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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：5 c1 u! m: _/ c% r% a1 i
做会议记录，写着写着笔没水了； % i1 l& i6 ~9 i: q6 X
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ ]9 W+ g9 o1 m; o4 ^
用胶水时，找不到刷子； 9 P7 a9 Q0 {8 p, |3 E# D% m0 S; m
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 D( w& Y& `# { 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - g5 a$ }* T) L/ x( Z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 I* ]4 L7 O7 M6 A/ R4 c( n
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? * z* ?3 g7 l* A. D0 i1 o
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 R, B6 B, v! i
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % R0 I9 ^' z1 |3 `7 I$ R2 B
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
; x# M0 t4 y& A+ C6 R( X2 a" U 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
7 y$ P! |+ j2 D. ]! n6 h 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 P, h7 Q$ k& g" g/ S) X 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 @) x1 `6 F3 t1 [3 ~) P x 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
0 \. k$ D. n" m 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / \' B+ [) M: H$ e
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 , c3 o$ M2 I" T' C( J
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
/ T! R/ N( h9 l7 R8 V4 }6 {( R- w 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + p, T4 [, y! A; E# j& N
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 : {* L' m# O+ L+ R
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 5 b) d- O D" e" w! }
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
, R0 a6 j2 ^* O9 e( ]" G3 a 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 \& ^, S) y" b. S
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& |% y! U3 l& T9 K( q 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' U. M: g0 j4 K9 G. j 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 F4 \: }2 [% G 9、与本职工作有关的表格。
# y0 ~( W. \, j1 j& S+ b5 P! F 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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