浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
9 p! o. S' A- x* B
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
  c3 v, A: T# b! i& Y. W$ M
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
" g2 D3 n. P# T; x
; [% c9 ?( Y& W　　辅助内容的综合性
3 ^/ H5 x, _8 \. ]* @% z% |
+ f  G0 P+ A' {! X　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

* M0 r$ d6 q* K+ y- K/ O# `6 `　　（3）、辅助决策的原则
0 i2 a# N  P& X
; S6 l% w, `- P. N) r2 q% h　　超前原则

2 x! l% }+ \. u, Y. i$ @& A　　定位原则
9 }. I4 A3 N1 O7 `. W, ?2 t8 b' g
7 V4 Z# k' A' b* U/ I/ v! A" S　　信息原则
2 D1 T0 D% V; b7 S6 T1 D
1 }% Y  C4 }0 `3 R; n0 \　　谏诤原则
) r) h; w6 |  z& t: S6 q4 k7 `5 C. R
7 J) {2 G4 A0 S" T% c% R: l* A, _　　（4）、辅助决策的过程

7 K0 J# [1 N( ]4 }* ?　　协助领导确定目标
- E. \( ]3 z# L/ }0 Y
　　协助领导设计方案

7 l( i% K8 }; q- r5 d& }, ]. |　　协助领导评优选优
, ~1 t$ [4 Y% c4 ?6 D
　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
3 C9 K- c- x  O* U
( N% Z( ^! U( s7 C& x" z2 F　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
: N; @6 V) D) [. A1 b/ K
　　（2）、协调关系的特征
. f2 H7 j5 U% L( ^; T3 j
0 x3 K# y) P5 `　　从属性

　　广泛性
5 Q# ~% z2 f- ~* M# j1 o0 ^, z2 n
! Y, o3 Y+ \7 \7 Z. q4 p! ~　　间接性

4 V- ~  B! B1 o3 ?" g- E　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导
5 M: u& W' J8 |) M& r3 d
　　客观公正

　　平等协商

7 B) t- j  L- {5 K" Q/ f4 U　　注重整体

0 f0 E8 Z9 g9 |" l$ d　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

, u6 h8 C" N- Z6 }6 W4 L. e　　摸清情况

　　找出症结

" T& I) ^4 @/ K1 P6 ~$ D/ W8 d2 e　　恰当协调
9 o& v* {8 v$ g
　　督促落实

6 X+ n! @/ n; Q3 S9 q: x　　检查反馈
/ ?5 h2 i7 c8 Z7 R
  s, J: v6 e! `; a8 i2 Z　　3、处理信息

2 Y6 N  o2 r( a& @$ Q! f* T　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

7 ^- k! n6 s2 m1 d( \% ]8 m　　（2）、处理信息的原则

: n) o" k: B% v3 @+ l1 t) Z. {　　及时性原则
0 `% [8 i% w, \5 N
, T8 w3 R/ _: {9 @* D　　保真性原则

0 F4 M0 `) f$ J- @　　适用性原则
8 z+ A& u6 r3 z+ l/ w8 }% |( O
　　预测性原则
5 @* [8 Y6 `- S
6 F; o, Z3 w# O6 b; A9 E  O+ [　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
9 V' K: E3 P  O) z6 [1 T
5 i( h$ T' }9 K# }/ W# F% X　　上级信息
% Q$ r0 C- @0 N6 I# Q
% A. ?' L8 I% h  B  C+ `　　内部信息
) N. p- c8 R3 _( @7 w
) v) {0 m/ d# R  G　　公众信息

7 [$ A' h  p/ @# I- b5 n　　社会信息

6 s+ T( v( B1 X) b0 ]% ]　　（4）、处理信息的过程
. r  |9 f$ `5 K+ I% W
　　信息的收集
8 h( q. m7 `' B$ e% B# E2 @9 }3 R
　　信息的加工

　　信息的传递
, i7 W/ H4 _; L8 ?
/ [4 x1 }: V! l  W  d　　信息的反馈
' P1 R- a8 s0 f
　　信息的储存
& f8 O; j' _: ]' s: ?# N& E
　　4、办理事务

2 i2 n9 h+ J* {4 a# J- y) M　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

( H6 e8 Q* F* l3 U, ^　　（2）、办理事务的特征
) y  p; J; V; X/ \( m
　　综合性

! ?  e8 [% l& x& V2 j　　服务性

　　繁琐性
2 N9 F" X1 Z8 M( ]3 e5 m
4 _; s0 Z# r) j) }6 _1 ]　　突击性
9 v. D# G! w' x
　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动
1 \- B$ [% O4 x' ^
$ W8 x, ~! A' j& O7 \, b; t& F' t　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
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　　自然程序
) L' w/ N) S2 o
* j- I7 v; `/ |　　理论程序
% [/ L% c$ ]# ^& h; `6 x- c
1 A7 s; s5 O! V* {　　指令程序
3 k" ?/ N( }1 O$ N6 s; J% s$ z
; V3 r3 T: w: x; N! I6 J  l* j　　法定程序
2 t0 B/ X" I  z/ ?! D6 k
　　技术程序

) A  G$ q2 r' Y% i* }: ^0 Q　　习惯程序
% ~9 O( w. [: s" t7 K( z
　　二、秘书的职责
  ^* y0 t8 ~* m" t, N' f2 w1 A　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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4 E# ?# ^: e4 `" U) f3 q! U　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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8 U! R5 S5 e2 d$ I6 U" P　　行政事务

1 K( X5 \9 i' j" N& j　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

+ a0 i/ b9 \6 L* ^1 }* \/ }* F　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
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1 h' J( x2 o) l+ O2 \　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

! i" G3 O  R) \　　其他领导临时交办的任务