公文写作基本知识

一、公文基本知识

（一）公文的分类
- G' e7 x2 O4 p0 x: d0 |8 X
- H. }5 w. w  w  ?% `% V1、不同材料有不同文种。
; U1 H2 k3 B3 K0 E
/ R* ~5 T. y+ D2 C●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：
+ w& w0 X; r) _8 Y* m$ K2 B
; o/ Z% K( F- a; g6 o! q* r①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。

  C. V5 B& e$ V# n②技术公文。如说明书、图纸、图表等。
2 E* @2 Q. g$ \3 [6 }' q, L
7 s8 z9 _- C) v+ h% u% p③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

●公文按行文方向分，也大致分作三类：
; s5 V2 W3 ^, B- g
. {1 r, d# D& _1 I5 d: P2 b( m①下行文。如命令、决定、通知、批复。

②平行文。如函。

③上行文。如报告、请示。

( B/ G9 @- c: Q, U# i2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。
, r$ M% S& `5 n) ]
# f0 n: O3 ^0 P. |3、几种常见文种。
" l* U1 P8 o( r7 q  d- W' c
（1）通知。通知是最常用文种之一。
' W' _2 {/ L) }
: U2 r% Z! T9 g  C3 O1 N. ]9 V①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。
6 g: N0 r5 @& `4 ?; Z
②通报与通知的区别。
) F% S  _! d' [, X$ b
●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。

! X- S% j0 B' P8 `- b6 Z0 u●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。
: Z+ R* n  ]+ L! x5 o
" c1 c+ D( ~. S（2）请示。请示是机关单位经常使用的一种请求性上行文。

, X# [  r6 z1 F* `9 f3 e, e4 E①请示的写法。

2 T7 `) J# ~5 Y9 j0 S4 u: J+ s●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。

$ e9 |; C8 z0 v! d$ t. K●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。

9 y+ W, Q/ v& v8 w2 S$ W4 A●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
3 f! s' ^0 k9 S
②请示的写作要求。
+ b. p) J$ S  ]( `; j
●一文一事。
2 _) D$ O# L1 d7 f. ?9 S
●单头请示。
  |' l+ R. p. @$ D( ~
# w" h! q* S4 l6 l  u1 H3 r●不得越级请示。

' r  a# T. l& x& i4 b●不得同时发下级机关。

③请示与报告的区别。
3 K4 \6 k4 p( n( C$ A0 L
5 s, S- A3 l/ x; ~+ ]报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。
, O: k- X# n1 t4 o+ H% R) W. K
●行文内容有无请求性。

●行文目的有无求复性。

5 ?# q  l  l8 y; U. `●请求事项是否单一性。

（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
- I  P: k* t& Q1 L" {
①函的特点。

●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。

●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。

6 f, S  ?, S1 _" K5 l3 h* K●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。
( n; C! @9 I0 ]# A$ ~
6 [3 J% U6 x# r! k6 w②函的写作要求。
- }$ n) i" N7 u# O% I5 i6 z' g
●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。
) O/ k% g! g0 e9 Y# o9 b' D0 R  t
●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”

●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。
; @( I, `  U- @# |" V
1 a' B/ A; L! p（二）公文的格式
, o# L( b8 K) [" G# @1 Z  N, P
公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。

①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。

②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。
0 @% n* X1 K& }% f
③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。

④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

! `* u& M, T, u6 v; w7 Y5 ]3 n⑤主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。一份文件的主题词一般不超过5个。注意使用主题词表。

8 A/ q" l- R9 D6 V: w: p9 P: @二、公文写作基本要求

（一）思路要清晰。

1、针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确；把领导意图搞清楚；把具体情况搞明白。
3 d) S1 O) @) p3 o7 D5 p9 {
2、逻辑性。要清晰、简单、易懂。

( n1 _2 R7 l6 e5 l+ W3、鲜明性。要有观点、有深度。要善于思考，学会借鉴，注重修改。

“三言二拍”。“三言”：言之有物、言之成理（60分），言人之所未言（80分）；“二拍”：领导拍案惊起、看后拍案叫绝（100分）。
9 n; m( a' g% }! ^0 e  K
（二）文字要干净。
; y8 F; Z) e, W
1、要流畅。无病句、少长句；要规范、顺口。
. y6 }% @  W8 E1 A
6 ]5 n" _# }. V5 U$ j" @* R2 t7 Q2、要简洁。不能过于拉杂，拖泥带水。特别是举例三五句话就行。
/ R' f. K* c7 d# C4 W( T6 h6 a9 X
字，书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。

