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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素 , u5 W7 O6 f1 `0 p
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1、准备工作细致到位（前期） / k6 j9 L; }' h. F
- i1 z! X4 }$ r6 _ 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 6 k% E/ `3 n& x) }* X. t
5 z* ?2 u$ Z7 z4 p决议等做到心中有数。
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& B9 @0 O3 r2 n+ n; a) V 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 " ]# e$ a/ G5 x2 g
. M- }% R T4 i 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 + s! I& ]" P5 W D8 O
1 S+ n! T$ z: ^, Y) |: |2、记录完整真实
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6 I" Q) v) X+ Q- w9 l9 y 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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6 a! q; M/ q7 k8 L 3、整理准确及时
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# L6 u/ u0 U1 O会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 2 J( E9 A* j [+ o5 M" o& G% N3 d
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一是对记录内容查漏补缺； n @2 h& ~- Z2 f0 y5 x
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* Y/ D: G+ n6 Q3 v! _二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； ( V5 `: B0 y9 k9 o1 A% r& U
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0 \! {$ d, f' ~" |1 ~三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 7 Y% J; u. ^* V5 x" _
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二、电子邮件4提示 ; l! R5 T4 @, R- s- [0 v
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1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 " R1 t. Q( U7 h% w9 L
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0 k E0 Z+ E# f. `邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 : ?, B7 h, O1 }& w; j/ k X# b
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 * }( k" _6 w5 w$ K0 v- i
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1 G! R, U M3 W4、邮件附件 4 S) a D R( ~( t) N4 A& _
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名称清晰规范，注意反复核查。 % b. {, c$ O0 n R- o' s
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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( v3 u' d5 p3 H4 R% s提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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- x' j) X3 k7 a9 J& P5 W为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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, u: Q B5 x7 F* E" V1.文种选择错误 # G; h+ G+ N0 h" t, s, C
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ' _3 [, d( Q. B- c' O) w# p+ D* ~
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; s- ]0 a: w" q" x# r公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 9 Z% t8 R' `6 ]" d9 }' X" i
7 c' w& ^8 W' Y# K" y8 P （1）文种选择的重要性
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3 f2 I9 y6 Y. M) _在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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; \$ X) C) I7 ?7 P: K& B5 X8 Z公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子 / i7 s& ]) d: ?5 F8 S8 n
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2 ?5 W* e0 d( H* Qa.错乱
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如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失
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0 N3 t" R$ w. h) W( ]0 Z- | 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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' l/ L& t- u2 X4 ]超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 , T) z0 }6 b2 E+ I2 r0 T: Q3 ]! I
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. M! b' S" n( l. Y0 a' Nd.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 ! |7 {. U! E" b0 p% d, [
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2.重要信息重复或者失误
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, N" g) \, j; r “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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/ `- J" g( j% ~/ l* m1 |5 ~) E3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 * F' j! W5 o C" k7 l
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调 ; o! s/ G) m! c6 n- t6 U
* |# @- J5 Z- ?* `" O K. d4 N% n 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 . G( I$ N' h4 d$ T2 }
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四、结语
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# J2 h, G/ F- f+ X希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! S% ?$ X: A# Q& M% X2 q/ [! ^( F
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