浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

: i  v2 W) E2 e( S8 B) c　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

  ]% J! z$ H2 n' M7 n　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
) Y% t+ o1 X( d- I) Y. T
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
* V+ G. X  \5 \" g( @. |' D
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
1 Y( d* D. ]8 e7 P$ j
　　辅助时间的经常性

2 }* i7 f% Q& e5 [4 C. o9 a1 D　　辅助环节的全过程性
+ N; @9 F& o; r; Y- b0 h% G
　　（3）、辅助决策的原则
* u) X) E) e. j( c! z) h
　　超前原则
0 ~  m* N" c% q! b- }
7 V  z+ H* F& Q　　定位原则
% B4 |' N, d( |
% {$ e0 F. t5 W* G) d; k& \　　信息原则

　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
0 z, q4 y/ |/ f: N( `
　　协助领导确定目标
/ m2 K% C, l$ f8 J
9 `  [; M; h% ^6 b! {# F; q　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优

/ U! [" w4 s. I+ Q- Y　　协助领导实施反馈
. D8 w: P" y% e% Q5 z4 J
1 Y' j" N' V& U& \　　2、协调关系
9 V3 j6 {" g, r
! v1 ~" `' J; E! _( c/ }% B  x$ \　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

& B, \; a' X. A: }, }　　（2）、协调关系的特征
/ u* u0 a! e7 w$ }; \0 J% I
& F% w. ]' a0 a- N　　从属性

+ u* S/ ]4 r: G# a　　广泛性

! N/ q* n" F+ _5 Y3 p5 V  x4 N9 h　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
- b5 X) {2 I) g
  _6 t- {6 L: Y9 w/ C% K+ ^1 \  a　　政策指导
6 d2 D/ u& K) K. w6 ~: A
, A& w' @) ~1 {" S　　客观公正

　　平等协商
0 v- j$ D7 m; d: j( S7 H6 o6 L
! e6 i1 s: n9 }. c  G$ F" i6 H　　注重整体

　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
) ^! O* @2 ]. G  e2 J
$ f8 o8 y3 R( k　　摸清情况

　　找出症结
8 F5 [* z% N/ w' `, ~! q
　　恰当协调
% r! v; P1 W2 B5 |: B6 l! {
　　督促落实
4 e) D4 |" ~6 r- L& F! L/ a, }+ H  ]
　　检查反馈
2 }. P  K! t! O4 K8 j; d
1 a9 t) R1 K2 Z+ ~: Y) y0 ~　　3、处理信息

  V" R1 @$ M  H# ?2 j- i  N　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

0 B+ m1 L2 s* u& L+ p# k2 v2 }　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则

  C2 y$ Z5 ?7 @* U7 f) ]　　保真性原则

　　适用性原则

* {* K, R" C+ Y( m　　预测性原则

: `1 j) r/ n. n, B% \! x　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

　　上级信息
- Y* ], w+ l/ R- z
　　内部信息
; k% ?, ]8 C2 E$ s0 ^9 ~
　　公众信息

　　社会信息
+ }& t$ l- ?  W: x# q
　　（4）、处理信息的过程

7 I! G0 r% D# n0 I　　信息的收集

* |' t  c; h5 Q  Z　　信息的加工
/ F4 q4 P* j% B$ u2 t4 u
　　信息的传递

　　信息的反馈

　　信息的储存

　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
. i+ z* C, k+ R' K8 O: D! {
　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

　　繁琐性

" R: x; j' k' G/ ^2 v　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
4 I) V$ r: q7 f2 W7 c" X) M
　　被动中求主动

" T5 I5 z1 c; U: K9 {, l7 |　　原则中求灵活
# E& X: c9 ^7 m1 i  l+ k' ?1 O. A6 i
& N1 I. L: R' |* H5 C8 E　　繁杂中求规范
$ j; z" s2 I: k8 C+ Z
　　（4）、办理事务的程序
% r0 B2 W/ f/ g% c. @) J3 `
4 m8 V" ~- u' V: K3 m! w　　自然程序

　　理论程序
' O4 ~2 h# ]2 r* }. o
& g2 P6 s$ f& s) a* N6 W+ i　　指令程序
6 c* y# r' D" E+ G# x' V3 U, t" |' H
( R# N' z0 N/ @1 `4 J6 \　　法定程序
% [2 }; @1 Q5 G3 `. t0 G4 }0 K, l/ i
　　技术程序
$ x' Q- F6 u: S& \8 h1 w  z) D  X
% Z8 ^' P5 m3 q　　习惯程序
8 y: L) Z0 d4 a. ]( h  B. U
　　二、秘书的职责
3 C8 k  f* m& f! c' q" [6 D+ f- F　　大致也有以下11个方面：
# a% K! ]0 ?% B7 C1 v
' e  U. H3 Y: p% l" \' D( {6 P$ {　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
& n. ?6 r. d- S8 L6 z1 c; ^+ Y
, e0 h+ i2 Z/ Y8 n　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

. Q; l* I$ m7 |) u  o- X% _) |0 `　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
$ R8 p0 l0 _+ z* d1 A' ^
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
1 k: J- {3 L' d- s2 I9 s3 h; Z
7 }  }; y4 W3 _: f  v% T& {　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

# ]: E' D" C6 o　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务