浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
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9 z4 e" |; T8 D3 L" L- v) g　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性

9 U3 L8 o2 }& _. K" o　　辅助时间的经常性

+ r$ k% X3 J* J( r8 ]　　辅助环节的全过程性
) t/ s+ Y2 e5 y9 k
　　（3）、辅助决策的原则

/ d, [8 s  |( `" y# Y　　超前原则

　　定位原则
1 d4 w, Q( F! C' F# W# `- N; p
　　信息原则

　　谏诤原则
5 {& w7 B- j! R6 i# ]3 d( }1 R/ Y
　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标
2 ?, Q9 H+ b( N% m' m5 d
3 a$ E, n* E$ L; s) U: j2 F& T- G　　协助领导设计方案
* [) n* g; e% ~, p$ K
( h: N% P/ G1 n8 {$ Z　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈

! T& M* ~, M; [8 N　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
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) ^; D5 v. R; v" u# k  [　　（2）、协调关系的特征

1 w# W2 g, B- g6 `  }　　从属性
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' l. X0 l' L7 X+ P  R* B! D* `$ n, A　　广泛性
; z0 Q6 W9 \: g2 \, s- [
* r" c5 n" ?* w3 G% o　　间接性
$ c0 u6 z% N/ I! l/ D: s8 a
2 L( o* a* x' J) K; v. C　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

* w9 m6 W' X- I2 g　　客观公正
. S( t, r! p' d1 A
/ J. |! D( `5 V7 l( @- B; Y　　平等协商

4 x& O+ n" K2 O. F　　注重整体

- M( Y; `4 P# A0 F9 Z4 c/ A1 Q　　灵活适度
( [; ?3 L# c- _; n" u8 r& e6 h
! \/ d  v* M. z& W) Y# `　　（4）、协调关系的过程
* G) I8 \; I: R' r, |) B4 h
) _! O: \+ S; o/ d4 H　　摸清情况
7 W$ {7 i* N% }. F+ f
, ?( e5 @( \- D1 p; A* n　　找出症结

9 s" x+ r2 `4 U  O7 Q+ Z% a　　恰当协调
, r6 H1 i) P2 e1 Y# G/ L
　　督促落实
6 f! z) `7 n+ T; R) W& x
　　检查反馈

　　3、处理信息
# A/ f7 |  \. c7 t. [, U
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则

- P5 _+ k! H( X% h( L( S4 k* @% b　　及时性原则
" A, x6 r# h" O% Q9 p  c
! E) j* B/ t; c0 _1 \　　保真性原则

" g( u3 I% A( B( g7 D# k8 l8 w　　适用性原则

　　预测性原则
! X' r7 K8 j' s8 d2 _1 x7 `' x
1 C' C+ V/ M2 O! V; r　　（3）、处理信息的内容
4 N& a) a9 i4 S! F; ^5 S* p
　　历史信息

　　上级信息

　　内部信息
* f# w9 w% A4 M; T; w. G
# F$ m! g0 E) |1 I  j' O　　公众信息
- H- r7 D! T7 P; C/ {0 X
　　社会信息
* M. v- o# `7 G9 G2 A
% \$ f7 C+ q  o5 Q, v$ s+ U　　（4）、处理信息的过程
/ K6 I0 k( e% y
9 N7 T$ A  q$ }5 j0 u　　信息的收集

　　信息的加工

1 o6 S" }; l$ F- w1 s　　信息的传递

- O! u8 y3 [' L  `　　信息的反馈
, s: Q) _0 U8 o$ \) a1 n' g' Z  Y  Q
& C+ w) L0 e3 m　　信息的储存
7 \3 ~; N* b9 W- M3 m
　　4、办理事务

, ~9 N9 v) H+ f　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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$ k8 x; \) \8 y+ x" @　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

. A, l* o. L$ W* ~3 n( N　　服务性

　　繁琐性
, f/ g! C% o4 s/ K8 T
# I2 R9 e/ n2 z　　突击性
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8 `3 h8 h; i7 p8 ^. i　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动

　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
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　　（4）、办理事务的程序
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  v* R: g/ O1 U3 i1 u　　自然程序
0 z* U2 |; `+ {, d0 v0 T  v
　　理论程序

　　指令程序

　　法定程序

　　技术程序
  M& i" H9 q6 o( r# T
5 c8 }9 R- h. O　　习惯程序
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　　二、秘书的职责
; |) C1 T7 I; i7 \! ]0 u& K( q' y　　大致也有以下11个方面：
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　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

3 R/ m' Q. Y% W' P' R8 h8 k　　行政事务
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) I3 t' B" \2 c- S' B　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

: o0 T# C  Z  w! }% J　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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9 K9 w1 A; ]6 p, J' Q　　写作事务（各种文体的写作）
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　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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　　其他领导临时交办的任务