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公文写作不过关,是因为还有这些“章法”没掌握

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二猫 发表于 2019-1-29 22:31:47 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

办公室是办文、办会、办事的主要平台,也是一个公司的形象和窗口,担负着承上启下、联系左右、协调各方的重要责任。任务千头万绪,但没有一件可以疏忽。任何小的疏忽,都可成为大的失误,稍有处理不当就有可能影响全局工作。从这个角度讲,文字处理、协调组织、沟通交流能力都是办公室工作人员的基本素质,是做好办公室工作的基本功。本文从文字资料组织入手,谈一下办公室人员应该具备的文字处理基本功。

办公室是出材料、出思路的地方,人人都应该具备一定的文字处理能力,即使不能成为“笔杆子”,也应该有基本的文字组织能力。从办公室的工作性质讲,工作人员虽然分工明确,但在具体工作中更需要协调配合,尤其是文字资料组织方面,无论是日常的文件初稿撰写、例行的总结报告报送、还是特定时段发言稿件的组织都需要每个人能说之即懂,懂之能写,写之能用。只有具备了这样的能力,才能组织好各类资料,完成既定的工作任务,更好地胜任办公室工作。


一、克服“三个”困难

做好文字处理工作,撰写精品材料,在文字处理过程中,就要从基础做起,切实扑下身子,从心理上克服三个“困难”。首先要克服“躲”的心理,对于初期从事文字工作的人员,开始接触材料撰写时,难免会有畏难情绪,这种情绪不仅会影响写作者的心情,也会影响材料的质量。所以要把材料组织和撰写当作一项平常工作,用平常的心态去对待,不要存在躲避和妥协思想。其次要克服“怕”的心理,有些人员在接到任务初期,因为没有头绪,总是觉得这项工作不好完成或完成不好,从心理上给自己太大压力,反而束缚了手脚,给材料完成带来困难。三是克服“闭门造车”的习惯,有些人员在明确具体材料任务后,习惯于靠经验和想象撰写。在这样的情况下,撰写的材料,思路上难免偏窄,有时也难免出现“假、大、空”的嫌疑,只有充分做好前期调研,改变闭门造车的习惯,才能更好地撰写好材料,展示办公室形象。

二、把握“三个”关键

克服了心理上的压力,材料撰写工作就开了个好头,正式进入思路整理和写作阶段。在这个阶段,要把握三个关键环节。

(一)要注重材料的积累和运用。这是做好文字资料撰写的前提,只有胸有成竹,才会妙笔生花。巴甫洛夫说:“不管鸟的翅膀如何完善,它也不可能不依赖空气飞向天空。”文字写作也是如此,如果没有各种有价值的资料供参考借鉴,靠个人的一己之力是很难写出精品材料的,因为个人的力量毕竟有限,大家的智慧才是无穷的。所以要充分利用好、借鉴好别人的优秀资料。做好材料借鉴,最初的步骤就是在材料收集上下功夫,要根据工作特点有针对性地做好各类借鉴资料的收集整理工作,采用灵活多样的形式,多渠道、多角度、多形式地吸收、归纳和整理对我们工作有帮助的名篇佳句、名言警句、新颖观点,并随时加以分类、汇总,为今后材料的借鉴使用做好准备。在这一环节,尽量做到善于分析、善于归纳、善于综合、善于概括。

(二)要把握好材料的立意和思路。有了广泛的资料积累和知识储备,在组织文字资料时,就要关注整个资料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼,而思路则是整篇文章的魂。一篇成功的材料,只有将这两者有机结合,才能表现出掷地有声的分量。要做到有眼有魂,眼魂结合,就需要我们具备良好的领悟能力,在文字资料起草之初就明确这篇文章的中心在哪里,通过怎样的编排布局才能达到最终的效果。那么,我们不仅要明确公司、领导的意图和思路,还要对具体工作有深入的了解,能够把握详细的工作安排和开展步骤,这样才能做到有的放矢,事半功倍。

(三)要把握好材料的思想和主旨。有了前两步的准备,思想和主旨就更加重要了,这份资料要体现怎样的想法,要达到怎样的效果,要实现怎样的目标,都要通过文字进行详细的交代。把握好这一点,不仅需要良好的文字表达和写作能力,更需要对整个事件、整篇材料有清晰的认识,在什么地方要重点着墨,详细说明;在什么地方要蜻蜓点水,一带而过。在材料中分清轻重、把握详略,才能将整篇材料的主旨和思想更为精确地显现出来,材料的意义才能凸显。

