关于当代公文语言的视觉美学

公文是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面工具。在当代我国，公文则是党和国家机关在领导党的事业和治理国家时表达意志、传递政令的文字工具和手段。在党的机关方面，公文“是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效率和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”；在国家行政机关方面，公文是“行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文的性质决定了公文的语体，它是一种特殊文体，不同于文艺语体，也不同于科技语体和政治语体。它是事务语体中的分体之一。它以实用为目的，语体风格准确、简明、平实、庄重，然而在人们的视野中，它跟美学原则并不相斥，它同样具有：

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1、  音节匀称的语音美

, M. r, G, z0 q) t# X% f现代汉语词汇中双音节词在数量上占绝对优势，这为公文的写作提供了极大便利。然在必要时，仍需对非双音节词进行调整，以增强公文的语音美。汉语中大量意义相同而音节不同的词的存在，为我们调整音节提供了基础条件。如“败”与“失败”、“校”与“学校”、“民”与“人民”等均是音节不同的同义词，行文中我们可根据不同的需要自由选择使用。其次，增减虚词和紧缩词语也是调整音节的一种行之有效的方法。如可把“我们的工厂”变为“我们工厂”。“新使命”变成“新的使命”；“环境保护”节缩为“环保”，“加入世贸组织”节缩为“入世”等。第三，还可运用双声和叠韵词，公文虽不象文学作品那样刻意追求语言和谐悦耳的音乐美，但如在行文中适当使用双声和叠韵词，无疑会增强公文的语音美。如使用常见的公文用词“业已、予以、莅临、”等双声词 和“报告、认真、经营”等叠韵词，能使文章读起来更显得和谐和富有美感。

5 F* U0 j  D3 U2、表情达意的精确美

9 Z( g* {% w! C当代公文语言运用的准确性是指语言表义要准确贴切，不产生歧义。准，指最大限度地与客观事物相一致；确，指确凿无误，内容、事实、数字甚至细节都确实可靠；用词谴句含义确定，不涉游移。具体说就是公文主送对象的明确，发文目的以及针对性的明确，公文实施主体、效能上的明确性。因语言准确是内容真实的基础，也是公文写作最重要最基本的要求。准确是一种美，它所达到的真，实现了善的目的，真善统一就产生美，且是深层次的美。为此公文写作中须做到用词确切，对所表达概念的内涵和外延有确切的了解。特别是对同义词、近义词的细微差别，务必辨析清楚，不可含糊。如“劝阻、阻止、禁止、严禁”这组词，都有“不准许”的基本含义，但是“不准许”的方式和程度不一样。试比较，①劝阻赌博；②阻止赌博；③禁止赌博；④严禁赌博。如把上述例句放在某条例中使用，例①方式不当，失之轻缓；例②如何劝阻，方式不明；只要③④的方式（用强制手段）和程度（严厉地）才是恰当的。又如国家即将把“居民身份证“改为”公民身份证“，虽只一字的差别，却变化重大，寓意深刻。其次判断要恰当，除了要求写作者有正确的立场观点，对客观事物有正确的认识外，就是要正确地运用各种判断形式，遵守各种判断的逻辑要求。如①以上意见，请批转各地执行；②以上意见，如无不妥，请批转各地执行。这二例其内容都是请求上级机关批准转发文件，但①是直言判断，直接请求上级批转文件，等于给上级机关下命令，语言表达上不够得体。②是假言判断，请求上级机关批转文件是在“如无不妥”的前提下，是有条件的，表示对上级机关的尊重，语言表达严谨得体。此外，推理也要符合逻辑要求，即前提必须正确，要注意推理的前提和结论之间的内在联系，防止“以偏概全”，如本是一个人或少数人的意见，却写成“大家谈”、“多数同志认为”等等。

9 p$ T3 ?$ C3 R* U4 ^+ @) K8 A5 z言约旨远的精炼美
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公文写作的目的不是欣赏，而是实用。它是以最少的文字表达最丰富的内容，具有极

. I6 E, I+ k: u* D1 n强的实践操作性和时效性。这就要求公文写作中用词炼句力求简洁精炼，达到言简意赅的效果。为此在写作中首先在结构上要简单明了；一般情况下，运用单句较多，复句较少；无论是单句还是复句，又均以短句为多，长句为少。特别是命令、令、决定、决议及陈述各种法律、法令、条例、规定的公文更是以使用短句形为主，长句型为辅。如2001年9月中国共产党第十五届中央委员会第六次会议通过的《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》第一部分中写到“执政党的党风，关系党的形象，关系人心向背，关系党和国家的生死存亡。全党同志要居安思危，增强忧患意识，……”用语简洁概括，一气呵成，较好地体现了公文的严肃性。其次在语言上要开门见山；一是一，二是二，要指出问题或争论之实质；要直截了当指出其目的，叙述上条理分明。再就是要多使用概括性的语言，努力去掉多余的词语；如中共中央、国务院《关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》的第二部分中，“必须清醒地看到，如果我们听任经济领域中的严重犯罪活动自由泛滥，我们的现代化就无法顺利进行“，一语破的，画龙点睛。体现一种简洁利索的精炼美。

, S. ^8 _/ l" w3 G, v5 s  Z, ^4、庄重平实的朴素美。

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综上所述，在公文的写作中，语言文字的运用，是其最基本的写作能力。写作者只有不断努力，掌握各种公文写作体式的语言特点，并把握其变化规律，才能写出既符合格式规范，又充满美感的公文，真正发挥公文表达意志、传递政令的作用。●施 新(浙江金华职业技术学院)

公文的美学特征之浅见
+ ~4 i6 w& y# B- Z# b- v3 t2 X●张茂叶(中共河北省委办公厅)
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任何形式和体裁的文章都具有美学特征，公文也绝不例外。这是我从事文秘工作20多年的切身体会。就公文的内容而言，它具有体现群众智慧，显示人们规范、改造社会的力量，提高人们的素质，激发人们奋发向上的社会美；就公文的形式而言，它具备了严肃、规范、鲜明的单纯齐一的形式美；就公文的语言而言，它表现了准确、简明、庄重、得体的语言美。而公文的社会美、形式美、语言美，综合地体现了我们国家的精神面貌、道德风范。
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一
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" d6 p& O' J: c$ _0 [. Q" W    社会美是指社会生活中的美。它不仅根源于实践，而且本身就是实践的最直接的表现，它是人工创造的美，以满足一定的社会需要和一定阶段、阶层利益为目的，具有明显的社会功利性、实用性，不仅直接体现了人的需要，而且直接体现了人的创造、智慧和力量。公文是具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家的路线、方针、政策，发布各种法规，施行各种管理措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。其内容反映了社会的生活实践、精神面貌和道德风范。因此，公文内容  体现了鲜明的社会美。
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    首先，公文表达的信息是人民群众集体智慧的结晶。公文表  达的主张、意见和办法归根到底来源于生活，来源于社会实践，是群众集体智慧的结晶。一些重要文件观点的形成大体要经过一个过程：第一步是通过系统的、周密的调查，充分占有材料；第二步是对材料进行分析、综合，形成初步意见；第三步提交领导集体研究，形成系统的观点、意见和办法。政府机关制发的公文：  除本机关工作机构起草的文稿外，大部分是各部门或其他业务单  位代政府机关起草的文稿。特别是涉及地方性法规、规章和政府  等?工作重要决策的重要文稿，如规定、办法、细则、条例和意见。决定、通报、报告等，往往要采取会议的形式进行讨论、审核，如党委联席会、政府常务会、省(市、县)长办公会等会议进行研究。  在会议讨论上述各类文稿时，主要是从指导思想、内容、政策方面  等行审核，一般对文字、格式不做重点研究。因此，在会议讨论和会后修改的基础上，公文审核工作人员要认真细致、反复阅读原稿．弄清原稿起草部门的工作意图和有关部门的会签意见、会议讨论修改意见，然后根据该文稿下发(或上报)的体例格式要求审格，经负责此项工作的负责同志复核后按程序上报审批。就党中央、国务院制发的重要政策性文件，一般都要先发给国家有关部  委和各省(区、市)党委、政府、人大、政协，通过召开党政领导、党外  人士、专家学者参加的各种会议，经过充分讨论提出修改意见，最后综合各方面意见、建议，经过认真修改才形成正式工作报告、决议、决定等。全国人大会上每年总理作的《政府工作报告》都是这  样至上而下反复征求意见并修改后产生的。

