老秘浅谈机关行文的规范性特征 张茂叶

坚持机关行文的规范化是进一步做好公文处理工作的重要一环，是提高公文办理质量和效率的重要途径。行文不规范的公文，严重影响着政府形象和工作的贯彻落实，应予引起重视并认真加以克服。
一、常见问题及表现
（一）公文格式不规范。一是上报公文没有签发人。如某部门报送省政府的《关于对全省国庆期间加强×××工作督查情况的报告》，没有标明部门签发人；有的几个部门联合上报的公文只标明牵头部门一家签发人。二是上报公文没有正式文号。如某市《关于举办经济技术合作洽谈会的请示》用市政府信笺纸打印上报，既无文号又无签发人。三是公文标题缺少文种甚至出现标题错误。如某部门报送省政府的《关于中国〈俄罗斯〉年×××活动的建议》、某部门报送的《关于×××专项打假整顿情况的汇报》中均缺少文种“报告”二字；有的部门甚至将文件标题写错。四是主送机关不规范。有的部门或市政府在主送省政府的请示中标注“省人民政府并×××省长”。五是一些上报公文的文号与签发人排列不整齐、不规范、不美观。六是上报公文未加盖部门印章，有的市或部门上报省政府的公文，最后只写落款而没有加盖部门印章。七是有的公文标注主题词不规范，不按《公文主题词表》的要求办理，随意标注。
（二）报送程序不规范。一是违反行文程序上报公文。有的部门将一般性的请示、报告由部门负责同志直接报省政府领导同志个人，有的甚至多头主送或将文件进行“横传”，形成文件“倒流”，导致许多事项要重新履行公文报批程序，“欲速则不达”，误时误事。二是人为干扰办文工作。有的部门或市政府上报公文在时间、送达人等方面，提出一些不切实际的要求，影响了公文的正常运转和办理效果。
（三）行文关系不规范。一是请示、报告不分。有的该用请示用了报告，如某部门向省政府报送的《关于×××集团公司申请职工下岗生活费补贴的报告》应该用“请示”；有的该用报告则用了请示，如某部门《关于报送〈×××行动工作方案〉的请示》，此时该用“报告”；还有的请示与报告合用，如某部门向省政府报送《关于成立×××协调领导小组的请示报告》，文种使用不明确不规范；也有的在报告中夹带请示事项。二是请示一文多事。如某部门向省政府报送的成立某临时机构的请示中，同时提出刻制临时机构印章、申请专项经费等事项，令人无法准确批示。三是不按隶属关系或职责权限，越权越级行文。一些省直部门未经省政府同意，随意向下级政府发布指示性公文，将本应向下级业务部门部署的具体业务工作，越权向市、县政府行文，甚至在文中向市、县政府提出具体工作要求。对这种很典型的违反行文规则的行为，基层反映强烈。
（四）公文内容不规范。一是有的请示类公文，用大量篇幅汇报本部门的工作，对请示的理由和要求讲得不具体；二是有的报告类公文，用较多篇幅汇报事情的过程，对具体建议和措施讲的不细致。如某部门向省政府报送《关于对外×××合作情况的报告》，全文3000余字，汇报情况占了约2000字，显得头重脚轻。三是部门代拟的文稿不规范，有的只是重复上级文件和本省过去文件中的内容，有的将本系统上级部门已经发过的相关文件内容抄来上报，有的将本系统的业务要求条款大量重复上报，有的代拟文稿文理不通、书写文面脏乱、错字白字很多。四是公文内容差错较多。如某部门报送省政府的会议请示中，将省政府领导同志的名字写错，有的部门向省政府的报告中将部门名称写错，如将“省广播电视局”写成“省广播电视厅”，将“省林业局”写成“省林业厅”等。五是公文结束语表述不规范。有的请示类公文，结束语表述为“特此报告，请批示”、“妥否，请阅示”、“请批示”等；有的报告类公文，结束语表述为“以上报告妥否，请批示”、“特此报告，请批示”等。
（五）公文会签不规范。大量的党委和政府制发的公文是由某个主办部门代拟起草的，通常都会涉及相关部门的工作职能，主办部门应主动征求相关部门意见，并根据相关部门提出的会签意见采纳修改，方可上报上级党委或政府按程序审核办理发文。有的省直部门认为，文中涉及相关部门的内容，应该由上级政府承办处室组织会签，如遇部门意见不一致，则更是依赖办公厅去协调解决。还有的部门在征求省直部门意见的过程中，将会签部门没有完全同意的意见写成已会签同意，并向省政府领导报告。
（六）文件“升格”现象较普遍。一些本来属于部门职责范围内的事项，承办部门为了推动其部门或行业的工作，也要请示政府发文，甚至多次要求发文，还有的要求以省委、省政府名义联合发文；有的千方百计、想方设法将部门的工作业务报省政府领导批示后让办公厅办理发文，让政府包揽部门的事；有的将几个部门难以协调或协调意见不一致的事项也上报省政府，上交和转嫁矛盾；有的部门甚至把争取上级政府发文视为工作“成绩”，乐此不疲。
