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+ _4 m6 e' X0 a6 W7 {. Smso-font-kerning:0pt">2012 # Z; w- _; d' O7 X# z% N, u
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 / J2 m6 w, Y) i& L
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L2 ^1 B1 Y5 T$ B7 O/ `' W4 ~font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容 R, g! z1 d+ ?# A3 W. v) y+ Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
9 B8 U) f, K. T" k, H* {* _' [2 s
+ A0 Y7 P& g6 `, l# _7 j7 F" V5 W- I& C8 U8 }% I4 ~8 r8 i4 r* nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。8 G0 u3 y: Z( v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
7 ?9 s4 ~2 P o4 L$ b* y2 ]+ ]
% O! x* f6 V' W/ L- M# ?( t* c* r& E( ?" Y3 ?& d, Qmso-font-kerning:0pt">1. $ W' W; G( m) M9 @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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- z L$ V* G2 b% A: F9 O+ I3 {; p9 t% y6 ^
mso-font-kerning:0pt">2. : s7 f( R& {- S2 I5 h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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$ n. ]; L. k( |5 Xmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。" @& t4 ~8 R1 y# I# i& Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! k2 a" P, i: E& H9 U
) p2 C# d4 t# j1 S0 ?, M! p- B2 e# I D- t* E# y& xmso-font-kerning:0pt">1. # ?8 |0 y- x7 {$ J8 W, R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 % ^& d# N* d( I1 _7 r7 M
4 {8 l5 E+ I4 K5 b4 V; J% s5 N5 \) F$ H, f8 nmso-font-kerning:0pt">2. " ?/ P0 O0 V- j. D* F* W+ M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 - P* u, `7 C: p( S
9 f# F* U, w9 ?& {" [/ V3 L% \+ G+ _" n/ X3 I3 l% W
mso-font-kerning:0pt">3. & t* {6 C! D/ p5 i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;' ~1 y s1 Q( f+ g P
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& W/ M( s3 [ |& C9 g3 |3 imso-font-kerning:0pt"> 9 H1 R8 Y9 U3 ]4 U$ c
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+ s5 Z2 A/ f3 m+ A1 P1 t3 I4 Tmso-font-kerning:0pt">1. 5 a8 T* U! n8 D$ |) q7 h7 Q, U; E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 : M- P7 c8 y' ?$ L( Z7 {0 s
& q, R' F3 G, j6 F$ f* o( K. I
/ L7 M9 A4 H- E3 O7 ]mso-font-kerning:0pt">2. * P" V# L6 V3 s1 V" v6 }4 ~8 B7 n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 # w2 |) Y8 T7 H# H
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1 l' {; I7 E, Y8 R1 |mso-font-kerning:0pt">3. 4 z- u& V1 ?! n9 O! B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。9 w8 j. a" j% F+ D0 s1 U! S3 v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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1 n+ q! h/ Q% @$ y) f' }: I$ K/ Q3 M! m8 n& t+ c0 Z( i' zmso-font-kerning:0pt">1. + p$ [; l; d& u! M# U# L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 9 l) L: p |; v' Q' n/ i8 T1 N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . L' }& X: d& ^* ^; |
) D4 Z1 F; m! J/ K& t# v3 C
/ t$ H: ?0 D) |5 b( t8 Hmso-font-kerning:0pt">3. - O5 e' D3 F' k; [. }: |0 M" M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ( M, |8 H" z4 z* j
5 ^( l1 Y2 Y v( n0 s( w( x& g/ k2 |' I& Pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。3 o% e; x: V1 I, \* u7 ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( p; ]" k* U# H$ l0 ^& B2 v. t! [8 L, X _mso-font-kerning:0pt"> ' C3 T/ A5 x1 I/ D3 J5 v8 Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 p; {1 B" d( ^! [; n
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, l% }$ y, ?4 M. X1 R# @4 Qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考4 X0 p0 y$ v2 D' S' P3 c! {color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
. n) {" Y( ^! g* K" C! R0 L; Q+ U1 q8 I8 G
- X, J6 |* `" _3 ~0 e2 M7 q- Y0 A+ Q1 J12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
l9 z+ H6 [* |' j0 q0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 6 G2 H2 Y0 s5 i! _- o
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# Q6 z V6 |4 K3 @* W* S1 Dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
B" Z y1 P: ], P; F! [AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # R, `, y& ^: b4 z
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
3 y$ E( |% z! \ c5 [4 @# LAR-SA">） | 
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