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4 q' ~" q$ U8 x 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：$ Z. N0 N# s( |5 j9 A" \5 O W$ j: g
做会议记录，写着写着笔没水了；
5 i6 z2 ^: I& O. P) C/ M5 I- o 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 x2 B$ J9 y5 \+ N) z* ^8 m% ] 用胶水时，找不到刷子；
2 ]: U, l5 y/ `/ w, i: I 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 0 ]2 e; N4 P3 W* Y9 J
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & z$ r. m- I* }
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' F! B5 q8 n- G, ~ M9 a 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" @; Q& l+ }1 g7 F) r' ?8 k+ ] 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: ]$ n$ z4 r' i" r, h$ d- |9 P' e+ G 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 l: ?1 K: A0 U 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 p& Y# q: F# ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
* b1 }4 t' ` F) P6 G8 } 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
1 l d0 M0 d0 T! x% B/ B 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 9 Z% D# W9 f2 s5 l; n$ H! z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 f6 {) c: ]! B6 ?
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
5 L$ X: o2 ?/ {6 e* P( U: K0 _ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 , s# s- P9 M, x" G# F7 a1 K) u
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 E1 @$ U3 r, R
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# C# Q" J6 Q( ]9 K/ { 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
4 R7 l8 W( }: H# B; L 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 6 c0 B" l( U% a
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
8 X; n# Y5 ]. A: a 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 X5 k/ E( h$ x
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
6 O. v1 z3 j$ g. _& W/ I, @9 ? 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ( h% ^% h/ H9 R/ r
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 E( `( N7 U# H
9、与本职工作有关的表格。
. @, ?: k2 S n# |8 S 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 " t. g- [. X% x7 @% r J2 n
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