详解会前、会中、会后通常所需会议材料的写作方法

山东老秘 · 发表于 2012-10-7 17:39:27

进行民主决策、安排部署工作、交流工作经验等，往往需要开会。会议已成为现代社会不可缺少的工作方法。目前包括金融系统在内的各个部门的会议都很多，文件也很多，领导讲话的篇幅也很长。人们贬称文多会多为“文山会海”。其实，我国的会议并没有西方一些发达国家的多，关键是会议的开法不同、效果有异。一个会议能否收到预期效果，关键在于会议材料的质量高低。如果会议材料准备得好，会议的效果就会理想。
　　会议材料包括三大块：一是会材料，包括会议方案、会议通知、公议指南等；二是会中材料，包括主持词、开幕词、领导讲话、工作报告、会议总结、闭幕词等；三是会后材料，包括会议纪要、会议综述、会议传达提纲、会议汇报提纲等。这些会议材料在一个会议上不一定都用，到底使用哪些材料，应视会议的规模、性质而定。
　　第一节会前材料
　　会前材料是在会议召开之前所形成的文字材料。主要有会议方案、会议通知和会议指南等。
　　一、会议方案
　　会议召开之前，就会议的名称、时间、地点、内容、参加人员、日程安排、主要议题、会务组织以及会议经费等提出的具体方案，称作会议方案。会议方案一经批准，就成为组织会议的具体工作方案，有关部门应当严格按照会议方案进行会前的各项准确工作。
　　会议方案由题目、正文、落款三部分组成。
　　题目由会议名称和文种词组成。如《中国工商银行**市分行年度工作会议方案》、《全省建行纪检监察保卫工作会议方案》。
　　正文主要包括会议召开的时间、地点、会议主要任务、参加人员、会议日程安排、会议编组、会议组织领导机构、会议经费等。
　　落款主要标明制作会议方案的单位、时间。
　　会议方案是组织会议的具体工作方案，必须为会议的程序服务。撰写会议方案应当根据会议程序的需要，依次分项叙述，以使方案清楚、明了，易于操作。为使会议方案规范化，有的单位印制有表格式的会议方案，会前按要求认真填写。
　　二、会议通知
　　会议通知，是在会议召开之前向参加会议的单位或个人发出的事项性文件。会议规模较大，内容较为重要，参加人员居住分散的会议，都应当发出书面会议通知。
　　会议通知由题目、主送机关、正文、落款组成。
　　题目多由发文机关、会议名称和文种词（通知）组成。如《中国工商银行**地区分行关于召开不良贷款清收盘活工作经验交流会的通知》。有的会议通知题目省去发文机关，由会议名称和文种词组成。如《关于召开全市农村信用社财务工作会议的通知》。也有的只写“会议通知”或“通知”。
　　主送机关是指参加会议的单位。如召开农业银行全市各县市区支行行长会议，其会议通知的主送机关是全市农行各县支行、市行各二级机构。
　　正文应当交代召开会议的单位，会议起止时间、地点、主要内容、参加人员、有关要求等等。有的会议还应当在通知中写明参加会议人员需要准备哪些材料，印制多少份；本文由材夜思文秘网推荐，有的会议要求提前告知参加会议人员的单位、姓名、性别、职务等。若参加会议人员距离较远，还应当提前告知乘坐的车次、航班等，以便接站。
　　落款应当标注发文机关名称和发文日期。
　　三、会议指南
　　会议指南，包括会议须知、会议作息时间表、会议日程表、会议文件目录、经验交流材料目录、会议讨论分分组、会议工作机构、参加会议人员名单、工作人员名单等。制作会议指南，向与会人员提供告知性材料，有利于会议有计划、有秩序地顺利进行，也使会议显得严肃而庄重。一个会议不一定会议指南的所有内容都用得上，究竟使用哪些材料，应视会议的重要程度、规模及需要而定。一般性会议印发“会议日程表”即可。
　　会议日程表，一般由时间、内容、主持人和备注四个部分组成。

