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一.总则 * W, N o; A" Q! ~8 {
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 0 i+ p+ Q% N) O" q
本办法适用于全公司各部门。 . N' V1 L2 h; p" [3 U
二.对外接待范围 " k2 N s7 y- ~- x* T
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
9 w X0 \" S! y! q3 g8 Y 接待的对象分为内宾和外宾。
' |/ ]! t: d2 M% `( d 三.对外接待部门
( B0 G! V% E( Q g0 G: w% x0 k* } 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 8 a3 c+ l9 ?5 Q% z! ~; k
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
2 N* D# a7 f0 P1 k/ j 四.对外接待原则
& ]8 U7 X" S/ Z2 ~2 d 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 & x1 S; t/ c. b0 G
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
" c& j4 g4 M) _( Q* f) {0 ?, A 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ( N6 L4 e3 @! }
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 4 O: g- ^' q6 j' a) ~" f4 Y% F. F
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 1 A7 X2 R, A# \3 b# ^2 D
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 1 m1 f' y9 r, Z1 U
五.接待规格的确定。
) I1 c8 W9 F0 O% ` 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 2 c2 W0 b1 ]# C. A5 y! B- Y
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 . n: |' M2 i4 o" W6 F$ B" O1 P
六.接待礼仪 ' ]$ f) t. m) W! O2 H4 |
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ' N+ R! R, t- g. G z
2.接待：主动起迎，问明来意。 : Y6 }9 _& _: J, h) @" o# c
3.安排交谈地点：
% K9 T3 l9 B& O# ?: [ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 9 t3 C. A$ ~2 \
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ( h9 d- ^1 M0 x9 ]7 }, h
⑶切忌让客人久候而无人问津。 3 x: k G. c+ g$ h
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 * |4 H# @4 g) z8 s3 ~: E
七.引见。 3 @! M! y8 c% t( `9 [2 w5 x1 r
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
/ }2 F+ @2 |: Q; O: e 引见顺序；
' E6 s) |1 V( W4 j% r! M0 j ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
: w, @! N: c; C2 x- c ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 5 ^$ ?! c3 T5 y; `* [- s
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
! {+ D, s! X+ f" _+ D ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 - G- O. p8 ^7 d- Z& Z3 N5 n$ M' U
八.行路。 ; `# w$ T4 m$ P
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 4 s8 d: ^, j2 x, t% u
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
1 x+ U$ }$ t% M 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 3 H1 S0 T3 [8 C/ P& `
九.其他。 + T6 M/ }9 o2 @8 C: D
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
6 \% Q6 H8 M. x$ r1 H; _ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
. v. k9 W& P. X 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
, O% ?6 ]0 b l: G1 r( x9 q 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
+ Z0 w) ]' T9 U }5 z ㈠接待内宾。 ! x; }9 H1 n1 m2 h. N& t- |
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ' s" } v3 w, @
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
# f* z! }+ ], c" I 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4 N9 z4 G/ D% h
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
2 l& H% k$ `" m7 \) I/ P a3 B3 @ 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ! d8 A. o, e( b0 A D
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
4 \5 R8 D9 f. i' }1 ]. f4 {1 l1 \1 @ 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 / m. |+ r0 G1 @9 N
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
- T' U9 q) Z1 W( [& h* P ㈡接待来宾。
% Y3 i) F2 R5 W3 R) I' ] 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： * X0 E+ G( f0 Y% c
迎送。
) e( R1 |; @ e/ p 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
, j4 I4 ?# Q% o& z ~" s 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 / k Z4 {/ \5 k( s6 n- u' Y! I
会见会谈。
/ M3 F/ P1 n& w* f9 G$ r3 ^ 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
9 m) J1 t7 D+ e0 a( r, J 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 # w ~, D* O9 D0 ?
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
3 Q9 B3 F! v7 \ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
( ^. o4 ?& A5 o5 q! i0 Y- X/ {: ` 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
( D; E; O: t* h) @3 `* H- m6 g) P 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 3 k! h& u$ [/ u0 C
宴请。 - l3 C" o: W# h, M; i
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
9 t8 u5 z, S# v B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 & g* }( o0 y( }% x+ G `
文艺晚会。 ; m2 Z2 z+ T- ~2 l/ V! p$ _
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
6 Y& ]) Q# S+ i+ _ 参观游览。
- v, s! t# R9 t! |# D# ?, h4 | 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 1 l$ |0 p, c" q6 W! t
接待标准 8 f$ @2 }% i9 l, o" A2 N
⑴用餐标准。
5 S/ z3 O: @: Q: j3 w# N 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 / t* ~$ ]& U! I6 O
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
. F4 K t @# I0 b _ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 X4 T: A$ v1 W8 m! m 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ( p, U7 j0 N- @4 s$ J
5、常客 员工标准 * n$ \$ x6 H% _( `0 n# o0 U
(2)住宿安排。 0 a. M3 g# l M3 e7 j# V) c
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
' y: O1 [, c4 [; A' R/ G2 ^! e 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
5 S; c9 F8 p9 R0 i- |" O 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 L/ `! e4 q! T. x- Y% a3 l
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