关于做好会议服务工作的实践与体会

办会是办公厅 ( 室 ) 的重要职责 , 也是办公厅 ( 室 ) 工作能力的具体体现。近年来 , 湖北省纪委办公厅在省纪委全会等大型会议的服务方面进行了一些积极的探索, 会前准备、会中服务、会后落实逐步走上程序化、规范化轨道 , 为服务反腐倡廉大局发挥了积极作用。

一、缜密筹划，会前充分准备有的放矢

这是会议取得成功的前提。针对省纪委全会规格高、规模大、政治性强、涉及内容较多等特点 , 我们注意把握会务工作规律 , 突出四个重点 , 超前做好准备工作。

(一) 科学编制会议指南。在详细制订会议预案、准确制发会议通知的基础上 , 我们注意科学安排会议日程 , 合理设置会议编组 , 反复校对人员名单 , 撮要阐明注意事项 , 使会议指南简明扼要 , 让与会人员一册在手 , 释疑解惑。
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; J7 q  ~& ?9 V: [(二) 认真准备文件材料。领导讲话、主题报告等具有保密要求和时限要求 , 专题报告、典型材料等需要进行初审和修改 , 我们对这些会议文件和材料在格式上统一规范 , 内容上精雕细刻 , 时间上统筹安排 , 管理上分门别类 , 为会议的召开和文件材料的有序运转奠定了基础。

2 @/ K) L2 y+ J(三) 全面加强联络协调。加强与中央纪委的联络 , 及时领会中央纪委全会精神 ; 加强辑省委办公厅的联络 , 争取指导与支持 ; 加强与全省各级纪检监察机关的联络 , 及时掌握有关机构人员的变化情况 : 加强与有关宾馆的联络 , 准确收集宾馆会议室的大小、数量、分布、主席台摆放条件等基础资料 , 未雨绸缪 , 有备无患。

4 M7 x, Y# _! I% |1 K$ x8 p(四)周密部署后勤工作。我们坚持将后勤保障工作与其他会务工作一起谋划 , 同步到位。落实好会议食宿和医疗保健 , 印制好会议证件, 购置好办公用品 , 安排好会场和代表住地的安全保卫工作, 组织好大会的值班联络和交通管理 , 为会议的顺利召开提供有效的保障。
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二、精心运作 , 会中规范服务环环相扣
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, f' Z6 d/ k# a" D, P" m% H$ Y0 E这是会议取得成功的关键。我们注意根据会议议程 , 及时提供优质高效的服务 , 使会议按照预期目标有序推进。在工作中重点处理好四个关系 :
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（一）处理好围绕会议主题服务与为会议代表服务的关系。一方面 , 根据会议性质确定会场布局 , 保持会场布置的严肃性和会场气氛的协调性 , 落实好会议签到、材料分发、录音摄像等工作。另一方面 , 加强与会议代表的沟通与联系 , 及时收集会议代表的意见和要 求 , 按照安排细致、服务周到的原则做好与会人员的生活服务工作 , 及时办理与会人员临时交办的事项。
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  B0 j. `4 H4 v! u; E% {8 O(二) 处理好责任分工与团结协作的关系。每个工作人员都注意在会务工作整体链条中找准位置 , 自觉做好职责范围内的事情 , 确保事事有人管 , 人人有专责。与此同时 , 会务人员之间加强联络与沟通 , 对会议材料的发放、大小会议的交叉通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、座次安排、会场秩序维护等工作 , 密切配合 , 拾遗补缺 , 形成会务工作一盘棋。通过每个部位的有序运作 , 保证了会务工作整体运作的高效率。

(三)处理好规范运作与随机应变的关系。会务人员既严格遵守会议纪律 , 坚持按既定方案和程序操作 , 又注意处理好随机事项 , 创造性地开展工作。比如 , 有时会碰到临时变更议程、出席会议的领导发生变化、调整会议主持人、召开临时会议、延长或缩短会议时间等

' V4 l9 T0 Z/ ?1 a- L0 ~3 x情况 , 来不及请示报告。对此 , 我们一方面在会议场所、会场座次、席位卡及话筒的安排等方面制定多种预案 , 另一方面注意发挥主观能动性 , 快速反应 , 争取在最短时间内调整好工作程序 , 保证不误时误事。
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. d, P- S0 f8 W- b. }: O' U/ t& ^/ s(四) 处理好服务质量与工作效率的关系。会务人员一方面牢固树立质量意识 , 在会场布置上仔细检查 ,在会议服务上热情周到 , 在生活安排上周密考虑 ; 另一方面着力强化效率观念 , 雷厉风行 , 高效率地完成职责任务。比如 , 召开省纪委全会时 , 我们及时将有关文件材料送达省纪委委员 , 及时做好会议记录 , 及时收集委员的意见和建议 , 及时提交省纪委全会讨论 , 保证了会议的质量和效率。
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/ B9 w4 }0 _1 V8 N1 F) {三、善始善终 , 会后深化服务紧凑有序
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这是会务工作的重要组成部分。在会后服务中我们注意突出“四性”：
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. \- V& h8 r- O( D2 Q+ x" T9 H3 y(一)注重宣传报道的及时性 , 营造贯彻落实会议精神的氛围。在会前制定宣传报道计划的基础上 , 加强与新闻单位的联络 , 紧扣会议主题拟定新闻通稿 , 按会议统一口径开展宣传报道 , 使整个宣传报道工作有计划地展开 , 以烘托会议气氛 , 营造反腐倡廉的舆论声势。
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" l/ e: p" D) L0 z+ K) w- A. w( C(二)注重代表离会的周密性 , 保证贯彻落实会议精神的时效。代表离会工作做不好 , 容易使人感到会议安排有头无尾 , 有始无终 , 同样会影响会议的效果。我们一方面周密安排好与会代表的离会工作 , 保证与会代表及时传达贯彻会议精神 ; 另一方面对会议代表清退的文件及时收存 , 防止失密泄密事件的发生。
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* L0 Q  e! v5 d2 o, P8 u5 Z(三)注重情况反映的准确性 , 拓宽贯彻落实会议精神的途径。在安排专人参加分组讨论、专人收集会议代表意见和建议的基础上 , 我们坚持编发会议简报或情况反映。对会议代表反映的重要情况和意见迅速整理 , 及时报送会议主持人和委厅领导 , 并做好反馈工作。
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/ b4 w& t% o9 ^3 {) N+ F/ |# w（四）注重督促检查的经常性 , 强化贯彻落实会议精神的功效。这是会务工作的延续与深化。对会议决定的事项和部署的任务 , 办公厅及时明确承办部门和办理时限 , 跟踪检查捂办 ,将贯彻落实情况及时反馈给会议主持人和相关领导 , 确保会议目标的达成。
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近年来 , 省纪委办公厅承办的省纪委全会和全国性会议之所以能够圆满成功 , 得益于省纪委常委的正确领导和兄弟厅室的大力支持 , 得益于办公厅全体人员特别是会务人员的共同努力 , 从中也得到一些有益的启示。
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代表离会工作做不好 , 容易使人感到会议安排有头无尾 , 有始无终 , 同样会影响会议的效果。我们一方面周密安排好与会代表的离会工作 , 保证与会代表及时传达贯彻会议精神 ; 另一方面对会议代表清退的文件及时收存 , 防止失密泄密事件的发生。%

说起办会容易，其实特别容易出错

近年来 , 省纪委办公厅承办的省纪委全会和全国性会议之所以能够圆满成功 , 得益于省纪委常委的正确领导和兄弟厅室的大力支持 , 得益于办公厅全体人员特别是会务人员的共同努力 , 从中也得到一些有益的启示。)