 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
& k$ W+ y/ |/ @ u; y9 J7 r- P 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
7 Q# h) R' U5 P/ D0 v3 A! V一、分步安排，按序进行 ! o+ u& V! k' ]) F
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
3 ^- x% e' c+ e* B口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
( _) g9 w' I" p# F+ G" @9 @$ j三、考虑周全，有备无患 ( z( c8 t& L: J2 G+ b
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
) g# p, j3 c* `# T! `' E/ R7 \ 口头汇报提纲（可根据需要增删）
( i+ ]* o7 \/ I7 X 一、情况分析 & l4 q" V( K0 }" I. \
㈠听众
. P) \* ?3 t* R7 }, q& m: m ⒈人数？
6 ~6 x l6 Y0 D, {7 e& p, _ ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
! Z: N$ L+ h7 ~ ㈡目的与种类 0 H# l0 n$ u B5 }3 F$ A
⒈通报情况？ , @0 ]3 ^) J U' O5 i7 ^0 G1 c
⒉形成决定？
4 B% V% R/ c) E3 |- |1 r ⒊审查重要细节？ 0 r p; `0 R' }+ i
⒋协调统一行动？ 0 O+ b, h; K. W7 c" p' k% J; F
㈢主题 6 N7 y9 N* e; `% d
⒈具体题目是什么？
5 P- T1 ?+ A0 b% p; R ⒉涉及多大范围？ % }+ \3 Y* g+ [
⒊拟用多长时间？
d5 q' z5 ]5 q8 F& W- g- ? ㈣设备
; E! {% @3 Q6 ?& j4 N$ W- N; l ⒈汇报在何处举行？ ' y7 g0 _0 ^$ O9 Z" B, Z
⒉需要作什么安排？
2 N E3 m- m, Z3 o ⒊视听辅助器材有哪些？
: b! B6 L' s: k- d ⒋有何不足之处？ 3 \( D7 _* |! S% Y" ?6 o
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 1 f: {" s# a6 S' K! ?, j
二、写出初稿
4 ?8 Y: j' S( z ㈠搜集材料
" d* Z8 Y' W* a# I/ v3 t7 ^ ⒈认真研究。
- G" K; T2 N) {" r" m- L6 Q- T; H+ L ⒉熟悉主题。
, B$ A+ s' P/ I) t6 e- A; P/ R ⒊搜集权威性意见和事实。
$ Z ^8 J0 t6 ]4 W! k ㈡草拟初稿 | 
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