二、对策与建议
严格遵守公文处理规定的程序规范办理各类公文，确保党政机关公文运转规范化、制度化、科学化，是各级党政机关及其秘书部门的一项重要职责。必须严格按程序办事，自觉贯彻执行《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的各项规定，切实做好机关公文处理工作。
（一）严格规范公文格式和报送程序。一是上报公文体例、格式要规范。上报公文必须用正式编号公文，不能用便笺或白头公文上报，并要标注签发人（一般为部门或政府主要负责同志），如几家联合上报的公文，要按顺序标注联合行文的负责同志。“请示”类公文还要在公文附注处注明联系人的姓名和联系电话。二是上报公文除上级机关领导同志直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。应自觉按照行文程序呈报，下级部门的负责同志和有关人员不应带上文件去上级机关“横传”和乱送。三是公文标题要严格按发文机关名称、内容和公文种类三部分组成的要求列出，不能随意编造。
（二）严格规范“请示”、“报告”的内容和格式。“请示”是向上级机关请求指示和批准事项的，上级机关要采取不同方式给予答复；“报告”是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的，上级机关一般不作答复。因此，“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”中不得夹带请示事项。“请示”的结束语常用“妥否，请批示”；“报告”的结束语常用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如有不妥之处，请指正”。
（三）严格控制公文数量。要按照党的十七大报告提出的“改进学风和文风，精简会议和文件”的要求，严格控制不必要的发文。凡本地本部门能够解决和通过协商能够解决的事项，一般不要请示省政府；凡本部门或几个部门联合发文能够解决问题的，不得要求省政府批转或省政府办公厅转发；凡部门代拟文稿需要有关部门进行会签的，应主动送有关部门会签并吸纳意见；国务院各部门主送省政府的文件需要贯彻执行的，经省政府同意后一般由有关部门下达；需要回函答复的，经省政府同意后均由有关部门回复；凡能够面商或通过电话、传真、电子邮件解决问题的，就不必行文；凡省政府部门向市、县政府下发的政策性文件，必须报经省政府同意后，方可根据授权向下行文。
（四）公文运转流程也要精耕细作。要建立和完善抓落实的目标责任制，落实到底，责任到人。继续坚持“优质高效率、规范无差错”的工作标准，强化“细节决定成败”、“百分之一参与、百分之百责任”的理念，把机关工作人员履行职责过程中的效率、效益和效果有机统一起来，实行公文办理起草、呈报、审批、印发一条龙管理，建立过错责任追究制度，提高每个从事公文工作人负的责任意识，各个环节做到紧密衔接，协作无间隙、服务无盲区、岗位无差错。努力实现质量最好、时效最快、规程最严、水准最高。使机关公文运转更加规范协调、工作效率更高、质量更好。
（五）加强学习提高素质。做好公文工作，提高公文质量，关键在公文人员的素质，而素质的提高在于学习，要坚持定期定量长期学习。首先要提高政治素养。要加强党性锻炼，严守工作纪律，坚持实事求是，做到谦虚谨慎；其次要优化知识结构。要不断丰富自已的政治素质和文化素养，包括文史地、语言文字（语法、修辞、逻辑）、数理化等自然科学知识以及其他方面的知识，并具备一定的专业知识和现代管理知识；第三要优化智能结构。要具有适应时代潮流的新观念（包括战略观念、创新观念、法制观念、信息观念、效益观念）和勇于进取的开拓能力（包括观察能力、调研能力、分析综合能力、创造性工作能力、熟练的公文写作能力）；第四要加强培养。采取多种形式开展公文业务培训，组织培训班，召开研讨会，相互开展上下之间、左右之间的工作业务交流，使公文工作人员都成为行家里手。同时，要保持一支相对稳定的公文处理队伍，使各级各部门都有一支骨干力量来做公文工作，发挥更大的作用，为各级各部门公文处理工作制度化、规范化、科学化做出应有的贡献。
（作者单位：河北省人民政府办公厅）