第二节会中材料
　　会中材料，也叫会议文件材料，是指会议当中使用和形成的文字材料。包括主持词、开幕词、领导讲话、工作报告、会议简报、会议总结、闭幕词等。而主持词、领导讲话、工作报告和会议总结运用较多。一般性会议用不上开幕词、闭幕词、会议决议和会议简报。
　　一、主持词
　　主持词，属于会议程序性材料，是会议主持人在会议进行中的主持性讲话。此项材料准备好，会使会议显得隆重而有序，不容忽视。
　　主持词一般由开头语、衔接语和结束语组成。
　　开头语的主要内容是宣传会议开始，介绍参加会议的人员，讲明会议的主要任务、重要议程及有关要求。如“会议现在开始。这次会议的主要议程有*项……大会进行第一项议程，由***同志代表县行党委作年度工作报告”。
　　衔接语的主要作用是将上下程序有机地衔接起来。如“下面进行第*项，由**同志作会议总结”。
　　结束语可长可短，短可以只有两个字“散会”，长可以简要回顾会议收获、强调有关问题、提出会议贯彻的具体要求。无论长短，“散会”或“现在宣传会议圆满结束”等结束语不可缺少。
　　二、领导讲话
　　领导讲话，是被邀请参加会议的上级行领导，地方党政领导对开好会议及做好有关工作所作的重要讲话。
　　领导讲话由题目和正文两部分组成。
　　题目一般以讲话者的姓名和在什么会议上的讲话组成。如《***同志在全区农行行长会议上的讲话》、《***同志在全县农村信用社银企座谈会上的讲话》。
　　正文由开头、主体和结尾三部分组成。
　　开头要对与会人员作相应称谓。如“同志们”等。接着简要指明会议的重要意义，有的对开好会议提出希望，之后用“下面我讲几点意见”等过渡性用语引领下文。比发“今天，参加县委政研室、县信用联社联合召开的银企座谈会，非常高兴。参加这次座谈会的大部分同志是乡镇企业的厂长、经理，大家聚在一起，共同探讨如何密切银企关系，加快重点企业发展问题，这对促进我老秘网县城乡经济发展具有重要意义。下面我讲几点意见，供大家参考。”
　　主体部分，要对前一时期的有关工作加以评价，肯定成绩，指出不足，提出要求。这一部分是领导讲话的核心，内容必须充实。肯定成绩要恰如其分，指出不足要求实中肯，提出要求要切合实际。领导讲话应当站得高，看得远，要有议论和说理，在理论与实践的结合上下功夫，善于提出问题，分析问题，指出解决问题的办法措施，不可泛泛而谈。同时，主体部分往往还提出希望与要求。地方党政领导参加金融部分的会议，一方面希望金融部门深化改革，改进服务，做好各项业务工作，为支持地方经济发展多做贡献；另一方面要求政府及地方有关部门转变职能，为金融部门创造宽松的工作环境。上级行的领导参加下级行的会议、本行领导参加本行职能部门的会议，一方面要求下级行或有关部门改进工作，适应形势；另一方面要求各行领导重视和支持专业部门的工作。
　　结尾往往提出号召，鼓舞士气，对讲话起收束作用。

