如何加强交通路桥工程档案管理工作

 近十年来，伴随着经济建设的迅猛发展和社会事业的繁荣进步，我市的高速公路、乡村公路建设正进入快速发展的新时期。这其中，重视加强路桥工程档案管理对于服务和保障交通事业的发展具有十分重要的意义。交通路桥工程建设项目从立项到工程竣工，其中的内涵和轨迹将用档案材料给予记载和确认，工程档案管理工作正日益受到社会各有关方面的高度重视，因此，如何做好交通路桥工程档案管理工作已成为当务之急。意义

    路桥工程档案是指公路、铁路、桥梁在规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。它是传承人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源和丰富的知识宝库，是现代化建设的一种潜在生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动现代化建设发展，为社会创造更多的财富。

    一、路桥工程档案是一个整体工程建设的缩影。路桥工程建设具有投资大、周期长、环节多、参建单位多的行业特点。构成建设项目相关档案的文件材料，既是工程建设的真实记录，又是全面鉴定工程质量，日后查明事故原因、追究事故责任的重要依据。档案材料不仅是管理状况的明镜，工程建设的见证，而且可以反映出工程质量的内涵。及时回收档案资料,加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息。

    二、加强路桥工程档案工作的管理，有利于加强对工程的监督。近年来因腐败而造成的重大事故或大案要案屡见不鲜,不仅严重地扰乱了路桥建设的市场秩序,使工程质量得不到保障,也危及了国家和人民的生命财产安全。因此，通过加强路桥工程档案的管理，将招标投标、工程资金筹集、物资采购、质量监督、安全管理、施工建设、维护保养等各个环节真实记录下来，这对工程监督和管理、保证工程质量、抑制工程领域腐败的产生将发挥重要的作用。

    三、真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源。路桥工程档案真实记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。路桥工程档案的积累有利于研究路桥工程和提高工程管理水平；也有利于积累路桥建设经验和改进技术手段。谁拥有了质量高、数量多的路桥工程档案资料，谁就具备了比较雄厚的工程技术基础。问题

    一、对档案管理工作机制缺乏研究。近年来我国对不适应深化改革、扩大开放新形势的部分档案管理的规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使项目档案内容、形式、规定、制度以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，路桥工程档案还没有纳入新的管理机制，如何与国际惯例接轨，如何尽快建立完善项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。从档案管理水平来看普遍较差，缺少标准化、制度化和规范化管理；不少施工单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，在制度执行上存在“软”的现象。

    二、档案管理没有形成有效组织管理网络。路桥工程建设项目大都是点多线长，且施工队伍流动性强，其档案组织还没有形成有效管理网络。一是档案工作人员网络不健全，档案人员职责不清，不少单位的档案管理工作不仅没有专门的职能部门，甚至不设专人负责，对档案管理工作不到检查不整理，不到竣工不归档。二是档案资料流向网络不健全，工程建设中技术、施工人员调动、更换频繁，导致人走档案走，人走档案没人做的现象，最终结果是资料缺乏真实性和完整性，增加了施工成本，影响了档案工作的质量。

    三、档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。在路桥工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对路桥工程档案管理工作比较陌生，档案专业毕业或者具有中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度、熟练掌握网络技术、软件制作、用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。对策

    一、明确权责，健全档案管理人员制度。路桥工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，工程建设中对工程质量、工程进度、工程费用等控制均有相关相对的独立运行线路，而且责任明确。工程从立项开始就应设立相应的档案管理机构和人员，负责对该项目档案资料的收集、整理和归档工作，发挥对整个工程建设项目档案的管理、监督、指导等作用。严格建立档案工作领导负责制，对工程建设项目档案工作，不论是建设单位，还是施工单位、监理单位都应明确领导、明确专业人员、明确责任。同时制定工程建设项目的档案管理制度，包括档案的收集制度、保管制度、立卷归档制度，借阅制度和保密制度等，从制度上把档案工作纳入工程项目建设的重要内容，使建设单位、施工单位、监理单位在工程档案形成过程中明确各自应承担的职责，保证路桥工程建设项目档案工作做到统一领导，统一工程竣工资料管理办法，统一编制要求和细则，使各参建单位根据所列资料有目的去收集，做到资料整编有的放矢。

    二、抓好源头，规范档案管理流程细则。路桥工程档案要抓资料产生源头，因此在路桥工程招标与勘察、设计、施工、监理等单位签订协约时，就必须对工程档案的编制责任，质量、移交时间等工作做出明确规定，以确保工程竣工后档案及时完整上交备案。对立项、设计、施工中形成的报告、函件、联系单、签证、批复、图纸、材料产品设备说明、账册等资料要悉数归档，当天入册，不得拖延整理。在一线工作的甲方代表包括档案员要坚持做好详细的施工日记，验收后归档，以备查据。同时利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式，尽量全面、系统地记录，及时展现工程建设风貌。随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，应用自动化办公系统来加强路桥工程档案管理信息化，利用网络和多媒体技术，建立专题档案数据库管理，形成电子档案。

    三、严格分类，重在档案材料收集整理。路桥工程的行业特征注定了其档案的特殊性，因此，在档案管理的收集、整理中应严格分类档案，明确各类别的产生人、收集人、整理人，职责分明，避免管理漏洞。档案人员从项目立项开始就应对档案资料进行跟踪收集，对工程项目建设从单项工程到整体建设项目所形成的档案资料做到心中有数，并及时收集、整理。为今后工程项目的运行、维护和改扩建发挥应有的凭证和依据作用。档案人员要直接参与工程建设和工程竣工验收工作的全过程，要严格对工程竣工档案进行审查、验收，使施工技术材料记录准确、齐全，签字完备、规范，原材料的质保资料真实可靠。

    四、关注动态，加强档案信息反馈。要提高全社会的工程档案意识，充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，建立网络信息共享平台———工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息。路桥工程建设日新月异，其工程档案的管理也必须同当地经济发展、城市发展的模式相适应和相衔接。档案管理员要经常深入实际，了解工程状况和最新动态，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范管理中。

    五、强化培训，提高档案管理人员素质。高水平的工程档案管理离不开具有综合素质的管理人员。档案员不仅要有档案专业知识，而且还要学习与本工程相关专业的基本知识，搞清楚这些相关专业与档案专业的有机联系。对内，路桥工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，取得相应的管理资质、持证上岗。通过委培、进修，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握管理项目档案所需要的相关知识、计算机管理档案的技能，以及一定的外语水平，同时要大力引进档案专业的中高级人才；对外，定期举办路桥工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解和培训工作。不断提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力。