* ^# C8 j2 l& S; }+ q ^国务院办公厅秘书一局综合处处长 刘斌5 V. c/ J7 ?: @( n& N) e4 L/ C
公文审核是公文处理的核心环节,是文秘工作的一项基本职责,也是确保公文质量的重要途径。公文审核把关除把好政策法律关外,主要是把好行文关系关、语言文字关和格式体例关。8 J7 k2 M0 i. H) Q% j
一、行文关系及行文规则问题
7 n4 e6 T8 s; V6 i, L- {1 r (一)行文关系和行文方向。+ l- M: y1 l2 L5 v+ S8 \
行文关系即公文往来的关系,是指在行文时要正确反映和处理发文单位与受文单位之间的关系。行文关系主要有三种: . K5 ^& B" {, K* k6 `$ i! h
1、上下级之间领导与被领导的关系;
3 T0 i5 C: Z( W& s$ n4 k 2、上下级之间业务指导与被指导关系;1 W% j% ~4 f- d$ d) a4 o+ [5 y
3、平行或不相隶属的关系。
5 \) a. ^3 B5 S* k: I$ d 行文关系决定了公文向不同机关、不同的方向运行。公文行文一般有三种方向:
" J( A t' x8 j* b# H) S# N+ l 1、上行方向,即下级机关向上级机关行文,称为上行文。
% g3 ]: @( w, \" \1 t1 d" q' v 2、下行方向,即上级机关向下级机关行文,称为下行文。- O5 v) |2 k5 ^; o3 ]/ @- k% b
3、平行方向,即平级或不相隶属机关之间行文,称为平行文。% |2 i0 v4 K. m. i; t/ B
(二)行文规则。% E& b a4 I( q* D# L
1、要按照职权范围行文。上行文要单头主送,不要多头主送。3 _9 g0 L/ M- Y5 j# \
2、要逐级行文,不要越级行文。/ i/ o, Z. l. _
3、部门之间应当经过协商并取得一致意见,方可行文。( j* W5 V6 Q/ `% P% E" d
4、要向机关行文,一般不要向领导者个人行文。
& n( P, _# J4 F7 m$ o+ a! }7 Z$ | 5、要分清党与政的关系。
) W" {- P- G6 Z, n" t' x; J 6、人民政府、法院、检察院(“一府两院”)可以就有关工作向同级人大常委会行文报告或提请审议。2 v6 { ~# e' J5 m6 S. ^, Q; m w- w
7、严格控制和规范部门正式行文。 g( K3 f# T6 h/ K# f4 m4 x5 w
8、部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。
! t5 W# T% e2 g; m/ p$ N 9、平行机关可以联合行文。" I- S) o3 g8 r
(三)根据行文关系选用文种的问题。9 I- Z5 v" h, Q7 e' v. o# W8 n
文种,即公文种类。在《办法》中公文的种类共有1 3种,即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据不同的行文对象或行文关系选用不同的文种。
! F9 U8 B' ?) o* J% g 下行文(上级机关对下级机关的行文),一般选择命令、决定、通知、通报、批复、意见文种;上行文(下级机关对上级机关的行文),一般选择请示、报告、意见文种;平行文(平行或不相隶属机关之间的行文),一般选择函、通知、通报、意见文种。
* G8 I% p, W; A 二、公文格式问题+ `3 O$ _+ z+ l1 R5 q+ G; q2 t
公文格式,一般指公文结构的组成要素在公文载体上的表现形式。除公文纸张和印制要求外,主要包括公文组成要素的排列顺序与标识规则。公文的组成要素包括三部分18个项目。
& }8 o' i8 L# f! Y. f- ` (一)眉首部分(即文头部分):公文版头(发文机关标识)、份数序号、秘密等级(保密期限)、紧急程度、发文字号、签发人;& `. m& s+ m: [1 {, r: m
(二)主体部分(即文腰部分):公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件;
& J4 U0 e+ B- b (三)版记部分(即文尾部分):主题词、抄送机关、印制版记(印发机关和印发日期)。在公文审核把关过程中发现的有关格式方面的问题主要有:
3 U( h6 w; e' S. g, M% p ` (一)主抄送机关标注及排序不当。
) W5 ^1 I$ X$ Z7 T5 Z7 M 1、主抄送机关遗漏或范围过宽。
' d0 c( ?: H: m" t% j" X 2、主送和抄送单位重复出现。) D( y2 A3 e3 \) e3 a$ c: I
3、排序不当。一般按照党、政、军、群的顺序排列。+ |5 U2 J, I f d
(二)部分格式要素标识不全、标注不准、标识位置不当。( @5 |0 j" I3 X! S3 U, W. k
