众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 2 C) ~; B9 q8 }: l9 p$ P
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一、会议记录3要素
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j0 o3 u' g, a 1、准备工作细致到位(前期) 1 V" S6 s) N% W3 y
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议 5 e5 n" v/ G6 q0 t. L& ]2 E7 [% d
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决议等做到心中有数。 . F+ @4 F$ e' L1 H+ L6 C" S
! b! y3 b4 F6 ^6 K. w# y 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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# }6 ~+ M4 L4 i- E1 d- v1 U+ P" _% I 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实 4 P7 Q7 t6 F! G4 F% ~* F7 l( T
6 J5 d: H* r: _ 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 $ U: v h" q' u% Q3 n: g ^/ c9 W: J
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。 4 T4 c" l1 |1 [9 k2 Q
2 c6 `$ _, f( {/ z6 T* | 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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3 H1 K1 Z) [$ [& n. F4 i; e 一是对记录内容查漏补缺; 6 [( y7 q7 M8 ?
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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9 g1 l5 h/ y2 a7 U三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 ( T; S* W% o0 k/ g/ w S5 ^6 K5 M. o
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二、电子邮件4提示
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1、信箱名称
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D# s; D5 i: [ [9 }( n首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 - N$ {" U& ~2 K$ x4 u# J* n" R
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2、邮件标题 & W8 @2 [2 Y7 P
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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7 x& Y8 i: j/ r! r7 Y# O2 T5 k9 W1 ]# I3 n 3、邮件正文
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5 i) G+ x( }! T5 Q7 |5 |2 H7 r( M1 G& |邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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+ E; K4 U) E( g) Q. [3 Z$ O行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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8 d* J% m' y* q0 r4、邮件附件
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2 e$ |5 j0 A0 L6 B名称清晰规范,注意反复核查。 4 T" g3 O, y# L4 T3 g
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; }0 H& o& G+ p# |6 m5 Z注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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2 g4 ~; C: f3 [" m: E9 {8 I三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 4 x: f4 u- [' x7 [3 Q* }
; T) G! L% B( S$ j4 B1.文种选择错误
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 - e8 q5 R# O+ F. t( J
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(1)文种选择的重要性
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 ! i6 z6 e. M: h
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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(2)常见错误例子 8 X5 O7 q, I# t: W# j3 s! y
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a.错乱 7 D# E& U! b& ~ _! ~( Q
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7 t. ]( E5 C, d0 H" Q; F如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 4 p& n9 [) b* k& u7 W, m$ V# }
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, g% Z) X6 ]# i. mb.缺失 8 m3 v. ?" w1 ~
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 , J# D2 B6 w5 G* r6 N8 J v
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2 V! J7 [# y" }0 h* _( A" Z6 [. ^d.重叠 w/ p7 V3 _1 ?0 t o* E" A2 O1 i
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故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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8 F( d. Z% t7 c2.重要信息重复或者失误
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& r% @/ e$ K( L! g" ]( f “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。 $ i/ d/ l% g2 `: i. I! y/ ]# o
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, ]3 E/ j: |! x6 V3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 4 y% H' N0 r- v1 ^3 ?
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4.内容冗长,关键信息严重滞后 % Y- j8 T, W' L: m% T+ ` }2 Q
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。 ; Z/ E5 {5 Y. V+ X; L, U
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5.修饰性词语贫乏单调
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! U- f/ S }0 p- ~ a' C7 e( B" F2 h7 o 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 - s% s, V! j k5 a' G4 u* q
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3 W. E7 L# R" [- m3 p0 B! ]四、结语 % l+ ~0 `" j% @$ {" m: n: f
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- N2 G& ~. T& S希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
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