众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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3 [! r7 Z8 @) q# [# f4 [3 H 1、准备工作细致到位(前期)
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议 % c3 `+ \# P, u8 }3 R. D% o
5 j# T# X. @& l0 G% Q( F决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 6 t+ o- n( F0 o1 I) Z, ^$ o; Y, p
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2、记录完整真实 : H$ i& `* o9 b; B
% M) F( \+ J0 @$ v' O 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 : s" @' y' c4 J$ P; _7 h) _& I3 x
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2 c$ V/ a4 s; W/ ]) k4 t" B* L, P真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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/ q$ D8 t- f9 h" a& S" ` 3、整理准确及时 9 d3 s a# L. a
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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: B( `$ c9 G! c( A. P- x 一是对记录内容查漏补缺;
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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, F. _; L( [* M2 E三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 . b2 Y8 H8 \6 ~3 S( V
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二、电子邮件4提示 3 F8 [3 y6 Y X) M
, l% \5 }) W5 V8 ?* E" j' m6 [ 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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; R# \$ e9 j3 e2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 8 c9 F8 S+ A! W9 W
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3、邮件正文 ( d. ?8 |' z" h+ L9 ?8 x
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& y) x# L( z* K6 X邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 , q, c- X5 @6 P6 i, U, i
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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; i& `1 p& S3 q/ k4、邮件附件 # s& T7 e# I; y$ X- a. @
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名称清晰规范,注意反复核查。
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 8 @( `# |1 ]( E
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. `# W% M* G1 h8 ^6 W7 ` t. V三、负分公文5宗罪 * v* I# b. |- n8 ^% J& U
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误 5 F! i( S" ~) _" {' z
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 , v1 U9 u! q6 S' c- C
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 , ]5 K9 w/ n7 u+ v
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(1)文种选择的重要性 3 `: F1 q. V4 b6 d) G( t- K
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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8 b, ?3 k- w3 A0 J(2)常见错误例子
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! U; C3 J( H1 y, c6 \a.错乱 ; a2 h9 M" a3 m% j# Q1 H: y
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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8 q6 p. S5 s7 f6 D7 e0 R6 K! c. gb.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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; U) j% H/ k# r& H* a/ Ac.非法
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠 6 j2 [0 I ?1 ]2 @& h3 c
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( s# B( u5 [# `! f# c* I, {故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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* q4 m. f& a9 T) o. M) W! r2.重要信息重复或者失误 ) D- G. m# v7 w: H
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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/ G6 [) a- n+ C, c/ q5 h, k蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 ! b8 d% s. R% w) | n9 `# h7 Q* |
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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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% K. D! t1 X+ Y3 q0 l* P v特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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) _8 ^7 p2 t/ Q" Y2 Z; t 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 . v) @5 C7 l7 u% D; [4 v& u/ j
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U$ |% V6 i/ c$ t1 b; M+ A四、结语
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" } H" F* E3 r+ Q2 r希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! 1 E- l, t! L2 ~6 {
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