究，全面了解真实的情况，善于发现存在的问题，掌握基层想反映的问题，找到上下需求的结合点。此外，通过电视、报纸、网络等媒体，也能得知一些重要的情况，从中去找信息采编的要点。 　　 　　
- c$ m: V. f4 t" n( x         三是把握报送时机。信息的时效性非常强，有些信息在一定的时间段内有价值，过了这个时间段就没价值了，对大部分的信息及时编报就行了，但有些信息也需要选择合理的时机编报。比如，月度、季度、年度工作任务指标的完成情况，工程项目的实施进展情况，召开的重要会议，举办的重要活动等常规性信息，时间到了或工作完成了就要立即编报，但要避免“超前报”，人为地把工作提速、把成绩夸大。有个例子可以给大家一些启示：深入学习实践科学发展观活动刚进入第二阶段，一些单位就报了取得丰硕成果的信息，是真的还是假的暂不说，单是这种做法就很容易给领导和群众留下作风不实的印象。对于重大突发性事件，必须及时上报信息，越快越好，这项工作是有严格要求的，必须按照程序严格执行，来不得半点马虎和拖延。对于一些问题性信息，有时也不是及时上报了就能解决问题，需要选择合理的时机，因为这类信息大部分涉及要钱、要物、要政策的问题，报送起来须慎重。比如，A地区油气管道腐蚀严重或超期服役，由于资金紧张不能及时更换，存在随时泄漏的安全隐患，通过正常渠道上报更新计划，但批复过程缓慢。这期间，B地区一条油气管道因泄漏造成严重火灾，造成了较大的经济损失和不良的社会影响。于是，A地区的办公室信息工作人员抓住这个时机，立即上报了油气管道存在安全隐患急需更换的信息，上级领导看后及时组织研究，很快解决了问题。这是一个选择时机报信息的好例子。

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油气管道安全隐患急那个例子，很贴切，有启发。

可以从开源节流的角度分析

上级领导看后及时组织研究，很快解决了问题

三是把握报送时机。信息的时效性非常强，有些信息在一定的时间段内有价值，过了这个时间段就没价值了，对大部分的信息及时编报就行了，但有些信息也需要选择合理的时机编报。比如，月度、季度、年度工作任务指标的完成情况，工程项目的实施进展情况，召开的重要会议，举办的重要活动等常规性信息，时间到了或工作完成了就要立即编报，但要避免“超前报”，人为地把工作提速、把成绩夸大。有个例子可以给大家一些启示：深入学习实践科学发展观活动刚进入第二阶段，一些单位就报了取得丰硕成果的信息，是真的还是假的暂不说，单是这种做法就很容易给领导和群众留下作风不实的印象。对于重大突发性事件，必须及时上报信息，越快越好，这项工作是有严格要求的，必须按照程序严格执行，来不得半点马虎和拖延。对于一些问题性信息，有时也不是及时上报了就能解决问题，需要选择合理的时机，因为这类信息大部分涉及要钱、要物、要政策的问题，报送起来须慎重。比如，A地区油气管道腐蚀严重或超期服役，由于资金紧张不能及时更换，存在随时泄漏的安全隐患，通过正常渠道上报更新计划，但批复过程缓慢。这期间，B地区一条油气管道因泄漏造成严重火灾，造成了较大的经济损失和不良的社会影响。于是，A地区的办公室信息工作人员抓住这个时机，立即上报了油气管道存在安全隐患急需更换的信息，上级领导看后及时组织研究，很快解决了问题。这是一个选择时机报信息的好例子。

有些信息在一定的时间段内有价值，过了这个时间段就没价值了，对大部分的信息及时编报就行了，但有些信息也需要选择合理的时机编报。比如，月度、季度、年度工作任务指标的完成情况，工程项目的实施进展情况，召开的重要会议，举办的重要活动等常规性信息，时间到了或工作完成了就要立

厚德载物自强不息行胜于言

信息的时效性非常强，有些信息在一定的时间段内有价值，过了这个时间段就没价值了，对大部分的信息及时编报就行了，但有些信息也需要选择合理的时机编报。

A地区油气管道腐蚀严重或超期服役，由于资金紧张不能及时更换，存在随时泄漏的安全隐患，通过正常渠道上报更新计划，但批复过程缓慢。这期间，B地区一条油气管道因泄漏造成严重火灾，造成了较大的经济损失和不良的社会影响。于是，A地区的办公室信息工作人员抓住这个时机，立即上报了油气管道存在安全隐患急需更换的信息，上级领导看后及时组织研究，很快解决了问题。这是一个选择时机报信息的好例子
6 f0 ?! d9 e* Z9 ^' C& g. I3 j说的不错

一方面，自己进行调查研究，全面了解真实的情况，善于发现存在的问题，掌握基层想反映的问题，找到上下需求的结合点。此外，通过电视、报纸、网络等媒体，也能得知一些重要的情况，从中去找信息采编的要点。