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% E+ V4 c P1 m; f" a$ ?7 n2 m 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：2 N( n7 q. w! {2 V0 L
做会议记录，写着写着笔没水了； ( M* {$ }5 ~2 S& P0 k! f W" _$ b
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
' a/ a# Z! v9 u% T. {, l) o 用胶水时，找不到刷子；
! ^" k" z0 G: x! W4 [ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 Y) @! J4 `% k6 }' T) h& D 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 i4 y. a0 f; q5 b; U
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' `1 m5 T4 a6 w. w. k. c& n% J 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? % W, ]+ A& J w2 R& u
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: r" O Z7 p: `' h. \$ w; @7 } 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' f' R0 O i# S6 c. L, T& m- k1 L3 k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 7 E5 f1 ~1 b8 N3 \: L" c4 |+ c0 ~) c
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 $ a' K: Z8 _, D& K' {
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 q& Z; r) d& N+ ~
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / b) V6 d3 ^! P9 a o. C
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
6 w% U9 m! m- b3 e( a3 X' Y8 @" X& } 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 # ?! z2 A, v6 P% J! L6 x: l# ~9 o+ R
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 3 R9 y* E+ ]: x% K$ i% x: M
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 % a, p4 R& y |' E
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ; J5 W8 n4 J& \9 _
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ J: G# n- s6 k) _+ A 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ A& Y" v/ { ~; H 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ) Q+ x. E5 g( l
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
* M5 ~. T8 ~" @ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
* D2 r- y: P6 ~% z# D2 ~- p" V 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & Y( L& B$ R9 w
9、与本职工作有关的表格。 & d+ V- v9 S: k0 V4 I
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。+ h7 J+ v9 `( B
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