8 r" k! G+ h& |2 a$ ~4 k    其次，公文显示出人们规范社会、改造社会的力量。一般而言，人们是按照自己的审美理想去设计自己的社会活动，去规范社会、管理社会，使社会有序地运行、发展，而公文正是这种设计的体现。一系列改革、管理的新思想、新观念、新政策，往往都是通过命令、决定、规定、办法等大量的公文发布、实施来实现的。正因为公文有这样的功能，它才会成为人们交际和管理的工具。事实上，每发布一份公文，都会对一定的社会行为进行规范和约束。例如，《中华人民共和国道路交通安全法》和《中华人民共和国社会治安管理处罚法》就是对交通安全、社会治安的规范，任何组织和个人违反了就要受到处罚。
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+ i9 ]% @7 S% L2 Y' \    第三，公文(法律性文书)规范人的行为，提高人的素质，激发人们奋发向上。现实社会中，美以各种形式渗透社会生活的各个角落，震憾人心的美更是与伟大时代紧密相连。而许多公文正是反映了生活中的美，并以此弘扬社会正气，引导、规范公民的行为，鼓舞人们前进。例如2005年《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》，目的在于广泛宣传各行各业先进模范人物的事迹和崇高精神，教育广大人民群众自觉地以他们为榜样，努力工作，开拓进取，为把我国建设成为社会主义现代化强国而努力奋斗。当然，社会生活中的人和事，既有美的，也有丑的。有的公文揭露和抑制那些丑陋现象，让人们认识它，从而铲除它，这样的公文具有审美价值。因为，它通过对生活丑的否定，从而达到对美的理想的追求，对美好事物的歌颂。

总之，公文内容中表现出的社会美，体现了人们渴望进步的理想和愿望，体现了人们的智慧，体现了人们对真善美的追求，它不仅能够提高人们的审美认识，还能够指导人们的审美活动。
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    公文内容美离不开其载体的美，即形式美。形式美是指生活、自然中各种形式因素(色彩、线条、形体、内容等)的有规律组合，同时，又渗透于各类具体的美的形式之中，通过它们体现出来，表现为外在美。公文在长期实践中逐渐形成了自己的形式特色——单纯齐一，不仅在行为格式上有固定要求，而且在基本要素的构成，各部分的先后顺序，甚至习惯用语等都有统一规范，有一牡虽有一定的灵活性，但毕竟有限。公文所体现的单纯齐一的形式美表现一是公文文面的严肃、齐整之美。公文的格式、文面，既是公文的外貌，又是公文发挥行政效力的外在标识，是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现，是构成公文的基本要素之一。公文的格式、文面，是由公文的用纸规格和排印、字体和字号、数据项目与书面式样等内容构成的，为了与公务活动的严肃场合相适应，确保公文的严肃性与权威性，以充分发挥行政效力，公文在用纸的规格?排印的方式、字体字号、数据项目和书面式样上都有明确的规定和标准。它主要体现在两个方面：

/ R7 ~( `% \5 K2 @* I4 u! z( C一方面是文面的齐整之美，即公文书面式样的规范和排印形式、字体字号的合体适度，使公文在外观上给人一种和谐、整齐的美感；另一方面是文头标识的严肃之美，即文件的“红头”。“红头”不仅在视觉上非常醒目，而且还是一种权力的象征，往往使受文者肃然起敬，不敢怠慢。

