常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
# U" H; X" Q" |# {7 N( G第四节 表格文件的设计与填制& f/ I1 L7 U( k- T) R0 K5 N5 }
( ^) h t* J7 V6 W# {. W+ l 一、表格的分类
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文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。& g" k# p5 u4 n7 N# G6 |
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根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
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7 l' \3 g* n8 V! h% I2 G$ p 二、表格文件的结构格式 O: p4 ^ T9 ~- g7 k1 Y
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表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
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; k! P0 h* X- d5 ?& X: j# i) } 三、表格设计
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表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。( L# T2 ~4 f" P1 \: E' q
, T! C' \! w& Y% N2 c9 J1 f 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。# J [! S, B+ L
2 V3 y [( c0 x- x8 z) Q; n 四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |