几种常用机关文稿的正确打开方式

工作总结

　　工作总结虽然不是规定的公文种类之一，但它的使用频率之高却是许多正式公文所无法相比的。

　　总结的实质就是把过去的工作实践提升到理论高度予以认识的过程，它要求把零星的、肤浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。

　　总结有多种写法，但不管怎样写，一般都有以下几方面内容：

　　1、标题。大体有两种写法。

　　一是公文式标题。由单位名称、时间、事由、文种等项组合而成。有的是完全式标题，即四项都有，如《××段委员会20xx年度工作总结》；有的是省去其中的一项或两项，有的也直接写成《工作总结》。

　　二是新闻式标题，就是把所要表述的中心观点，归纳为一句精炼的话作为标题。有时还可以用复式标题，即既有正题又有副题，正题突出中心，副题注明单位、时间、事由和文种。如《综合治理　齐抓共管　持之以恒——××段委员会整顿干部作风工作总结》。

　　2、前言。即开头部分，要求简明扼要，紧扣中心，有吸引力，一般是概述基本情况，为主题内容的展开作必要铺垫。

　　前言的写法比较灵活，一般有以下几种方式：

　　★概述式：概括介绍基本情况，即交待工作的背景、时间、地点、条件等。不要求全求详，一般不要涉及与中心无关的事项。

　　★结论式：先明确提出总结出的结论，使人了解经验教训的核心所在，然后再引出下文。

　　★提示式：对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍，它不概括经验，只提示总结的工作内容和范围。

　　★提问式：先提出问题，点明总结的重点引起人们的关注。

　　★对比式：对有关情况进行比较，以说明成绩，阐明优势，引出下文。

　　注意：不管哪种写法，都要通过适当的归纳和概括，突出一些基本的统计数字，以增强表达效果。

3、主体。这是总结的核心部分，一般包括下列内容：

一是做法、成绩与经验。这是总结的主要内容，必须详细、具体。要写明做了哪些工作，采取了怎样的措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么经验和体会。这些内容中，做法、成绩是基础，经验、体会是重点。这部分内容一般比较丰富，写作中要处理好主次详略的关系。那些关键性的、有创造性的做法要介绍得详尽、具体、清楚、突出的经验体会要重点阐明，其他内容则可写得概括、简单一些。经验可以自成一个部分，分条阐述，也可以结合工作进度来写，将其纳入每部分之中。写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，提示经验的意义和效果。

　　二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足，以及它们给工作带来的影响、造成的损失、主客观原因以及由此得出的教训。不同的总结对这部分内容的轻重处理也不尽相同，比如着重反映问题的总结，就要把这部分作为重点来写。

　　三是今后的工作设想和努力方向。是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施，或者说明今后打算，或者说明工作发展趋势，展望工作前景，提出新的目标。

　　4、结尾。主要写明今后的打算、努力方向或改进意见。只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。也可以不要结尾段，以今后工作打算作为结束语。

　　5、落款。写上总结的单位名称，标明时间，题目中已有单位名称的，可只标明时间。

　　撰写总结应注意的问题：

　　1、要占有丰富的材料。既要有面上材料，又要有点上材料。面上的材料全面、概括，可以反映全貌；点上材料具体、生动，可以反映个性。选择材料，一是要选择最典型、最有代表性并能反映问题，本质的材料。二是要选择新颖、有特色的材料。三是要选择能为中心服务的材料，材料太多，不但罗嗦，而且会淹没中心，凡不能准确表达中心的材料，要坚决舍弃。

　　2、要抓住重点问题。总结不是现象的罗列和记录，一份好的总结，应当抓住重点，分清主次，总体情况全面概括，重点情况详细具体，非重点的问题，可以少用些笔墨，至于细微末节或无关问题则一律不写。抓不住这些，即使洋洋万言，也不是一篇好总结。

　　3、总结出规律性的东西。这是写总结的硬功夫，是重点和难点所在。有人写总结，只是把所收集的情况和材料一一堆积上去，或者原原本本地把工作的过程写出来，面面俱到，庞杂累赘，抓不住要领，形成一本“流水帐”，使人读后不知总结要说明什么问题，更不能从中得到有益的启示。

　　汇报材料

　　汇报材料是下级向上级汇报工作进展情况，或政策、法规、指示的贯彻执行情况时使用的文书。

　　汇报材料没有固定模式，要根据上级领导的身份、分管的工作、视察调研的目的，灵活安排结构。

　　★其中开头部分一般要涉及以下内容：

　　一是表示尊重、感谢。对领导同志在百忙中到本地区、本部门视察、考察或调研表示感谢。

　　二是对整体工作情况的概括性叙述。便于领导掌握面上的情况。在综合汇报材料中，这部分内容一般要在开头体现出来，是对整体工作的自我评价。

　　★主体部分一般要包括工作成效、做法、经验、体会、问题、下步打算、建议等内容。在具体内容的安排上，不必面面俱到，要根据具体情况，有所侧重。

　　撰写汇报材料应注意的问题：

　　1、重点要突出。既要尽量反映全面工作情况，又要根据上级领导的身份、分管的工作、调研或视察、考察的目的，突出汇报重点。如果对各方面内容一律平分秋色，并排罗列，结果是样样问题都讲了，但哪个问题也没讲透，给人留不下深刻印象。