1、文件紧急程度标注不当。$ d- i5 M+ J0 p: J+ U! t9 r5 W
2、应注明密级的未注明密级。% q3 g, K) V/ t1 X9 \# z
3、缺少发文机关和成文时间。+ g5 @/ C5 ^& o* u9 S5 h- B
4、缺少印发机关和印发日期。: A3 T% ^9 D3 c( ?/ J4 k: G
(三)主题词问题。
, `- I, Q: X! s 标注主题词应注意以下几点:, f4 G& j4 H6 g3 ]0 f; W, ~
1、上行文按照上级机关的要求标注主题词。《办法》第十条有此规定。
% f/ H: q9 T0 h" V 2、一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。一般标在文件的抄送栏之上,顶格写。
$ v; _5 ~5 v# x% ~( c& W" L/ U1 H$ T1 d 3、标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。7 h( z o4 L S, D8 g5 R
三、公文语言文字问题
( l7 R. y0 J. v (一)错别字问题。
O- z: b j+ h% ^' n 主要有以下几种情况:
9 g; L m1 H* D3 O. m 一是字形相似或音不同而形近而误用。(多为笔误)" K3 o: b5 i. L* d p8 u
二是音相同或相近而误用。“倍受关注”、“明查暗访”、“突显”、“亟需”。/ Q8 }6 H* { ^9 ?6 x8 [$ s
三是音同形近而误用。“痪散”、“困绕”
# S" L9 E/ j. s7 H' C1 v/ t; M (二)易混词问题9 k; y4 a- @. n0 e4 g' P2 A
1、截止—截至。
. B5 `& Q/ a+ e) C7 H 2、制订—制定。
3 l2 E3 r) y u/ R5 U, C 3、度过—渡过。
' D+ P4 V& F% p4 `' Y 4、几率—机率。
* V6 {6 O8 G7 m% v4 ] d 5、上交(j iāo) —上缴(j iǎo)
) R# ?4 P' P7 ^& I0 { 6、通信一通讯。
" E- U% U( T2 ?6 ~. C( z3 K (三)病句问题。4 [; {( ?3 ?0 n9 ?+ q
1、主语残缺。
) p0 k" z9 T& m. z0 W8 Q& _8 W8 w “经国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署,授予刘东生、王永志院士2003年度国家最高科学技术奖”。9 u7 Y( j* ^7 z- w. T
2、谓语残缺。
" U0 D3 v# U7 X6 x/ O" { “严禁在保健食品广告中宣传疗效和在药品、化妆品、美容服务广告中夸大功能,以及在医疗服务广告中保证治愈”。 M4 B% U6 k' `+ z9 f4 ^
3、宾语残缺。4 z! V( n, Z- R# x
“重点抑制某些行业投资规模过大,加大结构调整力度”。
4 R7 O' o+ U, O/ j' Z; q6 _ 4、缺少定语。: t; \9 {0 J8 m' V5 n
“贫困地区生产生活条件有了较大的改观”。2 | Y" V* W" M n
5、主谓搭配不当。6 _8 `, Z" O2 R$ J+ h+ C0 d; _
“诊疗条件和服务质量有所改善”。( g7 T2 o" V, i Q& o
6、动宾搭配不当。
7 W! e' T1 _$ s- U “在2005年年底前,对沿淮四省现有石灰法制浆工艺、年制浆能力3.4万吨以下化学制浆生产线,……由县级以上地方人民政府责令关闭”。
. Z9 v3 C2 I1 {) C! ]& n- s( @ W9 B 7、主宾搭配不当。
' r, T3 I+ z' }2 ]; g) y “使南水北调工程成为“清水走廊”、“绿色走廊”。该句是较为典型的兼语句。即:“(我们) 使 南水北调 工程 成为 ‘清水走廊’、‘绿色走廊’”。/ R0 p% o' _5 A: Q4 w
8、修饰语和中心词不搭配。
1 F7 V5 Q7 I6 U y3 n “国家对沿淮少数地方因水污染造成疾病高发、严重影响群众健康的问题给予特殊支持”。
. E% L) j0 O) k. b2 H 9、定语和主语不搭配。2 U. p% c+ ~# [+ X5 [) K) C9 W$ Z
“银行业案件形势仍然较为严峻”。
; f/ O! U4 B, G+ x& O 10、缺少介词。3 v. T1 X+ G- s4 J/ U! \8 l
“按照指令对我重要目标构成严重危害的被劫持航空器实施攻击”。( @! E1 ]6 M5 v1 P! a$ u1 Q& S* P. [
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