& K, |: t: L9 C: q* M词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。
9 f6 ~3 G: x. f  M
9 L  u8 N. I2 }2 L: B% D4 q4 ^句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。
' K# Q0 r2 C7 O: E/ m
& k+ ?- f2 `5 l; n点，标点符号也要使用正确。
+ L0 G6 u, r2 K
3、要有起伏。善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。

: J. O% \5 H' z: M3 c4、要准确无误。一是准确；二是正确。校对是关键，校对是基本功，是写作能力的体现。细节决定成败。
% b' D2 I. _, ?9 T/ b; Q& }
" ]) b! ^, e1 Q4 \①先通读，看有没有重复的、错误的、标点、数字不准确的等等，这个过程要多看几遍（特别是姓名、职称职务、级别等）。如有的只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字。
* d3 {) h, X' G5 h& d
9 T1 S) q1 m) o* K3 l, q! o②再看结构，块数差不差，有没有顺序颠倒的、缺块的；

③然后检查标题、日期、作者有没有错误；
, ^6 q; F; L8 O0 d- W
" a. D: A' X6 a; m④最后在成稿印刷后，出手前再看看有没有漏页、错页、空白页的。

2 p0 {( T6 a# Y4 u8 g2 M9 g⑤交稿后，要有备份稿，以防意外。

# @* t* Y, n' w" G5 `' U（三）文风要清新。

6 k/ Z  @6 j; e8 R/ ]2007年12月31日，国务院办公厅下发《关于国务院办公厅精简会议文件，改进会风文风的意见》，要求从上到下精简会议和文件，精简会议文件、改进会风文风。
9 J' t# ]& M6 t1 ^: {+ h  R. {$ n3 o
) y( M0 F1 h, i0 j0 A1、关于精简会议、改进会风。
# o# E' P; e+ n% A( C( }" f2 F% w! D
一是控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。
2 h/ G% L& C! i3 c9 c
二是控制会议数量。已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。全国性工作会议每部门每年不超过1次。
& z+ f2 \3 z9 R2 j' G5 _
三是控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。
# ~# y+ H" S( z3 C; ^9 ^
% ]! T6 d2 J( ?% R& B; K' A; ]  s四是控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。
7 |* I# G% A1 v$ C4 l0 P3 E- ~3 C
8 H  Z7 f+ a7 {% \. R五是改进会议形式。提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议。
% u( i+ w, b/ U+ O' L$ J
& [! J% M! n' u1 @: p3 }, b/ f7 B六是简化会议程序。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。
# r0 d8 F0 l* \6 g
七是提高会议效率。会议安排的汇报，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言一般每位不超过5分钟。

- b- K) o9 {! ?9 `# o9 k八是降低会议成本。
+ }$ u' g- [) t& H* m
2、关于精简文件、改进文风

一是控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上由部门发文。
# ?, L( S- g' p; {, [8 b
: t# X+ h- D% H* d, R: p* I二是减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数。国务院领导同志的讲话，不宜公开发布的，以《内部情况通报》形式印发；可公开发布的，应在中国政府网及时发布，并即由新华社公开报道；已在中国政府网发布的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。

三是压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。

四是提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。
2 f' O3 t, G3 Q) H9 _- Q* {& U- \; [
五是精简简报。国务院召开的会议一般不出简报、快报。国务院办公厅各司局一般不再增加新的简报种类；简报一般不超过1500字，调研报告一般不超过4000字。

/ L& ~, d* Q1 s- O0 a六是提高公文传输效率。在严格安全保密的前提下，充分利用政务信息化系统，减少纸质公文数量，提高公文处理时效。

（四）样式要精美。

/ }. ~$ N# }" F. F( c    文字材料工作要讲求美观，注重细节，保证质量。

% S. s# S9 R6 v! I* Z4 f, s1、字体设置。字号、字体、行距；大标题、一二三级标题醒目；重点内容字体突出。
. e2 N6 e# M( ]+ P* I" `
0 ?. l1 m7 |5 K1 J2、版面编排。纸型要合适；排版要美观。数字、百分号不能中断起头或翻页，最好不要把一级标题放在一页最下排；整体效果大方端正。
' @" Z9 {: [( r0 U5 v8 N
, D$ D" g7 b' r/ y' F& Q4 {3、印刷装订。总体美观（订书针），封面，切割齐整。

: d* ]8 H. ~5 m3 y& ?  ^4 W