2 y; U( ?9 y2 `1 O    二是公文结构的规范秩序之美。公文的结构是公文写作的要素，是公文的组织形式，是公文构成所不可缺少的。一份规范的公文，是由眉首、主体、版记三部分组成的，而且每一部分都有自己的规范要求。公文主体部分实际上是一篇完整的文章，由标题、主送机关、正文和落款组成。公文规定标题要写在第三行中间，上边空两行，前后空格要尽量相符，这样既醒目又匀称。长标题在转行时，既要从内容上考虑，保证词或词组的完整，又要从形式上考虑，字数要搭配匀称。可谓内秀外美，又好看又实用。公文的正文由发文原由、发文事项、发文要求三部分组成，这就意味着制作一份公文，先说什么，后说什么，甚至怎样去说，都有一定的模式。因为运用材料撰写公文的根本目的是说明主旨，让人们按主旨的要求去办理公务。因此，考虑正文结构时，材料的先后、详略，怎样分层设段，是先总后分，还是先分后总等等，都要以能鲜明、突出、有力地说明主旨为原则，否则，撰写公文的目的就难以达到。为此，人们在工作实践中，逐渐使公文的目的结构相对地固定下来，具有了程式化的特色。这种程式化的结构，一方面使公文的制作更加规范、简便，更便于表达；另一方面使受文者更易于理解、领会公文意图，充分发挥公文在社会生活中的作用。
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2 U4 l8 s5 O- T9 n  P    三是公文题旨单纯、鲜明之美。单纯，就是一篇公文一般只能有一个主旨，而不能是两个或两个以上。如请示类公文，是下级机关就某一项工作或某一方面的事情向上级机关行文请求指示、批准的事项，而不是面面俱到、包罗万象的向上级提要求。鲜明，就是制发公文要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，充分体现主旨中肯定什么，否定什么；赞扬什么，批评什么；提倡什么，制止什么。明确，就是公文的表述要条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，不能含糊不清，模棱两可，让受文者一目了然，清晰明白。这就形成了公文题旨的单纯、鲜明之美。

    可以肯定地说，公文在形式上的这种单纯齐一之美，是最简单的形式美。它在单纯齐一中看不到明显的差异和对立的因素。它给人以明净、纯洁的感受，这种独特的美使公文的内涵得到充分体现，使受文者能准确领会公文意图．

                                       三
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    形式美是离不开语言美的。语言是表达文章思想内容不可缺少的因素。不同内容、不同功能、不同体裁的文章，所用的语言也各有特色。公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，要求实话实说，简洁明白，它注重用词造句，但不拘形容夸饰，要求生动，但不追求曲折离奇，绘声绘色，给人以庄重得体之美感。公文表现的庄重得体的语言美主要表现在三个方面：

7 R3 ?$ g, }2 q# j" F; m其一，准确与模糊并存。公文在解决工作中的实际问题时，为了能够如实地说明情况，阐述做法，表达思想、要求，语言表达准确而精当。要求用准确的语言反映事件的经过，揭示其本质，表明自己的态度和意见，准确地说出人名、物名、地名、数字等等。例如，“严禁滥伐国家森林”，“严禁”就比“禁止”语气强硬，态度坚决。“不得酒后开车”、“不准酒后开车”、“严禁酒后开车”的约束程度不同，产生的效果就不一样。为了适度地处理问题，在表达时不能排除模糊语言的运用。模糊语言在实际运用中具有特殊的表现力，在撰写公文时使用得当，不l但不会使公文作用减弱，反而能增强公文语言的科学性、灵活性。

