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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; J+ w% ?% s4 ~
做会议记录，写着写着笔没水了；
P# O/ w" ~8 i4 {, a7 W 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 ?* K: l7 T. N6 g. |; c 用胶水时，找不到刷子； # b7 s0 y$ _) X- \0 \
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! \7 w1 g0 k9 q3 a8 U5 M 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ; i! r# t0 K; O3 A$ z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* g6 B5 T4 C$ d% G. |, P# s 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
9 h8 ~8 Q" r0 ~8 T4 C+ z 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 L0 d+ j, x+ h; X T, C+ ^* p
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( S8 G9 R# H! P. r2 w+ W
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 X' I1 y* |* g 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 5 [3 Y8 L7 L% U/ `" N
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 e( O* k9 ~$ F# x9 k 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 a' Z, i4 ?1 _) x8 Z' o3 O* ~: x3 {
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 e6 V1 l _: n3 K! T' x
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
R5 A9 L: k) F7 L3 m 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & Z0 a: b% r6 [3 Q* e. x
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
4 j/ I! {$ I ?# N5 p( ~ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 m0 o0 ^1 M4 H- H- a 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 0 y4 ^$ Y' R w5 k* A9 e2 L4 {
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) k. }% e/ g/ O( a8 T 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 2 Z- w; P# K5 E% ~$ B/ U# v5 ` G2 Y
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
) R, t: f4 A% ]7 C 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
5 v( E9 c4 a d% L8 X 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
9 N2 Q8 K( N* [' e 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 q7 `& s, S1 D! J2 U } 9、与本职工作有关的表格。
- a+ H) y* v9 j5 f# T 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 & X5 X7 ?0 m: \/ u, s
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