你汇报的次数，永远少于领导对你的期望

要更好的实现自身的价值，有两个因素至关重要：一是始终保持学习和研究事物的热情；二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。

 

【领导交代的工作件件有着落、事事有回音。】

领导把事情交给你了，即使是小事，但事实上这件事还是脱离了他的视野和掌控，和他亲自去办事完全不同的，他无从知道办了没有、办到什么程度。所以要注意确保领导交代的工作件件有着落、事事有回音，让领导放心，随时掌握工作进展情况。

材料送到了、会议通知到位了、用车安排好了、机票订好了……都给领导发个短信。正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事，才积累起领导对你完全的信任，最后才换来他放手让你去做大事的信心。

 

【你汇报的次数，永远少于领导对你的期望。】

假如你不经常跑去说说，领导如何了解你的工作进度，如何给你指派新的任务，或及时修正你的错误？

另一个角度来说，任何一个领导都比较看重两样东西：一是他的上司对他的信任；二是他的下属对他的尊重。不经常汇报也许会被误认为不把领导放在眼里。需要汇报的事情也许没有那么十万火急，但及时汇报事一种姿态、一种态度。

有事没事去找领导聊聊，处理公务第一时间汇报，遇到特殊情况去请示领导意见和想法再做决定，出差在外及时报告工作进展，回单位第一时间向领导作汇报。

要永远把自己的工作当成最重要的；对于汇报，要永远保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说、追着说、理直气壮地说。

管理体系是一个自上而下的严整系统，讲的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果是由上级和领导来评判的，向领导汇报工作时自然而然、顺理成章的。

 

【如何向领导作工作汇报？】

汇报工作几个要点：

1.先说结果，如果领导想了解过程，再说缘由。

2.最好提前准备一下书面材料，一是显得工作扎实细致，二是有材料可以作为汇报的提纲，三是有凭有据，清楚直观，四是可以留下给领导作为参考材料，印象更为深刻。

3.汇报要有侧重点，有的事情只需要汇报办理结果，有的需要汇报处理的方法进程，有的还需要分析存在的困难问题和下一步对策措施。讲领导最关心，最感兴趣的地方。

4.逻辑要清楚，最好有一二三四。首先要思考领导对这项工作的要求是什么，这项工作目前进展情况如何，还有哪些问题需要解决等。在此基础上认真梳理好汇报要点，合理安排内容顺序，做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不顺。

5.拿出方案和办法来。汇报时尽量说出自己的想法，不要直愣愣的问领导：这个怎么办，那个怎么做，我该如何是好？一方面，你是最了解工作全貌和进展的，你不说怎么办，却让领导说怎么办不是很可笑吗？另一方面，你完全没有自己的想法，着实显得很低能，不堪大用。有想法有建议，足以说明你思考了，只是你这个方案不是最佳的而已。在汇报工作时，最好事先做好工作，考虑出几种解决方案，说明每个方案的特点，给出倾向性意见，当场请领导定夺：领导您看妥否？

 

【没领会的问题大胆询问】

领导在做指示，秘书们在认真记录的同时，一定要对没有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。

有经验的办公室人，往往一边接受任务，一边积极思考；对没有听清楚或领导表述模糊的地方，第一时间确认；对贯彻意图时可能出现的多种情况，及时提出来，让领导能给予明确答复；对领导意图中可能出现的偏差，该纠正的纠正，该否定的否定。只有这样，才能为接下来落实指示打好基础。

不懂就上问是必须的，不动脑筋张口就问又是禁止的。在提问之前得先在心里想想法子、打打草稿，在有准备的情况下提出问题。

面对领导大家都有畏难情绪，有时候是因为惧怕权威，有时候是因为不想承担工作，有时候是因为太在乎领导的看法。总之，不少人都习惯躲着领导走，多一事不如少一事。但其实，领导也是人，也有交流的欲望，自然是和谁沟通多，对谁感觉上就越亲近。当然，现在是信息时代，沟通不光是当面沟通，发个短信、回个微博、微信、点个赞，也都是点滴的沟通。

 

【眼力见儿是办公室人的核心竞争力】

要说练就眼力见儿，最根本的还在于心态，一种随时随地“搞服务”的心态，也就是说，要把自己的姿态放低，时刻想着，怎么去照顾别人，怎么顾及到别人的感受和需要。树立服务的意识和心态绝对是有眼力见儿的前提，对办公室人来说至关重要。