三、练好“四项”基本功

要做到以上几点,就需要办公室人员夯实基础,提升能力,逐步提高写作水平。

(一)要加强学习。当今社会知识更新快,获得知识渠道多,如果不注重学习,提高理论和业务水平,就很难将材料与时代背景、行业要求相结合,写出高水平的材料。所以,我們的工作人员要想写好材料,就要根据工作需要,有计划、有侧重、有针对性地学习各类知识,阅读与政策、行业有关的各类材料,提高各类知识储备量。“读书破万卷,下笔如有神”,只有通过大量的阅读和学习,积累各类与写作可能有关的素材,并在脑海中将之分类归纳、整理,为我所用,在今后的写作中才会有的放矢。

(二)要强化实践。在材料撰写中,理论知识的储备是基础,实践能力的提升才是关键,要真正地下功夫,从实际写作中总结经验,在实践中不断提高。要结合行业及公司特点,多听多写,并根据自己的薄弱环节,有针对性地加强练习。文字功底不强就从基本功练起,从写日记、心得练起,逐步锻炼自己写大块头的材料,循序渐进;思路不清晰就从写读书笔记练起,多思多想,多写多练,逐步提高;通过不同的锻炼提升写作水平和驾驭文字的能力,为写好资料提供能力支持。

(三)要善于观察。写好材料,就要站在全局的高度去观察、分析问题,既要善于观察分析宏观形势,又要善于观察分析微观现象;既要善于观察分析领导的言行,又要善于听取员工意见。只有这样,才能将行业发展的大局同公司发展的方向有效结合,将对文件精神的贯彻与实际工作的开展有效结合,将上级制度的落实同日常程序的完善有效结合,并将这些用文字呈现出来。这样写出的材料才会有深度和广度,也才有真正的意义。

(四)要深入研究。写好材料不仅要有较高的文字表达水平,更需要有较高的政策理论水平,要吃透情况、熟悉业务。特别是在撰写跟公司发展及具体业务关联较大的材料时,更要注重调查研究,从基础数据入手,了解数据来源,分析数据形成原因,研究数据背后存在的意义,掌握重点数据的发展规律。如此写出来的材料才会有较强的针对性、指导性和可操作性,避免大而空。


四、避免两个误区

具备了以上的素质,还需要我们的工作人员在材料撰写中尽量避免两个误区。

(一)文字写作能力等于材料组织能力。不是所有的文字都可以归纳成文章,也不是所有的文章都千篇一律。文字写作能力考量的是写作者文字驾驭的基本功。在日常的材料组织中,我们要更多地结合时间、地点、目的、具体事件等方面组织材料,根据材料的类型组织不同的题材。用我们的文字水平,融合具体要求,赋予材料一定的思想性和创造性,实现我们预期的表达效果。因此在日常工作中,不仅需要自己的文字水平过硬,更要求自己的材料组织能力过硬,把自己观察问题、分析问题的能力,融会贯通于文字之中。

(二)写得多等于写得好。虽然说多写是写得好的基础,但如果仅仅追求量的增加,不注重质的要求,材料组织也不会有进步。这其中的质既包括文章结构的构思,也指资料思想的深化。只有充分抓住了文字资料处理的中心实质,再加上工作中有意识地培养、组织、加强,才能写好文字资料,撰写出符合要求的精品材料。

当然,以上所述均从经验和具体工作出发,可能有很多未尽之处,将在以后的工作学习中不断总结、不断完善、不断改进,以期通过系统的收集、归纳,逐步提升个人写作能力及综合水平,为更好地做好办公室工作积极努力。



读不懂?读不通?拿回去再整理?没错,肯定是文章结构顺序没掌握!

  文章能否一读就懂,除了用词用句要讲究,写作的顺序和结构也不可小视。先写什么,侧重写什么,你有了解过吗?先锋君今天就来解答这个问题!

