常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
- ?! g: d' ?$ g' g第四节 表格文件的设计与填制
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. p5 \' c2 ?) H" `8 O 一、表格的分类, O3 c* [2 Z6 Q1 v% P
0 l7 s. F, I, Y$ u; N; Y8 d 文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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' p) [$ h3 g, V7 v! p 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。& D0 d8 F% c; O9 i9 V m' X; E
5 {: e/ b# A( S0 M 二、表格文件的结构格式* p- w- T) o+ [& e: r8 M* }
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表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。 b2 o/ j, u2 \+ L5 G1 O
/ j( ]0 P, {) y 三、表格设计
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; Q* [$ y6 Y% k3 `. P; y5 }1 q3 b- ~ 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
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1 t+ y, P4 z; L# \9 j 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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四、表格的填制方法! d) S3 P+ T6 A' |2 q+ ?+ U) n0 p
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |