办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

8 S( V2 _4 C1 D- a' J* V. K8 T加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 E4 t3 I; h7 m2 W8 P二、加强办公室建设

) V% ~  `' E3 X# D0 Q3 |! l三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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, X: o! n5 ~: T$ t一、办公室人员岗位认知与基本职责

4 y0 o0 m: i, c' p0 b& G8 W- }（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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, p9 l- l. O- e, \联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

, o* }* g! C9 [% P6 Y* @3 B  I& U（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
, `, \9 f/ n7 |* h! S8 r: P1 @6 I
, M% N& S" w. p$ R9 O2 X0 q+ a: h程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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1 o1 |4 i. Z, |1 x( z( Z8 K按内容分：
) j0 R5 ]9 V. u6 h0 E+ d
/ F1 \; K6 d, _  O0 M  L+ y% J4 ^' @办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

9 ]# X& O4 @* n综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

+ Z) d4 M4 w# J* Q一、办公室人员岗位认知与基本职责（

3 E1 V0 z) o( o; w  Q- B( L三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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/ n( g; `! ?/ j6 J* d  W/ E' R（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

; [+ S6 C; G  O/ b1 \, }0 C二、要认真细致；
9 k. Z! x! r5 m2 r; ]
7 Q$ w: |. x% c" q5 T三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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1 o: w5 D4 o2 Q7 R; ]四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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/ c5 ]8 H2 a( C( O: B1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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( a9 P$ O1 @' Y% p$ i) ~7 {责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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! \" t' ]* X! P* |9 f9 _表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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( b  @5 w" T" P$ u+ a+ @% ~（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

; F( p  u2 u% ~调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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5 \' a: P( z- K& K/ q7 l; n4 }- h4、角色意识
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( |3 t* ]) a7 _# L7 M6 N2 ?做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

责任意识
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8 H2 U& A4 t1 h! y# G2 d: q创新意识

" {+ Q0 @7 ~# v3 ~' Z5 H奉献意识

3 h' Z2 V; V# q信息意识

程序意识
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2 X* C4 n; v( y; O+ X, e学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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) o' D. M6 L5 @  U领导测评办公室人员的20道题目
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5 Y* {6 m, a: U0 u+ m. }- ^1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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. g. m2 X; F# s$ S  w6 R3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

; [$ s. }3 H# v6 O' {1 M4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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$ l, e& r' T9 e4 D8 Z. k" ~5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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4 o2 S$ `2 Z; n4 ]% O, D$ {能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

: D& Y3 X5 F9 b  o" x! c, x+ l能否制订新的工作制度或工作程序?
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# m  k, {' [) G" r  |他的工作有条理吗?
0 D9 T1 q! O" U0 ^3 y# P, C
) I( e7 C  o+ F' X( i4 A7．他是一个机智的人吗?

0 Z8 a9 e; h+ r/ S能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

" ]) T: z# p0 O/ a& k6 l8．他能否提高文件运转效率?

  m$ G1 L2 q' W5 P  w8 T能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

, w# C: n" a8 [( h能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

! K5 A% i) G! a( M10．他在危急关头是否沉着冷静?
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6 ?' y/ G+ I' O, L4 G4 g当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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8 v" x. K, P7 e7 O7 ^& [11．他对你的忠诚值得信赖吗?

& ^: r' b! n2 @7 @2 i你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

2 W; d0 A- c- [& \$ P" l  }: s8 d是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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2 Y: u8 |; {7 ?5 E5 Y13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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9 e! J# X& N1 ~- U+ i" {15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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9 E8 S  A! ?  {* R8 k- a& N1 E% q能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

- e# I6 L& v: b4 u16．他是否按时完成每天的工作?
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# x- ~. s8 `$ s# h! D$ r6 ]是否根据需要自愿在休息时间加班?
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; m6 X1 e- v- x6 L' j领导测评办公室人员的20道题目

; V' a. ~- V3 w; X4 d( X$ C17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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  z. j. p2 f3 {3 v) [19．在调研工作中他是否称职?

  j( G; F$ p% k/ V$ f能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

8 ?* J1 k  X! U, H% O启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

3 h  d2 T4 _. E# A2、积极推进建章立制工作
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+ t, l8 C8 s9 P8 T. T4 k3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

. d; Z; K; B' ~/ ~/ d1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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" z9 A" R/ e9 ]4 z, B) P. h2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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, {1 o. _* C1 A& S9 v# M" O" h7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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2 Y. J" V5 ^4 B7 U: ?1 y8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
2 h, V7 g8 [, E) h& F; o; {
  s  z0 E+ p  A% m1、设立会议承办部门和服务机构
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' {  U, s% }/ q2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

2 G+ s+ w- y9 \# c( ?6 }1 F7 \（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

, s: ]2 h5 n8 Q（2）拟定办会方案
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. E! w6 Z0 b2 U; L+ D% s（一）会议服务的基本内容
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- p" D2 |- C) Y4 y会前准备工作
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; V, ~& J7 |, y" s, p9 x2 @4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
& G' ~, T" f6 x4 t$ m, s
6、确定与会人员名单以及会议编组方案

& ^  h, k. D2 f4 |/ P, L7、会场的布置工作

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! R% C: y" d& R: G& S衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~