第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责. k8 D8 `/ e3 W7 E+ Z
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二、加强办公室建设
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0 b: c- i6 Y3 E! Y1 ]% ~三、办公室办会工作基本规范" K$ M' d1 @6 e! {+ U
}$ }7 @- a, d C$ f! R/ |0 v四、加强办公室的日常管理: T, z6 l5 L8 a) q# e" \1 s
+ T w4 K9 }" f9 A7 j( }一、办公室人员岗位认知与基本职责3 D9 B9 ?2 m+ ?. Q2 Q' @3 M
* _1 U' X1 J y' R; e(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。' j2 R$ @# E) m. Y
% Z5 z4 U2 i% F1 L( J职能定位:4 ~' M& T! K. p
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。. D/ \: A% C4 W, {
1 S, f$ B* A7 m0 d) [, n3 k7 F( t一、办公室人员岗位认知与基本职责
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(二)办公室工作内容与特点工作内容:& k; b9 S$ d( Q7 ~
' O; g& w5 K7 ^1 n# i* o ]按性质分:! B# C: p7 I3 b# B. h
( v' f3 w! _0 ~6 \( ~/ _7 x程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
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按内容分:
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办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:
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综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。) o/ c0 t, E6 J0 W
6 t; f' \8 n) Z) m# ^. @ o一、办公室人员岗位认知与基本职责(
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三)办公室人员角色定位" d7 r J; K2 L5 Y* X% v
8 M6 m7 s6 n; P. p办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊! \! D7 ?, j% k- d4 c- N3 n
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(四)办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:8 ^9 x$ T' @+ x. X2 e. b b0 F
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一、要讲事业心和责任感;6 ]* ~& p0 l' W5 |
& B; u0 Z2 y7 _9 @二、要认真细致;; I( }; Y3 n( T# O% d6 ?$ P
! W! C$ p4 u( z# K9 x5 M三、要讲究程序(不要打乱仗);
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四、要讲工作效率。
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(四)办公室工作对人员的要求" y* h, I; f8 [8 e4 m0 C" }& i& f0 Z
; P# U, |( v1 K# l" V2 o7 ]2 E1、思想素养! Y8 i9 R" U% ]
: B4 L) d7 S/ _7 z热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。6 ^# z. U5 \4 j* ~2 _. f6 q
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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* c/ b7 h* `# Z$ q: x7 W& J U$ g1 E(四)办公室工作对人员的要求
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& h2 _- R8 B: L3 ]2 g6 e9 ]2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。" k3 R% i5 Y. ?: K$ u
$ X8 E j+ X7 a# l调研能力。善于通过调研掌握大量情况。. p0 Q. ^% W" ?( ?5 A
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思维能力。善于思考问题,抓住关键。
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5 M! d+ L4 G9 v# K1 J) a4 Q表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。' K: u, f; Z) H2 i7 Y: B$ B& D
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(四)办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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6 U! k/ j- G9 Y9 f+ z+ {, o心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。4 p5 F6 \- h: z2 ?+ N- d$ Z/ f+ W
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注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。
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! T- o/ _& @' [9 K7 |; R调控力(控制情绪的能力)。
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/ L! k2 |7 v: C; I9 M; W4 U ~ C- o意志力。
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(四)办公室工作对人员的要求9 q2 A& X( v. r' I
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4、角色意识
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) G9 }+ [" I% W! [. j( W- K做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识
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5 ^6 e# f+ m, R* |( _全局意识
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责任意识4 _5 I- O f' a$ {2 Y9 G/ ~
3 t7 Z4 B R& {, ]2 ~: J. C% ~创新意识, |2 S1 K; ]3 p3 h
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奉献意识
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) M) Z' `+ b9 m( ~1 d( q' Q7 h信息意识
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% J* w1 i: k2 |1 {" d; b程序意识; C# C1 K7 q# H8 @, o: U% N8 k
$ R. H7 t# W: Z$ k: L: U7 }' w学习意识) e8 r5 U4 o7 m" c, a
, U; q# d" \) T& H# y. Y- j Y(五)领导对办公室人员的期待1 `3 K# r: d0 k
: @; {0 n# p# O+ u领导测评办公室人员的20道题目
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1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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3 G$ G) @4 u$ B7 X4 I& y; l9 N他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?* u3 ~" ~; M2 F( W$ _' E
2 ?0 A1 e5 W* B1 d3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?" l# M$ N% k) l
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他是否很会安排时间?
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4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目: }7 {: q/ E% [# k
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5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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* N& F5 w- U* w能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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8 Q6 A: `# h7 s. ]/ I- X) X6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?
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* N1 C0 o" ~- f, K能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7.他是一个机智的人吗?9 C( o/ l) j- E* s/ N
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗? l. G4 p/ D4 M" b& L
0 \/ t$ h# ?9 ?0 z/ }8.他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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$ ]; }' v( u0 ?能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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; Q: W( S o ?领导测评办公室人员的20道题目$ m i" F. r3 Z: ^1 }7 L/ E& S
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9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10.他在危急关头是否沉着冷静?
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Z0 M: [) \9 g; j# D: ]# b. O当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?' @; b2 W5 z: ?; E5 h, C" i" ^: @
: ~. N- i' j( c$ A11.他对你的忠诚值得信赖吗?
