第三专题
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加强办公室建设与管理4 s$ O% D; p- a' F
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一、办公室人员岗位认知与基本职责) u9 [# ^0 ^ H5 U/ b' c3 X
: L H; F, B; `( y3 g- w二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范) p$ w! _( c) j# W! W5 s
, b6 \3 N4 Q0 z8 w: r* d四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。1 Q. c# f$ ?/ c8 _5 S2 ^
+ {" `- ~( q$ p7 V( V职能定位：
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" {3 y: t) F- `0 S" K, [6 V行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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! h. h- Y* w1 u+ h, L" P6 G! ~, K（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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4 m+ U; {" g# Y% a" \按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。1 `1 P' `( R' ]8 H9 y& F7 t" S) x; J
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按内容分：
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+ | D6 y4 E: v& q/ w办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：/ k- \ R( k8 E! c
r# n1 y2 o) R) L综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。7 B) }6 Y% C u( Q$ x% y% t- N$ }
% e3 `/ m+ R/ m一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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3 h! e4 g: {$ y! t三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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. G5 F" F1 K0 U$ c% G（四）办公室工作对人员的要求$ u" p. d+ D, p1 l, ~, D4 P
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：' s$ W3 s4 w1 u3 h* Y
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一、要讲事业心和责任感；
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8 z% ~5 _" P2 T9 [" B二、要认真细致；6 V. y. c; U# e- s2 r* k7 y
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。* z( r2 a5 k5 U" w4 m( C- b
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（四）办公室工作对人员的要求* A4 `" |/ Y! x1 @ ]. _. E! G
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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7 W. l1 v0 N4 p9 {! T4 |3 L政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。) R* G$ K5 t* \/ p k' D+ L+ _
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踏实肯干。舍得为工作投入。" C& v5 h: g( N# o
, I/ s! R# F; b4 Z（四）办公室工作对人员的要求
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$ G: S- b, V! T% r0 ^2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。& V2 A/ J/ K" Q: H: e
0 G6 [: |* f: N( W; b+ K# r思维能力。善于思考问题，抓住关键。4 S% N' Z/ X& U$ O
% {0 a3 K6 K+ d& r表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求+ L2 E; }7 Z, ~" H% N
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3、心理素养% q. K6 m2 { h- N/ f( ~7 ~
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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1 H! P0 S$ W u# |! u3 { [注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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' D/ G/ }8 B) y1 r: m( x0 s意志力。, O6 W4 D3 ]: t; A" X" t! Q$ |3 _) G
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识8 `: n; s2 `0 h6 X
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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* N5 z- G5 a7 S: p全局意识
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责任意识" s9 s% N2 ]8 A' `/ H
( O, G1 e# }0 g( A: C/ D/ K% _创新意识
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0 f, ^# D) t: E' R奉献意识8 G3 \, S) I M- @3 ^0 L
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信息意识
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程序意识. c: j5 H" m, \; L! [1 a4 P) `( r
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学习意识0 \7 y M6 z2 F" } x, ~ a/ S* z
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（五）领导对办公室人员的期待
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# {: R. ?. D }领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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+ q n- p1 P( ~ v" W他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?2 y" B8 ?6 b1 [( \' C0 _
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?( B3 ~2 ?8 G& d- \5 _* X* b: T4 e9 R2 T
t$ U9 K( Z4 \, g( V7 p3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促? G( w+ `$ u: ~0 K6 S$ X
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目; n4 N2 ]; z. r' s8 C
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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. l* o; y- q5 x8 ^! w能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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- a5 ^6 r! L5 N6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?# [. v+ c& b1 P2 ?0 [8 Y8 l0 X
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?. X8 W4 I8 Q2 K9 E
7 w' W) U: s5 R. G* ]% N6 N能否制订新的工作制度或工作程序?
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6 L7 q8 a2 [; t+ t) M他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?& \- O d; J. |4 ~7 A7 T) X
) e8 `# m. F9 j7 D能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?2 S! ?: G$ L( ^ Y
" _' E$ [& \' e9 T. l3 g8．他能否提高文件运转效率?; j" L3 L! t$ c" f. e
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?( V, M v9 `8 O" ^: A: v+ L
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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4 l \% y) q' p领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?# w( ], Y! r) F5 y6 d' S
+ E9 d9 t1 O8 |; `( ?7 B10．他在危急关头是否沉着冷静?
