浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
0 [0 O+ A5 E) X9 w& P. ^+ E/ D. P* R) R) Z
* |) |! k. F% R8 m　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
& ~" T# O5 R, J; m  N3 [2 d* ^　　1.辅助决策
2 e+ s% X3 b% [3 p; j
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
& V) c3 Y- Y- Z# F2 y! J
8 w' ]' [' r; v, I* O　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
- B0 Q0 }! |5 s
　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

( Z8 \; V0 _9 V$ K& X　　（3）、辅助决策的原则

1 k, P/ A' l$ x* H# o+ l! `　　超前原则
) d' G, R+ s3 I: j9 ^+ h
　　定位原则

　　信息原则
% s0 Z$ }; ]  b9 `2 H& X% D
' T1 p% b3 Y+ e5 O# J; i% c　　谏诤原则
6 ?. S" K1 b1 D3 R9 x  L$ i$ y
1 y( Q7 U5 [) z8 _7 p5 L1 Y2 B　　（4）、辅助决策的过程
- W9 |, v  X& h. q
9 T9 K9 k& E9 J$ S5 Y6 d　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
) h% ?9 s) [/ [8 J6 u
　　协助领导评优选优

4 v3 o, l6 z- T% D' S- R　　协助领导实施反馈

3 K1 b: N2 N# a　　2、协调关系
' `6 H( d$ I" F
) g! a% _7 T, T/ \4 w. h　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

0 B: P& B0 R; n; A  F: o7 w　　（2）、协调关系的特征
2 C$ S$ D! W) H' u0 k
) }+ S4 R# I9 T# j: r1 \) X# y　　从属性

" r/ s+ u1 N' j* @% i　　广泛性

　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
  V8 L, c" O% N0 S9 v# X
+ U! e; P. z; j　　政策指导

　　客观公正

% i2 P1 `2 i: z6 r7 O4 w* f, m　　平等协商

- V2 r2 A, P! k4 L% L8 ^　　注重整体

9 z8 X% I# Q/ [" m' h6 Q, U　　灵活适度

# E7 Y" y) l  C　　（4）、协调关系的过程
$ M8 Z/ o8 h4 K% M/ D5 ]
　　摸清情况

　　找出症结
# p9 i  M* B5 l0 C4 `1 ]
　　恰当协调
+ O& a4 F3 X( u1 X( c
　　督促落实

4 F" }$ W. d# J- j5 y( _, G　　检查反馈
* r$ }/ L- ^. V; }( J% `
( t6 _. F9 p8 G/ \2 V8 l! c% z) }　　3、处理信息
9 _4 o$ L! n$ L; `) l0 d5 l& g
7 i/ g4 b# w' ^7 ^　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则

" F8 y/ G1 X: y2 M# V　　及时性原则

5 A( ~$ ~$ `" B% T5 ]) h8 L　　保真性原则

　　适用性原则

　　预测性原则

# _8 h  J* Y. h5 `) }6 {. i　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

% _* s" v; H) Z. O& }　　上级信息
# j8 G! ^7 N, Z8 M; @
　　内部信息

# g& R, T/ R/ i6 J* L4 Z　　公众信息

- {$ F" s4 w0 }- J4 t, O& Z' e+ }　　社会信息
8 W1 }2 M/ H% S; }! g6 B& ]' Y
　　（4）、处理信息的过程
- R2 s& ]4 H( g3 U# k8 d/ w
5 T2 g2 v* ^- I% o+ |6 p2 D, u4 ?　　信息的收集

　　信息的加工

　　信息的传递
' k( K/ L( Y; @. B" h: G
( u/ A' l* n# \+ `! x9 L0 q5 j& M6 ?　　信息的反馈

  a$ T4 f8 a7 c( s　　信息的储存

! z) H4 W2 c  Y( E　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

: J4 p7 t4 n/ h- \7 m2 Z& A　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

2 E; U& P  m- S* ~6 b　　繁琐性

　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
+ s9 C; m8 R; K! f
; N0 [' u6 j, z" `5 c$ d- O4 M3 f　　被动中求主动
6 F2 c+ m- w. N, q( C& L3 T
　　原则中求灵活

9 L; t& j; z- W9 m% v4 K( F) y　　繁杂中求规范

0 h. o, u' o" E% ?- I/ s　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序

　　理论程序
( I0 v: d8 v8 g9 n, ]
! h# ?; C3 ^* z# Y" U　　指令程序
4 e1 S9 T9 E" T4 {: o, J9 h
　　法定程序

　　技术程序

　　习惯程序
% O5 F1 g3 t1 U: s
　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
1 p  e6 c1 l* V
" B( M9 b0 K, ^　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

  T' F  O* U4 P2 i- a5 v　　接待事务（来访接待、安排服务等）
* Z8 g$ z! l( r* v; P4 @+ E
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

. W% k+ ^+ }) o* l! U　　行政事务

" {& J' ^6 m# B% _: S" d: j　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
" q( r- \7 m* V/ {6 r
. z; B) Q9 u5 W: ]5 o　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

3 |  ~$ s7 X# A: x6 {  a　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
2 K0 ?$ \) J! Q0 K, k
　　其他领导临时交办的任务