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秘书工作要则新手必看

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重阳999 发表于 2016-11-16 10:56:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
一、 优秀秘书的素质要求 # \( o0 B4 N( A& x' S! s! L
1. 个人素质要求: - A# q; g+ P$ {$ `: i
1) 品德——正直善良、诚实忠心                    2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到 4 E, p. L7 X% I$ Y
4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事
! V( K* g: c; D) R' M4 ~6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人  " o& t9 ^4 l+ C: z
2. 技能素质要求:
8 E5 ~! r" B" _& b9 w0 }+ R6 H# }; g* Z1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、   
5 d. `5 x) u4 M1 m" H( @讲话稿等文书      0 O8 k7 l1 y( n; s
3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
) R% e& L% u: n" d5 I关保养知识 # A  r9 ]% v& x- M# N4 W" m+ ^& B
5) 软件操作:
  \1 S4 @* J. W! b9 t, Z; A office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档 + ]* f* c0 s' Z. M% {! C
 Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等  
; [  U  j7 @* |& ^二、 秘书的岗位职责 6 a. i( [: |$ _: I/ \9 |
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同  借阅登记手续。
+ p( M; n# |, }& M* R+ \3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
+ d( X  F% h0 w9 x4 `( Z4 ~& J* u( K4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。
* E0 t: @, v2 \/ e8 D5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 % c% c7 `- U- Q" |5 B! @1 \
6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
- g, e* e9 r1 T5 [. \4 N7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。 1 d2 ^0 l$ z3 t" D3 r6 M- ^2 d
9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。  
+ |+ x4 S& e7 q4 ^" s2 m& C( O0 s# P* r, d' N7 }
三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作: + m- d9 ~0 ^, Z
1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。
* I3 ~8 ?. y5 t' S; M6 F4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。 + [% N/ m9 \" h! ?: a* @+ ~4 \  Q
6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。  . j# {$ B6 t' ^9 q3 X
3.  机要工作: ; X/ D6 i# r% a. B3 K) z9 X
1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。 8 p9 X6 ?. p8 R* ?
2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。 8 B2 C5 ]' r  t+ j4 W5 G
6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。  + ?) {6 a6 [! R! Q6 N( Z7 n
4.  公共关系工作
: L, p  k5 a1 O$ ?4 A: A; c1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。 9 c* X# Z* D. t- m4 V4 _  V
2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。 0 w7 G( l( w* W% R' {% u% ]
3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。  3 b: p) T* M( r3 F+ t
5. 私人事务助理
7 ~  F, V* ?6 A3 u" X6 N1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。
: n: F2 P8 N+ i, e( v) N2 b- l3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。0 H! Q& r; r# m2 h" z( D
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标签:秘书
 
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