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4 l! z3 m" X Amso-font-kerning:0pt">2012 # O" c" x9 B! Q/ ?3 m) I* S, z" G
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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) P& b" c; W- L( H5 s+ ^6 G3 q e+ y" A/ G* j# Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容7 m& _* A" q6 E7 q, y7 P+ J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & k# I8 `* }- p$ N
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# w/ y! O/ t- F0 U( |. p4 Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - L% h; \4 e' V+ V
0 f& W. T, G m+ _/ A+ m1 {+ @0 J. \# o
mso-font-kerning:0pt">1. 2 G$ l J; H: x: ~+ O' L, g4 A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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% Y0 o+ @" U7 }9 E; ^3 P- M9 H! _mso-font-kerning:0pt">2. 5 ?, K+ F+ }; L' j7 @2 ?+ l. Q0 G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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# J0 N0 E- D! o. |6 i+ R1 H9 L! a3 u. ?; f4 |# v. vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。$ [. ]% j( y8 h" p) `' o
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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$ r0 o% Q' `) Q: q* n7 q, k* ~3 t: o% \* [3 b0 E: \. qmso-font-kerning:0pt">1. 5 d" ^2 L$ C( o0 c. d, u$ p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. $ c' v# c6 R" e+ L+ O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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5 y, v/ ^; D! t umso-font-kerning:0pt">3. 5 `4 j: W4 d# ^( d( c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
+ w7 X: Q8 W2 D2 l1 q* l8 v! C7 o" R8 M4 |$ S2 w( t! G+ ?
) I, o# ~! W( d+ E7 d0 D$ Bfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;% @3 Z/ O' P, z. o' i' ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。! B1 X( f ~/ q0 |mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 g4 ~( w2 E# m/ u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 . [4 i0 Y$ i8 L8 v* R8 s0 b
6 p5 l4 X, f) k. M+ a; Q$ i/ H/ E9 k# Dmso-font-kerning:0pt">2. 7 K% L6 \" R$ i4 s; b& F! t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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" s) W) a1 T) S$ l; `! l/ r9 |5 s/ S' F, lmso-font-kerning:0pt">3. 3 j/ |4 k& |8 D; K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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) C. k! L, C4 J8 n' i6 k3 D0 L" U" x& R: J% jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% ?! N4 w: m+ T% D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + C1 Q1 W7 R; b# d( Z
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& K e, j# |5 w7 Zmso-font-kerning:0pt">1. - D5 s1 ^" E# v9 n8 P, @& s% i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 , ? z5 R( B( X
$ g1 G8 @' S8 i6 `( P; V3 g
2 S# W5 l \" Omso-font-kerning:0pt">2. / o6 @7 I0 ]3 g0 a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. ' E! |. r7 _6 g T" R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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5 }% H3 ]% N3 F7 g, ]7 @mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。( s) D; ]; A! [3 N7 D3 j: h8 fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
. j7 G: X( [3 o1 F4 e5 Q: @" ^- R4 s7 a X; s1 z \( w
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 [% ~" M8 R+ H- f/ r8 Z
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% g" Z( T2 u2 ~ C" J1 d# @0 z( Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考8 G2 Y' ~* P: bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:- O b/ _, v: d
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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( ~" a1 P' N% n" Scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
% T9 `9 T0 `4 A$ D% Y0 C ]AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + K$ E# `& l& ]
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
' R9 N1 M" Z% dAR-SA">） | 
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