如何过自己心里这一关，说服自己把自己的姿态放低点，这里介绍个“小诀窍”：当你面对领导时，不要把领导只理解成工作上的上级，好像讲服务就是献殷勤似的，而是要把领导当成是你的长辈和前辈。一般来说，很多领导都是和你父母年纪相仿，即使年轻点的，也比你的哥哥姐姐还要大些，而且，他们大多是在某一领域取得了突出成绩的人、优秀的人。他们是生活中、工作中的长者和尊者，是值得你学习和亲近的，抱着这种心态去和他们相处，带着感情工作，自然姿态就会摆放的低一些，服务意识自己就冒出来了。

 

【面对批评和委屈，当场声辩就是作死】

有时候挨了批评，但其实错不在你，满腹委屈无从诉说，有时候你什么都没做错，领导就是心情不好，抓住细枝末节叨叨半天。面对批评，有些办公室同事意气风发、年轻气盛，不管场合，第一时间跳起来辩解，有时候还会跟领导顶两句嘴，把领导搞得灰头土脸、下不了台。

无论什么理由，面对领导的批评，尤其是公开场合的批评，都先要应承下来。因为领导一方面当然代表他个人，另一方面更重要的是代表着单位和组织，代表着自上而下的管理方式和运转机制，当场声辩无疑没有考虑到维护领导权威这档子事。

当然，不主张声辩，不是要你混淆是非曲直，更不是要你永远闭嘴。到了私底下，单独汇报一次，写个邮件，发个短信，把情况向领导如实陈述，争取他的谅解，这是理所应当的。

如果真的做错了事情，被批评是应得的，可以愧疚自责，但用不着恐惧。挨批评未必是坏事，也许还提高了你在领导面前的知名度，也大可借助被批评的问题，比以前更多的去请教领导。此外，把失误作为深刻的教训，认真反省，自我检讨，以后做事情前反复考虑。一旦遇到急难险重的任务，主动请缨，坚定不移地完成，交一份满意的答卷，以往萦绕在你身上的偏见和差评自然会烟消云散。

来源：走路带风的陈小马

《秘书工作手记》读书笔记整理——2017年7月

 

· 把你的工作做成一门手艺。

· 要更好地实现自身价值，有两个因素至关重要，一是始终保持学习和研究的热情。二是至少找准一个领域，持之以恒，久久为功。

· 如果想收获更多，那么就来写写自己的工作手记，记下自己在办公室的行和思，一段时间后，你的收获会超过你动笔时的想象。

一、第一章

件件有回音，事事有着落。为的是让领导放心，随时掌握工作进展。

· 事无巨细，对领导交代的事项一律回复反馈

· 从人性的角度看，任何一个领导都看重两样东西，一是上司对他的信任，二是他的下属对他的尊重。作为一名领导，判断下属是否尊重他的一个重要标准，便是下属是否经常向他汇报工作。

· 尽量给领导更多的尊重，有事没事去找他聊聊，处理公务第一时间报告情况，有一些特殊情况先请示他有什么样的意见和想法再做决定，出差在外，及时报告工作进展，回单位第一时间向领导汇报工作。

· 首先，要永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性。其次，对于汇报，永远要保持一种等不起坐不住慢不得的紧迫感，抢着说追着说理直气壮的说。

· 面对领导，有些地方应该学会柔软，避开坚硬的伤害，而有些地方又应该强硬，用风骨赢得他的尊重。

· 事情要干好，更要会汇报：先说结果；最好有书面的材料；亮点要浓墨重彩，分清详略（要掂量轻重，把握分寸，选择领导关注度高牵涉面广的要务及时详细的汇报，对于其他具体的事情，可以在领导不忙时集中做一个简要反馈），逻辑要清楚，最好要有一个1234，拿出方案和办法来。

· 指示是皮，意图是肉。忠实、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领，发散理解和执行是最高纲领

· 原则：一、没有头绪，把握不大，就认真按原话落实。二、从领导的观点中发散（平时多留意留心领导的言谈）。三、从参与中发散。四、从领导个性中发散

· 没听清也不敢问领导，早晚要出大篓子。不懂上问绝对是好习惯。领导做指示时，在认真记录的同时，一定要对没有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。没听清楚的地方，第一时间确认；对贯彻意图时可能出现的多种情况，及时提出来，让领导能够给予明确的答复；对领导意图中可能出现的偏差，该纠正的纠正，该否定的否定。只有这样，才能为接下来落实指示打好基础。

· 认真思考必须紧紧围绕领导的意图主旨，大胆提问必须使用谦虚探讨的口气

· 不懂上问是必须的，不动脑筋张口就问又是禁止的。问之前先在心里想想法子、打打草稿，在有准备的情况下提问

· 包容心--如果内心排斥领导，疏远领导，惧怕领导，甚至话不敢说，气不敢喘，你就很难从领导身上学到东西

· 多上问，多请教，才是有活力，有闯劲的年轻人最正面丰满的形象

· 养成随手拿本子的习惯，领导说话时集中注意力倾听，随手奋笔疾书，即使是即兴发言，也要详细的记录下来，以后备用。在办公室用大本子记，出门在外拿小本子写。

· 眼力见--眼力见主要描述一个人善于察言观色、为人殷勤，还很有礼貌的素养。是一种善于帮助别人，让人感到舒适和受尊重的行为，说白了就是善待他人、乐于助人

· 要把姿态放低，一种随时随地“搞服务”的心态，时时刻刻想着，怎么去照顾别人，怎么顾及到别人的感受和需要（看到了想不到，想到了不愿做，是眼力见的绊脚石）

· 诀窍：把领导不仅理解成上级，而要看成长辈和前辈，发自内心的尊重、钦佩，别人看在眼里，懂得你的细心关怀，自然你也就能赢得别人的尊重

· 关于挨骂-人在职场飘，哪能不挨刀

· 办好事，提升能力永无止境；做好人、洞明世事同样永无止境。体现工作能力和尊重领导并不矛盾，可以兼顾好

· 开会发言，在发言的开头或结尾多体现领导和同事对自己的帮助，多给别人美言几句，多说自己在集体中的成长，这样的话小领导一般不会有意见

· 无论什么理由，即使不是自己的错，面对领导的批评，尤其是公开场合，都要先应承下来，当场声辩就是作死（权力来源于权威，领导一方面代表他个人，另一方面还代表着单位和组织，代表着自上而下的管理方式和应变机制）

· 批评不可怕，关键是要有面对批评的方法。只有应对得当，才能最大限度的消解批评的负面效应，有些时候，还能把坏事变成好事。一、不能让这件事成为心理阴影，导致不敢面对领导、不敢做事。二、虚心求教，比以前更加频繁的接触领导，依然落落得体，有礼有节，经常请教，找领导把关，要虚心。三、积极为领导分忧，争取立功机会

· 即兴发言“四个有”：

· 有准备----开会时，一方面要对发言人讲了什么，竖起耳朵听，拿起笔记录，为之后的发言积累素材；另一方面，初步构思，考虑到要针对什么问题发表看法，自己讲哪些内容。

· 有态度----“感谢（感谢领导给的发言的机会，之前大家的发言受益良多，关键人物点一遍）+自谦（简单谈下看法，不对的地方请大家多包涵）+认同（表扬别人，肯定他们的发言或者做法，尤其谁谁说的。。）”，

· 有说法----每个部分的标题更简短，是高度概括的、朗朗上口的、文辞优美的“专有名词”，有逻辑性

· 有爆点----即幽默点，抖包袱，在“笑果”上下功夫

· 温暖人心

· 一个诚挚热情的、充满精气神的、完整准确的招呼，会让你受益良多

· 精神百倍，字正腔圆的问候他人，充满精气神的问候，会把你的良好态度传播出去，你也将得到别人有温度的对待

· 怎样对别人说“不”的时候不至于撕破脸？一、认真而干脆----办不了+为什么办不了；二、态度坚定但语气温和（人都要面子，你得给人面子，不要随便拿刀子划别人的脸，所以最好的拒绝方式应该是坚硬的内核裹着柔软的外衣）--“下次有能力，机会合适的时候再帮忙”“之前领导说你们上次弄得很棒”多用商量的，温暖的，同情理解的、无可奈何的语气去拒绝，使人更容易接受这样的结果。三、中性的拒绝------拒绝同时提供可替代的方案。四、永远不要凌驾于自己的感受和需求之上

· 永远不要说别人家的孩子不行-------孩子的问题上，理智是个笑话，孩子是每个父母最软的一块肋骨

· 在孩子的问题上，最好做个善意的谎言者，多表扬，多点赞，少批评，少挑刺。除了坚决不说别人的孩子不行，还要主动的在孩子的问题上提供力所能及的方便，那别人更是感激在心（给带孩子的妈妈让座，下班时帮有孩子的同事盯一会等）

· 心花怒放

· 多说“请”和“您”

· 多找同事的优点，多夸赞他们，稍微过分一点也没关系

· 夸人不夸的别人脸红心跳、害羞害臊等于没夸

· 口头禅——“明白了，马上就办”，“你是专家，你的帮助太重要了”（多找人帮忙，并要记得感恩），“您对这个事怎么看”“要不您看这样行不行”“您稍等，我有点拿不准，我去确认一下”

· 日常

· 非常重要的一点：马上就办（一提高效率，二规避风险）

· 及时让大领导知道，反馈

· 案无积卷，事不过夜（不单是工作事务，还有人际关系，无未读短信，无未回电话）

· 出差：不停联系、协调、安排、服务——轻装上阵，做好充分的材料、物资准备（纸质、电子版，通讯录、领导名片、常用药、足够现金），提前做好功课，了解领导喜好，腿勤手勤、提前联系、有点眼色

 

第二章 习惯为王——培养办公室工作素养

 

· 三个习惯：

· 优势源于自动自发，凡事一定要主动承担，现在所做的种种事情都是在为未来打基础。

· 记日记勤写作。（每天下班后要把当天的事情记下来，日记要分条记）

· 乐于，并善于交朋友。（一个人能否成功，关键看他和谁在一起，认识朋友的多少和层次，决定了事业发展的走向和生存环境的好坏）原则：看重品格——如何对父母；建立信息库——记录朋友的信息，生日籍贯等；主动展示；当好听众——要谦虚，多交一些忘年交；满足对方——关注别人的需要，满足别人的利益，多聊别人的伟大。（一句总结：任何人都不能靠，寄希望于搞人身依附、在大树底下好乘凉或许能呈一时之快，却不一定安全，终究不是长久之策，只有凭自己的拼搏、进取、奋斗，才能真正让人生之树根基长青、枝繁叶茂。）

· 管住嘴、迈开腿、饮食贵有节、运动贵有恒——要有一个好身体

· 着装要给人稳妥可靠的感觉，因时因地制宜，契合身份和场合

· 很明显，拿精华时间干重要的事容易干成完成了重要的事，自己也变得重要，拿精华的时间干不重要的事，你不会有时间干重要的事，也就做不成什么重要的事——只有一条路，把工作当成最重要的事情，投入全部的身心和精力，完成工作，琢磨工作，提升工作，热情工作，要是没做到，就是在浪费精华的时间。

· 即使靠专业吃饭，做人也是一辈子的事业。办公室的工作对我们办事、为人的历练，绝对是人生的一笔宝贵财富。要认真对待社会关系，怀着谦卑的心去处事。

· 用自己的脑袋去思考，当这件事情自己独立完成的时候，该怎么去做。在旁边观察、学习，随时带笔记本。抓住一切的会议机会，从别人的讨论中积累。永远要做资料准备，永远要做记录。记录不是收集，要 学习、复习、反馈、丢掉。

· 如果一项工作可以在外面找到更加专业和精通的人，并且远远超过你的水平，你千万不能闭门造车，要善用市场

· 腾出时间更多的关注自己的核心价值：1.沟通——保持和领导、同事、协作单位的沟通；2、研究——研究自己单位的业务、研究自己的岗位，研究行业形势和大政方针，做好一个“土”专家；3、强化自己的特长

· 在办公室工作中，“找人帮忙”是一种必备的工作能力。

 

第三章 沟通

 

· 短信——1.收到别人的短信，一定要及时回复；2.姿态放低一些，不要让别人的短信成为来往的最后一条信息，事情说完了，再回复一个“笑脸'或谢谢；3.短信需要回复的，结尾要注明回复，还可根据事态的轻重缓急来建议下一次的联系时间，同时，注意一个主题不要分散发送，同一条短信不要多次发送；4.短信一开始要明确接收对象，端端正正的写上称呼，结尾要署上自己的名字等信息；5注意标点符号的使用，标点笑脸可以改变文字的气质；