公文的结构顺序

  公文的结构顺序常见的有:


  时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。


  往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法,对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排,形成了固有的三种主要结构模式:纵向式、横向式、纵横结合式。


一、根据工作职能的主次地位安排句序

  公文写作的本质表明:机关管理职能决定文字表现形式,文字表现形式是为机关管理职能服务的。


  公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的,其公文语句的顺序,只能按照各自机关工作职能的特点,根据工作职能的主次地位来安排。


  某省地税局在一份指示性通知中指出:

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

  本语段从主到次,依次推进,逻辑紧密,句序清楚。


二、按照工作进程的先后安排句序 

  按照工作进程,也就是按照时间顺序。在对某项工作进行决策之后需要安排部署时,经常使用指示性或实施性的意见、通知;


  对上级汇报某项工作实施进展情况时,常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种,这些内容相对单一的公文,适用于按照工作进程来排序。


  ××日报社纪委一份经验总结的一个语段:


  履行职责,做好干部人事工作的监督。今年5月,报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定,进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。


  报社纪委从5月22日召开动员大会开始,先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督,确保了整个过程的公开、公平、公正,透明、规范、有序。


  6月份,报社平稳顺利地完成了干部聘任工作,××名业务骨干走上新的中层领导岗位,×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择,初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。


  工作进程排序法,条理清晰,事物发生、发展、变化的过程一目了然,符合人们认识事物的习惯,便于领导者考虑下一步的决策。


三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序

  所谓逻辑顺序,就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序,如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。


  如,××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是:


  全面落实各项防汛措施,做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查,做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备,严加管理。要进一步强化防汛队伍,加强防汛实战演练,提高抢险技术水平,并时刻处于待命状态,随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段,对重点部位要责任到人,严防死守。


  这个句群紧紧围绕防汛工作职能,采用“纵横结合式”排序法。


  段首提出任务说明“要干什么”,接着说明“怎样干”(是纵向排列)——“检查、落实、管理、演练、固险”(是横向排列)。


  五个方面的工作也有一定的逻辑顺序,首先是要“检查”,通过检查才能了解是否已经“落实”,只有落实了情况,才能有针对性地解决问题(是纵向排列);物料设备要严加“管理”,人员要演练待命,险段要修固,重点部位要严防死守(是横向排列)。虽然交错变化,但有条不紊。

四、依据领导者决策的心理习惯安排句序

  为加快阅文速度,提高办事效率,阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯,比如,同是涉及工作经费问题,在不同的文体中会有不同的句序排列要求。


  在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中,经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策,而领导者从整体和全局出发,首先考虑的是“要多少钱”的问题,然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。


   在请求批准拨付经费的请示中,宜将所需经费总额写在文尾。


  在请示中,文尾的最末一句话是最显眼的位置,经费总额写在这儿最醒目,给领导者阅文和会议办文提供了便捷。


  “经费总额”之后,不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语,也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排,更不要强调此项工作的重要性,以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足,就其所在的位置,就足以掩盖公文主旨的表达。


  按照惯例,另起一行之后应写上“当否,请批准”、“可否,请批示”之类的请求语。


五、内容复杂的句群,要提炼主旨来显现句序

  一个语段由一个或几个句群组成,而一个句群,虽然由若干句子组成,却都表述一个中心,句序必然围绕这一中心问题来安排。


  如果抓住了句群的中心,就抓住了要害,对句序的认识就会由暗到明。


  有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材(情况、问题、做法、效果),但没有对这些感性材料进行理性分析,并提炼归纳出相应的观点,一时是很难分清句序的。


  如:影响工程进展的主要原因,第一,××大学×××学院因缺少资金至今仍未恢复施工;第二,××机场扩建在五月底开工,××公路计划在10月份开工,今年计划新开工建设的11个工程项目,大部分仍在做前期准备工作。第三,工程报批报建时间长,征地拆迁难,以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止,严重影响了工程进度。


  这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。


  原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况(××学院未恢复施工、新项目长期准备),我们从中可以归纳出隐含的原因:“资金未到位”,这是主因;


  其次,“投资环境差”可分两个方面,即内环境(报建手续复杂,审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”)和外环境(征地拆迁难、阻工闹事多等)。


  经过提炼、增删、归并、分类,以上语段内容充实了,分旨明确了,句序也随之准确、清晰地划分开来。文/寅鹰

 
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