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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  . P" D( o& X3 M' b+ `; }

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

, ~; N) a4 q* ` h' Q& u5 r, o% G

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



0 y* B% @8 B, s& r7 d

 

2 B l) ?) v0 }7 i$ i$ [. t

 

% n* s {0 S+ R& ^! V) D8 @

引言

9 x6 X6 }+ e8 C

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


l. O9 g! h" \& E& H

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

3 c2 k7 N9 `% [7 G9 d

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



# H6 h5 h- o& k |

 

z+ Q9 @% J" N

秘书的自我定位

% S m% p+ n! m0 p

 

: r u: }7 m# R

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

/ s$ v5 w6 q, F" {1 f/ E

( w- T* p, P' _- a( m% ~& b

 

: f d( z) {4 n* ]8 v0 N! Y+ C- {

1.秘书的工作内容

2 ^8 b4 g$ G- {* }% p/ Z

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

' _4 b/ Y# g7 O# l8 ?" {

?辅助决策

( v: @* X" Q2 g/ f' I

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

. ]+ `) C8 ?: T* D

?调查研究

! R$ z4 x5 e! I9 U9 A

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

) s$ q. @! |" e) K3 ~5 h4 ?+ n

?收集信息

3 p% T' u: ?) M8 I! E- Y5 D

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

- V: a/ m5 C$ ^+ f3 d" i

?文书处理

# ^/ H- {: O) }3 O4 @# N2 u& A. a. P

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

. d9 j9 m, G5 B g/ {7 m" L; _

?会务准备

5 Z6 A# I* }/ g* z# ~# Y T

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

|. |( G5 ], m

?公关工作

+ L; s3 B1 k& o8 D' U/ T) {; J

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

5 E1 N' B9 e6 { ^

?档案管理

) H) y2 g8 B/ K8 c6 `

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

& h( N4 u4 S/ F# g; U3 W W- m

?工作日程安排

5 Q+ P/ t3 ~8 E$ Z o1 x$ [' a

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

3 j# v% w% E' Q' a

?查办工作

' b5 ~4 G* U+ U2 m4 p. c

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

6 u, [- x& V; L+ y' w

?接待工作

" Z6 |( a& L# [$ [, V$ Z

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

: X, n' R' k6 g' [) j

?行政事务

; E9 W" q# ~1 i0 q2 E0 E

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

( R _+ }9 N: B- W; d! s% R/ @

?保密工作

4 X; e8 R" I) N5 l0 \$ P! K1 I

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

+ K0 g' l) m& l

 

/ s2 k3 R( ^; N* V6 N

2.秘书应该具备的能力

! n% D5 }0 j# @

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  0 [; ]" e. o3 C! l8 n7 v4 @

 

5 y9 d+ \) w& y- R2 A# J5 k

! r2 d3 ^& c+ J

 

5 b! i Q# w3 |5 C

【自检】

3 `: Z$ P/ g! Y, z/ u& n+ O1 A, {

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

' M- O6 X6 E1 H

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

& t. i) Y2 c) W

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

) q, b" `( M. x# Q# h( b, o

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

4 i0 v6 |! ~& U4 N* F( Q2 B/ M

 

& _6 L, p) h1 g

 

( _0 L, |' n4 Y

人际关系与沟通技巧

$ _, H/ S S0 G* B! n+ D% w+ A

 

0 y2 q! z2 Z3 }8 C/ u

认知人际关系

5 K% J @# ~5 z1 [" E0 w8 u

 

8 c: ^* k( m0 x5 V9 o/ ^* H" E( J

1.增进人际互动

+ [0 t; H0 P% \# _4 @0 w

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

- ~: l) ^1 X: t( c

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

0 D' G. _, \, r4 @

O# g. F& h2 O* o+ s* e2 R! D

 

3 Q4 F2 p5 r7 J; m; x

2.人际交往的流程

7 j" |3 ~! X! c& S( g; ?* k! M: H

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

% D/ r5 e8 n8 i0 ~# [8 H$ ]

3 s( c; s. h% a6 H3 d

图1-1   人际交往的流程图

5 P' A- f8 d# N2 d, K2 H' f+ q \

 

$ O* B7 T0 G* Y, Y/ X% @

3.人际交往的四种态度

. ?) u, j% Y( j6 t9 E9 V% j* v E

人际关系有四种交往态度:

8 j* g9 _5 O5 Y) h# v

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

, b. c$ I% o$ V3 n& `* p6 o$ _. `' j

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

) a' O6 x; D5 _& s) o9 R

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

; A" o' g: r$ N8 m( c

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

9 ?7 `% k& X2 K; P L

 