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$ ^ ^# T! e4 g! K! y- X# t0 P你能把一些机密信息资料委托给他吗?+ k8 s8 c& w2 @/ |
/ a' m/ j4 C3 S* N. n n. k( d12.他是否有较广的阅读面和知识面?
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8 q9 E* e) l2 U& ^* N+ U+ Z是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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9 L- \" E; [6 ^8 r- K领导测评办公室人员的20道题目; B- {6 D( H+ ?5 y" N9 w+ d$ ~
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13.他是否成为本单位有价值的信息来源?, p5 O7 G& I: r/ A: v
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?( p) }9 D0 T0 N/ B, H7 l( {
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14.他是否有个人学习计划?9 w& J4 @* T* r2 {, P
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?0 _6 s' b8 h' T5 R7 s9 \0 h6 t
$ h5 w* X: P% p; i) q) k15.他语言表达是否清晰?) Z$ W. ]4 _& X: R$ ^" M) X& P
4 w' N& m7 Z9 ~0 P1 H& t( b3 o能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
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16.他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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8 y% H2 ^5 |& H }; y& Y" c9 d领导测评办公室人员的20道题目
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( L+ c4 ?" Q: {% s% \17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
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18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?- u m: o7 B: f* s8 _% l+ P
9 s/ n" N& D g3 h+ r* o; A19.在调研工作中他是否称职?9 u- {# R/ R/ q" u9 a0 E9 p+ |" |& {( }
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能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?& a5 B2 f' V& b3 [
) p7 o5 ^, C. d' S, C" @20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?$ [- q4 Q$ e# U+ l
- B& v0 Q) @, z ]. Y启示……
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/ S; @) ~' J2 z5 P二、加强办公室建设
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(一)办公室建设方向+ e' V1 Z- [8 y" }4 S8 e$ T0 k7 I9 V1 H
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1、不断优化硬件和工作环境
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- p6 G+ Z- L4 h- b) d+ T6 O* k0 J$ `2、积极推进建章立制工作
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8 m8 H# v" u) H+ ?4 i3、努力营造和谐人文氛围, r8 C! L* O" q) |, ?: ]9 X
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4、大力倡导团队精神: \- M$ D2 z) J( w
: s2 h4 `( ? k2 u1 u& q(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规8 J* z& }1 C" {9 U/ e$ Z
6 h, j6 i; z% C! A& a7 V6 _, ?
良好的礼仪形象# q# z6 B- K! w" t5 C
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良好的电话形象
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良好的文字形象% l% q" P3 Q4 x
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设- R. y1 `# I$ z7 \; d( b9 p# `
+ w: h5 Z4 b% i- W; R(三)人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;2 ]4 Y/ [( O- u, k3 E5 k
6 N& I- w: Y! d' Q. u: w
2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
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3 x& U1 w$ k: q; L6 O3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;
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9 {5 M; a0 p1 j4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
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' j ^6 z$ _$ i- x/ L& A* @) c5、随时让同事知道你对他的感激;
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6、尊重个人隐私,公私之间分明;
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' E+ r. c& Q8 L4 a9 u/ w7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;/ d. n9 U8 f7 [; H$ e
' D1 w. c1 y$ K5 Y8、不居功自傲,有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范1 N' C5 r9 R3 O) b: ?/ w
9 q' Q V& n% P4 a2 }# n" e4 J(一)会议服务的基本内容会前准备工作
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) j" J. Y- w7 K: V( z7 Y! I1、设立会议承办部门和服务机构, ?( d$ h2 d& u6 e& c' O
0 H5 F9 n" {, x/ F2、协助领导确定会议目标和议题- a |8 W. k$ U
5 s1 R. b6 ~7 y0 \(1)确定会议目标
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8 [, Q5 O& m" y, a5 S(2)拟订会议议题
0 g2 d9 z6 w& t: t& G% A/ ~& [+ n- y% ]& a7 t
3、拟订会议财务预算和会议方案+ @$ W; K0 a0 i7 X% e h8 h( z$ S
5 ?4 r, Q8 U# K- X( D' Y
(1)拟订会议财务预算
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(2)拟定办会方案3 Y# p# d( q/ H) ?) m6 U
' E+ n1 [" H X9 O% `0 A(一)会议服务的基本内容
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. k5 g) c& F* E1 s会前准备工作; X' n; _5 d& C" y {
& {4 u3 O# O" G8 H
4、确定会议的议程、日程和程序0 }" X, W& ?& M6 Y
1 l8 O, q- L& C- p- R, p5、分工撰写会议文件
6 b# @) R- B8 s' P0 [! ^& |5 O2 }+ M m& `9 x7 [1 c
6、确定与会人员名单以及会议编组方案. D$ w) V, H$ c) O* i) Z g
( U2 J" i1 a# M3 ^' S. b9 s7、会场的布置工作
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5 P) U! g0 r: ?6 C' B, ~( d衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
8 z& S. f& P0 _5 Z2 w) m$ e6 [! P; Z& s$ W1 m. o, j% B9 \
主讲:姬瑞环 t5 }, s6 }, y, u: z# B$ U
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