· 几种发短信比打电话更合适的场合：给领导汇报工作时要条分缕析；有急事汇报时发短信事前确认是否有时间；非工作时间沟通工作时；需要提醒对方时（语气要亲切委婉，不可生硬）；恭维求人煽情时

· 电话本是办公室的命根子（电子版，纸质版，家里，车上都要放）

· 从朋友圈别人的状态里延伸到现实中的关心

· 打电话：要让别人听到你的笑意与和气，在一定意义上是比内容的组织和表达更为基础且重要的要求。1、调子高一些，语速急促些；2、要打招呼，恩啊恩啊的寒暄几句，再切入正题；3、打电话要先自报家门，接电话也要打招呼”您有什么指示“4、尽量让对方先挂，依依不舍的收尾，轻拿轻放

第四章 公文（还要再详细看下原书）

 

· 背诵《党政机关公文格式》

· 标题——千万别用黑体，一般用2号小标宋体，在顶端或红色分割线下空二行位置；分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应使用梯形或者菱形，若有副标题，破折号之后是三号楷体；标题应该和内容安排在一页纸上

· 正文——仿宋！3号仿宋

· 序号——“一”，“（一）”，“1.”“（1）”；一般是第一层u用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋字体标注，都是三号，都不用加粗

· 行距——每面排22行，每行28个字，并撑满版心。页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；行高固定值29磅；以上可以根据实际情况微调

· 看书看皮，读文读题——三个要求“做亮标题，写实正文、提炼主题句”

· 讲话稿最难能可贵的品质是内容扎实，言之有物——有一定的个性（个人）；敢于触及矛盾和痛处；把宏观的东西加以细化，把普遍性的要求加以个性化，这就要求注重细节的描写，做到有血有肉；事实胜于议论；举措具体可行

· 写公文，第一步是查、看、问、学、想、最后一步才是写

· 写完公文——念一念、帮一帮、放一放、查一查

第五章 宴请

 

· “尚右尊东”，注意老先生

· 会说话比能喝酒更重要——喝酒说话，不是一本正经谈方案，而是多说增进双方了解、融洽双方感情的话，喝酒的时候，拉近的是距离，培养的是感情；要以闲话为主，正事为辅（窃窃私语有时比洪钟管用）

· 一些礼仪——没有领导暗示，不要轻易代酒。自己职位卑微，记得多给领导添酒，就是要代，也要确认领导确实想找人代，还要装作自己是因为想喝酒而不是为了给领导代酒而喝酒；领导不胜酒力，谁敬你的领导，他们喝完后要马上回敬他，用比对方更多的量，去敬对方的领导；领导互相喝完才轮到自己敬酒；敬酒一定要站起来，双手举杯，可以多人敬一人，决不可一人敬多人；自己敬别人，如果不碰杯，喝多少可视乎情况而定，比如对方的酒量，对方的喝酒态度，切不可比对方喝的少，要知道自己是敬人。右手扼杯，左手垫杯底，自己的杯子永远低于别人；如果没有特殊人物在场，碰杯最好按时针顺序，不要厚此薄彼