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+ o+ i( F( ]0 W; n- ^. y0 C4 Q7 U {4 H当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?5 j7 w9 X) [ q) u4 e
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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0 `4 A3 m" w! S. ], l$ T: |6 |* \2 H你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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+ [/ @2 I% w B/ H" L t4 x" ^12．他是否有较广的阅读面和知识面?/ s J: B6 y& A) M* j9 f0 \+ i
, L% A. e8 A3 K$ I. L- q% Q9 i是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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3 L4 t9 `( j$ E! X" C4 r. L3 I领导测评办公室人员的20道题目' u) m- U# z/ H. V
7 j1 r2 `% m( o4 s9 ^13．他是否成为本单位有价值的信息来源?: H! P4 O9 [( f
) [( _* U T- A3 v) c/ p' ~而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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% W0 @4 \6 C& a是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?( l( v+ o' X1 E2 u! O) g$ [' `( v
4 W& ` N8 {6 [6 H+ Q" W3 T" Q6 j15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?* D% l* [7 N0 `4 @5 H- F
3 v4 _. k0 b: a: w' |. G+ O# F能否准确地传达你的指示?+ g! M8 h7 U& W4 ~' B6 V
1 D9 c1 i0 i; j% c6 X/ ^能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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0 A* k9 z& n' U# W3 {0 O4 ~, W, A4 H16．他是否按时完成每天的工作?# D& C+ `. @# d2 [- M, w/ V- w3 k
0 L' K7 c ^+ h: e# W' w' e是否根据需要自愿在休息时间加班?
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: q# l8 v3 y0 i T0 x* z) ]领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?" Y, e! a% D& @. o
) a f4 `* ?2 u/ b5 h18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?3 P: o% Y2 n$ @4 g
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启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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* q' e3 n) P O. P9 q7 K6 T- t2 N3 a1、不断优化硬件和工作环境7 m- [7 R8 ]) u
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2、积极推进建章立制工作
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7 t7 ]8 x$ {. n3、努力营造和谐人文氛围1 i. Z0 a4 Y/ K1 V/ e) V. I
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规1 E7 B% @. F" f6 T/ ~$ ^6 F
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象 o5 T* U2 E. _! Y( S7 h
9 K+ y+ n( h0 L' S良好的文字形象5 z4 A& n# h8 s8 u! D% J
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良好的语言形象- @8 X/ A5 Y8 q# b2 y
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二、加强办公室建设( q( ]' ?% R: Y+ K
! E$ w- d: G/ J8 Q
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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' }# _; V; {7 z- V1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；4 h+ I! N% [5 P" j3 o, |( F" u' i( P
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；4 M6 W4 ?# @3 s- n
8 l' m9 f+ r* w' G! I& u; i9 n4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；$ z: q: X9 W" @+ C8 B
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5、随时让同事知道你对他的感激；* ]9 K) O# }3 |
# P; s: \3 r L4 b+ U0 a; @9 ~& ]6、尊重个人隐私，公私之间分明；2 l o3 H4 ]) I0 l: E- g9 |' H
/ Y H) |+ b1 m9 l9 M7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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$ Q5 y& o0 y5 r. x5 D三、办公室办会工作基本规范
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- F; h" v X- k: o( j& J" |（一）会议服务的基本内容会前准备工作
! M6 d0 }1 A9 w T! o" P4 m
, T& b: s- p/ X9 M1、设立会议承办部门和服务机构3 b a+ m" ?" `( w, W$ d
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2、协助领导确定会议目标和议题" ~) z, F2 U+ w ]9 _ h! y2 I
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（1）确定会议目标7 m; @" f5 y/ R, }2 s$ G
* w- m% A$ r2 h: r5 x（2）拟订会议议题
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1 M9 n( ~8 G9 j$ K+ T3、拟订会议财务预算和会议方案
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1 c# Q6 ^7 j: L! h% [（1）拟订会议财务预算
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" b; ~6 l* J2 O" E2 C# m（2）拟定办会方案
u' c1 ]% T) A i ~) r8 k
0 h& }. `1 c& |9 ?& |2 @5 y, r（一）会议服务的基本内容
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9 D. t! {' A% L会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
$ ~' N T( U% K9 z4 R+ H9 N2 y/ A2 g2 a; X h4 W# H. A6 y( ]
5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案6 \: u9 D. y0 @ X( C
' W. ~$ j9 H. T( i' w7、会场的布置工作
1 M9 x$ V- I9 ?2 o% t: D5 K; Q% ?% k) E- i3 G( p' c- C" t! B+ X
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
' Y e$ ]# e }. o' v5 I3 F! S: b' A
主讲：姬瑞环
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