9 `( F+ Q- }; g# o8 t

1.影响人际交往的客观因素

0 a" A, m. D( x0 v

?时代背景

6 b5 x0 F- T5 f# p

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

) C0 e9 j) }1 ]$ L6 v' p+ q

?生活压力

( L7 R# z- g% ?4 Q

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

5 q; G# p; S% p- O- A

?环境的阻隔

# b3 `4 y# L( x g3 H1 C

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

- y$ m3 s/ n) N l. M$ W. Z k. j

?角色定位

& Y$ `' @* H7 g, Z0 l

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

2 G6 M5 H6 S3 a6 @

 

J! b1 Y5 X0 @0 X- P

2.影响人际交往的主观因素

) n9 Z0 B$ d, F- `4 _

?人格特质

7 H7 x7 H) ~, @+ s

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

7 d, q0 h- N: |

?认知的差距

6 w0 V9 m" t2 S! l# d

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

2 B" {! V$ d9 @

?态度习惯

/ w. R1 i/ a: _; |+ P3 v9 F

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

4 `4 y+ |# Y& x; h! O

?沟通协调

0 z& z: h! y4 R9 X% @

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

[, `$ R, S! z

?利益冲突

+ D6 V7 d* ~! b4 ~ G

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

) x& I" `$ H0 X1 o, m9 t! N; V

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

' d4 O) c* c$ h. e

 

+ X: b |/ Z7 T- K

【自检】

4 E# o( G+ j/ }9 }( h

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

8 e! `0 L0 [! m: V) [

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

* ]: W9 A. ?! {1 k8 E) [. I4 V5 K

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

! I% N/ q% L1 J& k

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

1 v H, |$ `- d! i2 {. U0 _0 {

5 B% V) A8 h5 P, V6 K% I. R$ B

见参考答案1-2

9 k" E+ D! k5 ^) C

 

# a7 S* i9 g7 h: v

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

2 U4 j% K4 {( _) P/ v# p

 

1 g! `! r, |8 K( j4 A/ q) [

1.促进人际关系的技巧

% Z. e1 W3 ^7 P$ j# l/ m

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

8 h6 w. E2 e* `7 j

?守信用

0 g! L% {( Q/ A5 ~

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

" P Y2 p/ C. O, H/ D

?说好话

" w% G3 ?0 N/ r8 z n: T

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

# B3 G* r- _5 c: ^: B6 z

?勇于认错

" N4 D) E1 N& g C

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

+ b7 p8 B$ `& h, a T

?尊重他人

5 y f2 E1 G& Z& Z% k

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

1 @. m7 Q" L( ^# v, r& a/ P# R

?欣赏别人

# G; A; U( ?$ @# b) B# ~, _, X

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

1 \7 E2 X$ j9 g" m6 A

?善于倾听

' Z* m$ f2 T [

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

+ t8 r1 o, N/ @1 i

5 E& b6 `9 J0 o S. Y0 M

?重视仪表

' R1 ?- u+ T: j( r* t- j9 }' \* ]

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

+ H( d7 f' F+ C& B1 r

?运用语言表情

6 o5 V7 T. y$ h3 b) j

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

, r% E; b7 \# E

?运用肢体语言

7 u8 i- P8 k) t7 ^5 h+ \) c

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

! u9 X# Q$ w8 V! _5 V. @) p$ E

 

6 q% W8 S: h* n- Y6 I6 M

2.人际交往失败的原因

, O2 e1 @! K9 Q# H1 T* R) |$ E$ M

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

1 T% R5 @( j. p) F' F% Q

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

! T8 W I4 k B+ c. o8 a

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

: J' d0 F7 m" U# @, a V: o

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

# r+ o4 g G) w% _% C5 t1 ?

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

, E% B4 i) z/ ~* D

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

- S+ @9 g5 g1 Y e+ M: ]

 

% N. d% Y4 A2 m5 C8 `5 F

职场人际关系的建立

; t* W, _, q2 I. L" P

 

- s0 e4 A1 b+ G/ g

1.如何与上司相处

: T) G1 }. g2 Z& z" t q0 k4 A

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

& {& ^! I5 z5 d2 v$ `, u

 

& j; G) u/ r9 Q- Y; v

2.如何与同事互动

9 f% j7 C. t" ?

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

x$ x, q% J" z

 

& e. y, ?, z) ?3 j3 v1 f( e

3.怎样与客户建立良好的关系

4 o5 q3 ?; |9 }6 Y2 ]; o% e" \0 H/ k

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

) {% [: M% Y0 Q9 a. N

 

# y. H Q( K0 t$ k$ V) F

【本讲小结】

' T Q. X) [0 M

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

/ B+ _9 C' e" ?! J2 j

 

& @, t5 Z: H5 X+ S( w

【心得体会】

1 l2 o! q5 N2 d) J& ]

____________________________________________________________

& Y o4 Z' |' f0 Z1 h

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H7 v. a; Q: I. j$ u" u

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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