三、工作报告
　　工作报告，是领导同志代表领导部门对前一时期的工作进行总结，对当前的形势进行分析，对今后一个时期的工作进行安排部署的重要讲话。工作报告的内容是经领导集体讨论决定的，代表着领导集体的意见，对下具有一定的约束力和政策指导作用。全行性工作会议的工作报告多由单位的一把手或主持工作的领导所做。
　　工作报告由题目、正文两部分组成。
　　题目有多种制作方法，最简单的一种是由讲话者的姓名、会议名称和“讲话”组成。如《**同志在全区农行党委书记、行长会议上的讲话》。如果工作报告的主题易于归纳概括，最好采用正题配副题的制作方法。正题对报告的主题高度概括，副题作为对正题的补充，提出“**同志在***会议上的讲话”。如某市工商银行年度工作会议报告的正题为：加快内部改革，强化集约经营，打一场扭亏增盈的翻身仗。副题为：**同志在全市工商银行县市区支行行长会议上的讲话。
　　工作报告的正文由开头、主体和结尾三部分组成。
　　开头先对与会人员作相应的称谓。如“同志们”。接着简要介绍会议的中心议题。如“这次会议的主要任务是：认真贯彻全国金融工作会议和农行全国分行行长会议精神，总结****年工作，部署****年任务。省行希望把这次会议开成振奋精神，坚定信心，打好扭亏增盈翻身仗的动员会、誓师会。”之后，用“下面我讲*个问题”或“下面我代表党委讲几点意见”等过渡性用语引领下文。
　　主体部分的结构布局没有固定模式。有的分两部分写，一部分总结分析前一时期的工作，另一部分是下一步的工作任务及政策措施。有的分三部分写，第一部分是工作回顾，包括前一时期的工作成绩、存在的问题、产生问题的原因和有利因素；第二部分写今后一个时期的主要目标和任务，这一部分往往篇幅较长，内容较多；第三部分是为完成上述目标任务需要采取的保证措施。有的按照工作报告需要强调部署的内容，分成若干个并列的部分来写。此种结构安排方法运用较多。****年度河南省农业银行行长会议的工作报告就属于此类。该报告共分五个部分：一是****年工作的简要回顾；二是认清形势，振奋精神，明确目标，理清全省农行的发展思路；三是选准位置，明确方向，大力支持农业产业化和城乡一体化的发展；四是进一步加强经营管理，提高全行经营管理水平；五是深化改革，从严治行，保证全年各项工作任务顺序完成。
　　通常情况下，分三部分写和分若干并列专题来写的较为多一些，而分两部分的少一些。如果需要安排部署的工作很多，任务很重，内容又相对独立，可以采用分若干并列专题的写法。如果工作任务相对集中，又非常重要，可以分三部分来写。
　　撰写工作报告，应注重了解方方面面的情况，本文由老秘网推荐，收集丰富生动的材料。工作中存在哪些问题，产生问题的主客观原因是什么，从哪几个方面入手加以解决；工作目标有几项，目标值得如何确定，为完成目标任务需要采取哪些政策措施；哪些属于经验需要推广，哪些属于教训需要吸取；上级行的指示精神是什么，哪些方面切合本行实际，哪些方面与本行实际不符；本级行领导尤其是一把手的工作意图有哪些，是十分明确还是较为零碎；基层单位有哪些呼声，有什么意见与建议，建议是否可行，要求是否合理；职能部门的工作意见是什么，是否符合全局利益等等，都需要充分掌握。在此基础上，本着不唯书、不唯上、只为实的原则，根据上级精神，结合本单位实际，提炼出切实可行的工作意见，供领导及有关方面讨论修改，最后形成正确的集体决策。
　　撰写工作报告一定要有新意，突出中心工作，不能面面俱到，应当突出改革，从完善机制入手，只有机制活，才能万事兴，报告才有高度；应当有本行特色，一切符合实际，不能照抄照搬，上下一腔；要具体具体再具体，不能大话空话套话连篇，不能靠说大话来鼓舞士气，不能用空话作理论指导，更不能用套话显示全面且有高度。同时，工作报告的语言要朴实，文字要精练，句子要简短，阅读要上口。
　　工作报告的结尾，同领导讲话的结尾一样，提出号召，收束全文。如“同志们，当前摆在我们面前的工作任务是十分繁重而光荣的。县行党委相信，只要全行上下有迎难而上、知难而进的勇气，有干不好工作誓不罢休的斗志，有抓住不放、锲而不舍的韧劲，就一定能够全面完成今年的各项工作任务。

四、会议总结
　　会议总结，是会议结束时单位有关领导所作的总结性讲话。时间较短、内容单一、规模较小的会议，可以省去会议总结这一项，有关需要强调说明的问题，由会议主持人来完成。而规模较大、内容重要、会期稍称一点的会议，都应当有领导同志，多数由单位的二把手对会议进行总结。
　　会议总结由题目、正文两部分组成。

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(^ω^)文抄公 · 发表于 2012-11-22 23:37:11

详解会前、会中、会后通常所需会议材料的写作方法

天若有情 · 发表于 2013-1-29 21:51:31

不可多得的好文章，值得学习。

新洲秘书 · 发表于 2013-1-30 15:31:08

学习了！！！！

鲲化成鹏 · 发表于 2013-1-31 02:22:45

写得很有水平，有点意思！

wyxfive · 发表于 2013-2-2 18:40:31

是大法官斯蒂芬斯蒂芬发货快风光好阿dscxv asdf sdf fgsdfgsdfgsdfg

用手走路 · 发表于 2013-2-3 20:05:37

谢谢提供分享，学习中！

何小秘 · 发表于 2013-3-26 08:37:13

学习学习，感谢楼主！

时间飞鸟 · 发表于 2013-4-12 08:58:45

会议材料的准备过程，要花费很多的时间准备！！！！！！！！

到处走走 · 发表于 2014-5-17 16:12:55

谢谢提供分享，学习中！

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