 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
( V9 g: J& ~0 e' g/ |$ w+ t 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
* \/ c' n7 L ]7 l' s* c 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
- z/ ^' s/ h0 p' E( y5 m二、主次分明，突出重点
5 U3 ]0 Q6 K" b9 D口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
# v3 g, I8 |+ w* u/ Z* H0 y三、考虑周全，有备无患 3 u( q w8 Q/ i5 W9 m2 c' f% M' k
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 : d1 k& c/ Y2 g3 F9 K
口头汇报提纲（可根据需要增删）
L+ ^% G- c2 Z5 S" q2 U 一、情况分析 0 `: T; M: V2 q+ m+ c$ p7 Q
㈠听众 & ?- r% ]4 N7 n, M( u$ b
⒈人数？
, W! _4 e3 a5 d, x4 P ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
+ X. X3 {! I+ P& a9 M6 | ㈡目的与种类 2 t# `) o; Y' B% {* }( n- \
⒈通报情况？ 5 P2 N4 \5 `, ]5 P% Q
⒉形成决定？
& F1 d$ L% h. S' M: P/ B! w ⒊审查重要细节？ & O/ D' _4 v, X2 l( Q
⒋协调统一行动？
/ Y* I1 o/ x/ R( t ㈢主题
( n. g4 }" F/ o/ ?6 k5 F ⒈具体题目是什么？ % j t2 t. c3 c
⒉涉及多大范围？
5 C( u9 j) |9 [9 r3 {( h5 n$ ^ ⒊拟用多长时间？
. U- t1 x! k* e2 |! P2 @' q" ?7 ` ㈣设备
: K; Q4 N0 T! R9 ~' Q7 j ⒈汇报在何处举行？ 1 Q" ?' e3 u$ M1 Y/ s( L/ i3 @" R
⒉需要作什么安排？ 8 x& i/ W2 \+ U4 t! S+ [
⒊视听辅助器材有哪些？ 4 |/ E1 T) s# a
⒋有何不足之处？ ' ~7 o3 O3 r- y3 ^) \+ ]6 C6 M
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
# a, g2 `* D5 t& G 二、写出初稿 3 P' ?6 ]* L( A S1 F) y! W
㈠搜集材料
+ B& |3 R, r0 C+ K4 @. o2 p( e ⒈认真研究。
8 ^( X: X, _' \. k ⒉熟悉主题。
8 L1 @* @* S7 a2 W7 z. } ⒊搜集权威性意见和事实。
: B( e# J1 S2 J/ d9 R+ o2 p+ s ㈡草拟初稿 | 
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