浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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" {& H: W' |2 \" x% ~　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
- j. O% s% b. f( @) f. v# n* `
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

* H- o2 H1 o4 F0 w　　辅助内容的综合性
/ ?/ J3 Z% R& X: o$ S1 u2 K+ a
9 u& R8 e, D5 \( s$ i" r: c　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性
* }5 C" l- z. s! ~# M: a
　　（3）、辅助决策的原则
+ p  O# T7 k! D% |0 [$ G
　　超前原则
9 ]4 ^, n4 A9 `! c" U
　　定位原则
( O8 N  X7 y* y/ w! X& y9 q7 W
　　信息原则
: L5 |# V- {- j$ I3 ]
　　谏诤原则

. A, o* ^4 q, k* F) k　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标
3 v) s$ O$ @6 D+ ?9 h
　　协助领导设计方案
! C/ S7 ?7 H9 n' e. W
　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
0 X! N! }, J6 @' d
　　（2）、协调关系的特征

" d: p* z/ x9 f3 _# S　　从属性

　　广泛性
7 t$ A3 t9 Y# f9 q! U& w
　　间接性
# [5 J4 p- j- k) R, l
$ u  e. _1 X; P3 U; n　　（3）、协调关系的原则
" W) H& ~. Y6 H/ P: B& N: \
) x' T$ M% C: N3 d  }　　政策指导
$ Z' ?" Q) c( N; @
5 R1 R& P1 }3 T　　客观公正
; `1 V* y& v; E1 u2 D, b
: m/ r& u* \/ Y8 L# J. B　　平等协商
, M/ @2 R( R( J3 Y0 c8 |2 ?
　　注重整体
" ^. s% R5 d0 e% F! H
　　灵活适度

; g1 }' v, C6 S+ q6 E. |/ }5 N' B　　（4）、协调关系的过程
' ]+ S/ P# ]. Q: ~# w
2 g0 w6 i' j; P3 ?* G: p0 }　　摸清情况

9 W" x7 {, Z; O0 l* g　　找出症结
- m' e/ o7 |" _/ Y" Z) X
, W6 O  L5 {" t　　恰当协调

! t& Y$ o; Z  e/ Y' H/ D　　督促落实

　　检查反馈

' W5 M( f& M9 ^. \5 L$ W2 W* B9 A　　3、处理信息

4 c# a9 r' u: R　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则

! F" t8 R* D1 W0 Y4 E% S　　及时性原则
6 t0 M2 r. {2 R: W' g" ?
　　保真性原则
) e' v( G5 |) {
　　适用性原则

　　预测性原则
6 G( V; j( _! S, k
4 Q) `: h& U+ a6 Z$ F7 l　　（3）、处理信息的内容
# y( m8 w# F& T" P# _5 q1 D% Q
　　历史信息

　　上级信息

　　内部信息
* n6 f7 B$ r3 J6 D
3 Z$ W; Z9 V" f& e4 g' b4 ^　　公众信息
1 z4 N5 ?6 l! d  K' d
3 b6 F: G, C3 ^; D6 }　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集

3 _- M/ Q& s% P( |0 O& I　　信息的加工
5 D" A+ Q- s% f3 H" z2 w  k
6 V5 D$ s" [9 }; f& S　　信息的传递
9 Y; F, K2 W9 A; v4 w
6 ], P5 p- N# y3 g　　信息的反馈
9 \% V  P8 f. g
6 O3 E2 K  D4 X　　信息的储存

　　4、办理事务
) S  K$ q5 R' ]3 l8 c9 ?
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

1 G/ u* O& j( L& z　　（2）、办理事务的特征

4 ]+ `) d: U" W2 V) w　　综合性
& f7 G: A0 K  a3 X( ?
　　服务性
5 q! }( @) d4 j# S' s( \, }
1 ]7 W) c' v( a% C　　繁琐性

　　突击性
- s1 S# w; V9 o: s
　　（3）、办理事务的原则
  {" E0 t; F% L
　　被动中求主动
2 I3 J2 o) c! E. O! M
　　原则中求灵活
( j5 w' O3 f$ m/ _$ a
　　繁杂中求规范
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2 y+ r6 W' J1 O/ A9 J　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序
$ n/ O" A/ X, u% |9 c0 z2 J$ o, T
　　理论程序
' [% T6 R- _3 A/ I7 H) {) P( A- Z
; r  {9 X$ u$ p( y7 v　　指令程序

5 q4 Y+ [( M  S9 e! m5 i/ a　　法定程序

8 s7 k; \; @5 o3 r　　技术程序
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　　习惯程序

　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

* Z; S  }5 ]# _8 T. `　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
9 D9 M2 g' x8 f+ B
　　接待事务（来访接待、安排服务等）
8 b) |2 I  }0 R0 r% P  A# d
4 ?! i6 i  M9 o7 Y* K( F/ t　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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  y- t0 G4 C3 h5 N' D　　行政事务
* O5 S$ m- s9 B
& d% L5 W+ V. ^8 ?8 I; K　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
' I; C+ V2 N; M5 \7 M' o' `9 k2 j
# f) Y" @  U0 W! V, E: R" N　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
3 i, X3 `3 O3 k' z, E4 ]
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务