办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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' P9 k0 f& t5 x! U8 E0 r) \加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

: S% g. u! g9 l$ \* h4 G二、加强办公室建设
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% }) W9 ]6 x2 j  X6 G三、办公室办会工作基本规范

& ^2 b7 x. l) T; Y' ]7 b四、加强办公室的日常管理
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: C& S3 B! I2 y4 X一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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& m" q5 \  \- m! U7 e2 i联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

% Z, H# L/ o8 J# J) G2 K' }! [职能定位：

" t( d& M. Q- U# @行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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) E2 |$ M- d  n) H! f8 f! }" x6 F一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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/ S: T9 J0 J, p. `: i& g% V5 I按性质分：
1 S" |7 S! O) c) U- U
' v3 {0 c0 W( o1 J% e' w9 c程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
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! L1 g" Q. ^+ \% ^5 B& E办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

+ I6 d1 [3 r7 K% N3 n3 d+ t综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

* S) N( M1 _* ?  j8 b$ w三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

6 c  A9 t+ ?8 T& z+ [# A4 G  ?（四）办公室工作对人员的要求

' I1 w2 N& W1 E8 b2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

( w& _% \* q" i二、要认真细致；
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$ k9 a* `0 W$ e三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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1 I/ W- Z4 @, w* k7 i四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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* P. L, g# ?! W' V. Y0 m# z1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

! Z( w/ x4 h% T2 e5 n  R政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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' M6 Q+ i1 U$ V& k/ \7 P2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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3 q6 |  P, y4 D% v! A/ `（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

+ N$ _" U+ g. M调控力(控制情绪的能力)。

+ e0 U% b" u! y- ?意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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, E" e7 i5 U3 U. K: v  q做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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: |* O4 U, `, D! P3 |. p全局意识
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责任意识

/ n# {- U0 j, a1 R0 j: j创新意识

7 m' W  i5 @0 H+ d  s8 X* j8 V' K奉献意识

信息意识
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程序意识
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$ H; Y' s# p& `$ K0 m1 c学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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* n3 O* }. G2 p7 e. F: _; g他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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! @& o; H( q: N2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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  O+ Q  z% H0 ]他是否很会安排时间?
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- T; t: F& g2 ?4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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* D% O2 `! y/ v领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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9 W0 j9 d  H) R, z! n8 G5 c能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

! b2 q% h& t) |* i1 p; d9 d  u能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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* Y' Z, L( A% N* F# r# u+ R能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

/ C. Y4 g# ?7 g% T( O7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

- n8 q( p' T2 T9 y1 U8．他能否提高文件运转效率?

% Z0 _) n* K: X1 h: D3 c- S4 y能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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: f6 j( Z. o; c3 P* P能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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/ @4 P$ z% R# [5 O+ C" r' d9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

$ r4 q' H; H" C- Z3 S: d! f; l+ s10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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, f) O3 |& e: C你能把一些机密信息资料委托给他吗?

% N* f- w7 K% T+ M' i- S# x12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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7 W$ Z2 K% j/ r# `+ S2 N2 ~是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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/ Z& u8 y  ]) {( R+ z领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

- \* s9 B1 t5 k' G& e而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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0 x; Z  b2 i/ i14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

/ M* m9 v) [7 ?% j( ~% V2 w是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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6 _" b2 d( d1 j% d! U( ^15．他语言表达是否清晰?

' g" Z1 [7 K% h8 ^4 P0 C能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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  l; h) E+ p0 E3 p能否准确地传达你的指示?

0 G- f3 e' z& i6 t能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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: ~/ V* [; |: {4 A" H7 @6 f+ q  b16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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$ h, \6 k) T- c领导测评办公室人员的20道题目
. i# W7 ?3 t. Y: b, c2 G3 w
: z4 B# S% w1 ?; k8 o3 c  ]! l17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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: h6 |# l& o( M/ `; ~7 Q1 E/ j5 W20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

$ Q, f( N7 W2 i5 G1 `' Q启示……
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1 l( K. s" O+ a( P1 E5 B1 K二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
1 s) [; L4 {6 d" g0 ]& R
2 A7 U: v; l5 ^% F& f  ^& g2 l1、不断优化硬件和工作环境
0 n. O/ R0 [4 \  X
4 A* h- Z. H# ~* E( d# ?* z% q+ Z2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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& s* P/ V0 r) I  L4 ^4 N! D4 `6 [（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
: g# B: S" L/ T1 J3 I
% u4 z/ F: T  `* h' F% M良好的电话形象
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良好的文字形象
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. o& e6 z5 }9 O良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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3 {9 X$ k% ?. N3 S7 S1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

" S: f. z5 b& L" J: u+ j4 ]# q3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

% }% I  c! W1 t4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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2 J; q# V! `2 f6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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* P3 v) l: k3 q' ]: N9 N. H7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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* c- y1 n6 u2 K" w: K6 C（一）会议服务的基本内容会前准备工作

& m: X; p' v6 F, {1 N. {2 T* t1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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4 z9 a! T7 c  P( y（2）拟定办会方案

, w  [( b; a/ a7 ?% V4 N. k（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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8 Z7 \1 d' c7 U7 a7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~