· 点菜——一般提前了解对象的口味，先点好菜，（记得请领导审阅）然后请服务员报下菜名，看有什么忌口或者调整的

· 做一个懂行的吃货，不但能帮你点好菜，更能帮你讲好菜

· 点菜前问自己几个问题——为何吃？（宴请吃的是档次和接待标准，内部聚会吃的是气氛和实在）；预算；来宾的口味和禁忌；酒楼的特色

· 点菜礼仪——菜量要略大于够吃的量；汤、红白肉、鱼或者海鲜、凉菜、小点都要有，最好还有五谷杂粮、当地的特色小食；（高手还会判断每个菜盘子的形状来安排布局）；1.果盘和点心（瓜子、萝卜条、花生等清爽小零食）2、冷盘（宴请人数的二分之一，最好是偶数。下酒菜和普通冷食都需要，荤素都要，有女士在场要加一份偏酸甜或有趣的冷菜）3、热菜（数量和宴请人数相当，至少有一两个硬菜，热盘中头盘一般是一个比较清爽的菜，饭店的特色菜要有一两个，越咸越重口的放到最后上；鱼+海鲜；肉要以牛羊肉为主，尽量不要点猪肉；绿叶蔬菜放在后半段，最好是时令蔬菜；前面的汤要浓郁，后面的汤要清爽——顺口溜：“有菜有肉有水产，烹饪方式各不同，清炒、清蒸多两盘，煎炸、干锅、铁板、炖焖煲烤不重样，相似食材躲着走”4、位菜，可以根据情况而定；5、主食和甜点——主食最好上面食，一道干一道稀，也可以考虑粗粮拼盘或者饼类，不建议白米饭，甜点可以上榴莲酥或者香芋卷；6、酒水饮料——茶叶最好自己带，有女士在场准备酸奶、或者现打的果汁及玉米汁、山药汁；7、打包——点心可以多上点，假意吃不完让客人带走；8、买单时不要大呼小叫，要悄悄结账，确认**开头，告知领导司机结束，送客人上车，打电话确认是否到家

· 吃饭时注意每个客人的喜好，在平时要多用心

· 注意吃饭地点的停车情况

第六章 开会

 

· 事前——工作的实际需要（哪些单位负责，哪些单位辅助）；惯例（以前开过的类似的会议）；领导有哪些意见。总之，要等领导审定名单后再发通知

· 会议通知容易遗漏的几类人群：老领导；本单位的新闻部门；外地的分支机构；新组建部门

· 内容（会议名称，开会时间，地点，提交材料，着装要求等）、方式(可以考虑微信群）、时间（不能过早又不能过迟），是会议通知的三要素

· 对每一个部门或人员都要进行“确认”，而不是想当然的“自说自话，自做自事”，要通过对发出同志的节节跟踪和时时“确认”，确保工作无一遗漏。

· 会议议程——事项不能多，时间别太长，人员别太杂

· 为了让与会者更全面的了解需要上会讨论的事项，最好准备一个备忘录（最多一页纸，事项来源，争议焦点，请示事项，决策建议）

· 开大会——1、贵宾室（领导小范围会见，以示重视，尽地主之谊);2,在会场不能闲着，多方照顾，多方考量；3、考虑好出入和停车问题；4、背景板要注意散味；

· 开会只信烂笔头，不靠好记性——写会议记录或者会议纪要是很多办公室新人的第一课

· 开会前就要进入角色——尽可能多的了解会议的信息，比如会议的目的、时间、谁主持、谁出席，上一次会议的资料，抓住会议的重点

· 记录框架——

1. 开会的日期、时间、形式

2. 有什么人参与、谁是主持

3. 开这个会是要探讨什么问题

4. 问题的形式和现状是怎么样的

5. 提出什么解决方法或者观点

6. 达成什么共识

7. 还存在哪些问题

8. 后续工作如何开展

9. 谁负责什么事情，需要在何时完成

10. 下次的开会时间

· 记录不是录口供，要记要点，听明白要远比记下来更重要

· 趁热打铁整理记录——分类存档

 

第七章 高效办公

 

· 文件名越详细越好，而且各种称呼一旦用了就不要变来变去——例如“【公告】20170412喜羊羊局长在羊群大会上关于齐心协力整治灰太狼的讲话”

· 办公桌一定要收拾干净——向他询问某件事时，他会立刻从井井有条的文件箱中找出相关文件，当交给他一份报告或者方案时，他会插入适当的卷宗——办公室最重要的素质从来不是创造力，而是高效、精干、稳妥、整洁——总的原则是越光溜越好，东西越少越好——左边放未办的事，右边是已经办了的事

· 文件分类（原件类、批示类、资料类、借鉴类）

· 收到的名片全部扫描，优盘要固定在电脑上

· 文件处理方式——永远不要尝试一次把所有文件归位，永远不要尝试让所有文件系统保持完整和整洁，要做的是先处理、再整理、先收纳，再整理——可以分成三项：未完成事项、库存文档、参考资料——养成定期整理的习惯

· 办公室邮件六个原则——切记空白主题；正文（礼多人不怪——开头结尾称呼，短句为上简明扼要，语气要委婉谦恭）；认真对待附件（不要忘记贴附件、正文一定要对附件有说明、附件要有编号、较短文档附件，内容要在正文重现）；结尾要写好自己的基本信息；沟通确认  来源：办公室的秘密