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做好会务工作的认识与思考

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发热的金子 发表于 2021-1-7 15:10:39 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

一、提高站位抓筹划,精细准备

俗话说,不打无把握之仗,“凡事预则立,不预则废”,周密细致做好学术交流活动的前期策划和筹备,是开展好学术交流活动的关键所在。因此,组织学术活动应该高度重视前期的科学筹划和顶层设计,尽量想得细致一些、周全一些,力争把会前的准备工作做细、做实、做到位。

(一)精心选择活动主题

开展学术交流活动的目的是为了突出一个主题 ,从不同角度、不同侧面推进学科进步,促进成果转化[1]。组织学术交流活动,首先要深入领会学术活动的主旨思想,切实把准学术交流活动的主要目的,搞清弄透学术交流活动要解决的主要问题,紧紧围绕这些问题,主动征求相关领导、上级业务部门和同级同行的意见,努力站在学术发展的最前沿选好主题,搞好总体筹划,确保学术交流活动主题聚焦、方向居中。

(二)提前准备会议资料

学术交流活动组织的成不成功,圆不圆满,会议材料是关键。无论大小学术交流活动,都要紧紧围绕活动主题,高标准地做好参会主要领导或专家学者的讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作。同时,要事先预留好时间,及时通知与会人员做好会议交流材料撰写和汇报准备,必要时还要提前做好复制及分装工作,坚决避免仓促上阵、漏洞百出等情况的发生。

(三)力争做到超前落实

学术交流活动涉及人员多、单位多,很多具体工作具有应急性和应变性,“计划赶不上变化”的情况时有发生。为此,组织学术交流活动应尽量做到“超前落实”,认真考虑可能会出现的各种紧急情况,如提前准备好空白席位牌,以备参会领导和专家临时参会;随时掌握天气情况,对露天活动提前备好预案;对有安排大会发言和表彰领奖的会议,让发言和领奖人提前到达会场,以保障会议的按时、顺序召开;会务组要安排应急机动人员,以便及时应对可能出现的各种情况或领导临时交办的任务等。有些突击性任务和临时性工作,需要临时调整力量的,要科学安排,防止推诿扯皮或顾此失彼。

二、立足本位抓实施,精心组织

组织一场学术交流活动,会务工作牵涉到方方面面的人和事,程序很复杂,工作须很细致,稍有疏忽就可能失去控制,影响效果。

(一)责任要明

会议组织安排工作十分复杂,千头万绪,任何一个环节出问题都可能造成混乱或出现组织安排的断档[2]。因此,承办学术交流活动一定要搞好统筹,加强和各个部门之间的沟通,明确任务,明晰责任,分兵把口,哪个环节出现问题,就找哪个人,实现人人有事干,事事有人管。特别是那些“分界线”“结合部”的工作容易挂空挡,一定要坚持统一指挥,切忌多头指挥,避免出现混乱。会议工作机构的各工作组和工作人员必须分工细致,责任明确,以减少推诿和误事,尤其是几个部门联合办会,更要把握这一原则。

(二)标准要高

精品来自精神。“9个95%的乘积等于59%”的数学现象启示我们,干任何事情都必须要有很高的工作标准。作为学术交流活动的具体筹办人员,应该把打造精品、追求完美作为职守操守,把瞄准一流、争创一流作为行为习惯,把精雕细刻、精益求精作为工作常态,努力做到组织一次活动出一个精品,开一次会议立一个标杆。学术交流活动前要高标准地做好以下12项工作:制定会议方案、制作会务工作实施计划、组织召开协调会议、印发会议通知、印制会议票证、准备会议用品、印制与会人员和工作人员名册、印制《会议须知》、安排生活保障、筹办参观活动、设置会场做好接站准备、进行会务检查。会议期间要高标准做好10项工作:组织会议报到、召开预备会议、协调会场服务、组织大会发言工作、做好会议记录、搞好分组讨论、编印会议简报、安排文化生活、回收会议材料、做好会议代表返程服务。学术交流活动结束后,还要继续高标准做好财务结算、会务工作总结、装订留存会议材料、归还和整理会务用品、催办会议精神落实等工作。

(三)协调要畅

做好协调是办好会议的前提,不管是从会务组织工作的角度来看,还是从参加学术交流活动的人员来讲,都需要做好协调。每个人都是协调者和被协调者,会务人员要力戒小团体意识和作风,以积极、开放、包容的心态来对待和完成好会议安排的每一项工作,在别人需要的时候要主动协助,热情帮助,大力支持,不推诿、不设卡、不袖手旁观,以自己的实际行动赢得别人的配合支持。对于自己职责范围内的任务要不折不扣地认真完成,对于其他同志的失误和遗漏要及时提醒,特别是在遇到突发事件和不可控因素时要及时报告,相互补台,从容应对,敢于负责,及时、灵活地加以处理。

三、常思换位抓服务,精确保障

一次大型会议(活动)有的一两天就能结束,而有的要持续十几天才能告终。会议进行中,繁重而艰辛的会务工作要求所有的会务人员,都要牢固树立真诚服务的意识,以高度的责任感着力营造一种团结和諧、温馨融洽的工作氛围。

(一)强化大局意识

任何时候都要讲大局,做任何事情都要了解大局,把握大局,服从和服务大局[3]。否则,胸中无大局,就会各怀心腹事,各打各的算盘,各唱各的调,提高学术交流活动的质量效益只能是一句空话。要着眼于大局,立足于小事,养成“埋头抓具体,办就办到底”的良好习惯。要“眼观六路、耳只八方”,统揽全局,对会议里里外外、上上下下的事情都要力争多了解、多掌握,事事关心,处处留心,全局在胸。特别是负责具体工作的同志,不论分在哪个组,不管负责哪一摊,对会议的总体安排、每一阶段的重点、变动了的内容以及筹备工作的基本情况等都要心中有数,经得起领导和与会代表的询问。

(二)提升效率观念

学术交流活动的展开过程,通常工作节奏快、时限要求高,一定要有很强的时效观念,做到“凡事往前赶,工作往前做,急事不过夜,小事争分秒”,力求快节奏、高效率,而不能老牛拉破车,不紧不慢,晃晃悠悠地应付工作任务,最终导致事到临头忙乱应付。要树立时不我待、只争朝夕的理念,要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍,不留工作过夜。要切实推行首问责任制和限时结办制,立说立行,急事急办,特事特办,要事快办,按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握工作特点和规律,形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。

(三)发扬奉献精神

组织好学术交流活动,不仅工作琐碎忙乱,而且有时处于上下左右的夹缝之中,既有来自上面的指导性意见,又有同级同行各种各样的需求,甚至还有来自下面的埋怨,众口难调。为此,会议筹备人员必须从思想上树立当好后勤部长的服务意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,适时适度。要学会艺术性地传话,注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式,态度亲切、语气和蔼、语意明确,从而达到协调关系、促进团结、增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。


 

精彩评论1

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小秘有秘密 发表于 2021-1-8 11:57:23 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
精品来自精神这名话太好,“9个95%的乘积等于59%”
 
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