　　2、条理要清楚。中心是什么，讲几个什么问题，从几方面讲，讲哪些事例，都要安排妥当，使人听起来纲目分明，中心突出，晓畅易懂。

　　3、用语要准确。要尽可能多用量化概念，有准确的数字做支撑，比如一个地区的生产总值、固定资产投资、社会消费品零售总额、外贸出口、限额以上工业增加值、财政收入、城乡居民收入等重要指标，不仅要写绝对值，还要写增长速度。

　　4、事例要典型。要注意用事实说话，不能只讲面上的宏观情况，要有鲜活的第一手资料。典型、生动的事例，本文由材夜思文秘网推荐，常常会成为汇报材料的点睛之处。凡材料中引用的事例，都应尽可能具体，用生动的情节和语言写出来。

　　5、语气要谦恭。汇报材料是向上级汇报工作，不是向下级作报告。因此，汇报材料的语言必须平和、谦恭，要多用说明性、陈述性的句式。而不能使用向下级讲话时常用的祈使、指教语气。如：“必须××”、“坚决××”、“不准××”、“严禁××”等句式。

　　6、表述要得体。不要给人讲道理，尽可能避免阐述重大意义或理论依据。

　　7、篇幅要精巧。领导同志视察调研工作，有其行程安排，不仅要听而且要看，因此，在向其汇报时，要尽量简单，要用最少的文字把情况说清楚。如果面面俱到，长篇大论，动辄十几页甚至几十页，反而会使上级领导听后不知所云。

　　领导讲话稿

　　讲话稿是各级领导在各种会议上作带有指示性或指导性讲话时使用的文稿。它具有传达政策、阐发思想、指导工作、宣传鼓动、外交礼仪等重要作用，是机关、团体、部队、企事业单位常用的一种文体，也是最能综合反映领导人的思想理论水平、政策水平、知识水平和文字水平的一种文体。

　　由于领导风格千差万别，工作内容千变万化，因而领导讲话稿和其它文种一样，没有一种固定的模式。但是，认真研究起来，各种类型的讲话稿还是有其一般规律和基本要求可循的。从分类上看，不外乎刚才讲到的8个主要种类；从结构上讲，不外乎标题、开头、主体、结尾等部分，每个部分也都有其基本的写作模式。

　　1、标题部分

　　分题目标题和内文标题。

　　题目标题即讲话稿的总标题，大致有两种标法：

　　一是直标法（或叫简标法），由主讲话人姓名、称呼、事由和文种构成；二是复式标题法，即由一个主标题和一个副标题组成，主标题一般用来概括讲话的主旨，副标题写明“×××同志在×××会议上的讲话”

　　注意事项：

　　（1）领导讲话稿的题目标题中一般不称呼职务，而用同志。确需标注职务的，可以采取复式标题法，即在副标题“在×××会议上的讲话”之后，另起一行注明领导的职务、姓名及讲话的时间。

　　（2）领导讲话稿的题目标题中，一般不用标点符号，确需断句的，可用空格代替。

内文标题也就是讲话稿中的小标题，是讲话稿整体框架的支柱，体现着文章的层次和逻辑。大致有5种写法：

　 1、目录型标题。这种标题是将所讲的几个方面问题，以简单的提要作标题，目录式地排列下来。

　 2、要求型标题。这种标题是提出几个方面的要求作为整个讲话的基本框架。

　3、叙述型标题。这种标题主要在总结过去工作的讲话中使用。

　4、提问型标题。就是以设问的形式作为标题，下面的文章是对标题所提问题的回答。

　　5、混合型标题。就是把不同类型的标题结合在一起使用。

　　注意事项：

　　（1）讲话稿的内文标题要简单明了，具体的阐述将在下文中展开，标题只需点明中心和主旨即可，切忌为了全面涵盖下文内容而写得过长。

　　（2）每个内文标题的内容要相互呼应，句式上尽可能相同或相似，以体现文章的结构美和建筑美。

　　（3）内文标题的层次不宜太多，一般不要超过3个层次。

　　2、开头部分

      开头部分通常要写明会议是由谁召开的，主要议题和目的是什么，哪些人参加，开多长时间，讲话的内容是经谁研究提出的。

这些写法，能在简短的开头语里将与会议有关的几个基本问题向听众交代请楚，且具有查考价值，因而使用最为普遍。但这些写法已延用多年，成为一种模式，往往给人以僵化之感。因此，除了通常写法外，还可以根据会议性质、讲话类型和实际需要，选择不同的角度来开头。

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