5 D9 N7 s8 Q1 Z( s1 ?    其二，庄重不失生动。公文代表了一个单位组织的形象，体现出权威的力量。因此，在语言表达上很讲究规范的书面语言和恰当的专用术语的运用。无论是在结构上引起开端、导向过渡、收束熬尾，还是在语境上表示郑重、强调，在意向上提出请示，意达愿望，公文都有一套专门的词语式句式。正是这一整套端庄、郑重的词句，体现出发文机关的鲜明立场和严肃态度，从而达到公文要具有权威性和行政约束力的要求。但是，端庄并不意味着死板，郑重并不排除生动。在书面语言和专业术语的氛围中适当地运用修辞手段，从而使文章亦庄亦谐，增强可读性。修辞手段的种类很多，有反复、排比、对偶、设问、反问、对照、比喻、拟人、借代、双关等。一般公文中用得不多，但也不是绝对不用，主要根据公文的内容和具体语言环境来确定。在使用修辞手段方面要注意两点：第一，修辞不是孤立的，它和语法、逻辑有密切的关系，要使公文中的内容确切地表述清楚，首先要讲究语法和逻辑。语法、修辞、逻辑三者的不同，逻辑是管话说得对不对的，语法是管话说得通不通。修辞是管话说得好不好的。因此，在公文描写中，要综合的语法、修辞、逻辑三种手法，使文章写得既正确，又通顺，还要有较高的水平。第二，防止脱离实际内容，单纯追求形式，滥用修辞；

    第三：简明中富有变化。公文为了体现实事求是、精减、高效，要求语言简朴明晰，且要开门见山，尤以公文的简称和结尾用语在一篇公文中体现最为明显。
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   一是公文中简称的规范化。2000年8月24日国务院发布的《国孑行政机关公文处理办法》中明确规定：“文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称”。要做到简称规范化，应注意以下几点：①在全称文字的基础上选择关键词进行简缩。如在一行政法规规章中，为便于文字表达，常在总则或第一条中写出简缩：例如《中华人民共和国统计法》(以下简称《统计法》)。此外，公文    中使用简称在文中应前后一致，在简称说明中注明“以下简称××”后，凡文中出现这一简称时应前后统一，不能再出现全称，也不能再随意增删文字。②使用简称要注意约定俗成。许多简称产生都有不断筛选、约定俗成的过程。公文中应当使用那些社会公认、意义明确的规范化简称，不能任意类推、生造。例如。·十一五，，规划和和20lo年远景目标、“科教兴国”战略、反腐倡廉、以人为本、构建和谐社会、八荣八耻等，都是特定的简称，不能  随意更改。③人名、地名、书报刊名、机关名称、事物名称不能用简称。文稿中涉及人名、地名的，均要写全称，如涉及人名的上报或  下发文稿中，无论是表述某位领导同志牵头主抓了某项工作，还是以某位领导同志为主成立了某某机构要求各级抓好某项工作的内 容，都要将姓名、职务写清楚，例如“李××市长”不能写作“李市长”。表现地名的文稿，如“秦皇岛、唐山二市是沿海城市”不能写  作“秦、唐二市是沿海城市”，“河北省是环京津大省”不能写作“冀  是环京津大省”。仅在两三个或三四个著名城市或省份联写在一  起使人一看就明白的时候，例如“京津冀”、“晋冀鲁豫”，或者和其  他文字结合在一起成为流行的特殊用语的时候，例如“冀东”、“皖  南”、“苏北”、“京广线”、“京石高速公路”等，方能用简称。
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    二是公文的特定结尾用语。在长期的写作实践中，机关公文结尾用语逐渐形成了一些相对固定、约定俗成的形式。按公文的内容和行文关系划分，有以下三种：①上行文结尾用语。上行文主要有向上级机关请求指示、批准事项的“请示”和向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”两种。请示的结束语是表示肯定性请求，常用“妥否，请批示”。上行函则多用“恳望函复”。专题报告一般用“特此报告”、“专此报告”，主要是就某项工作或某方面的工作向上级政府或上级业务主管部门的专题性报告。而向上级政府或部门就某项工作或某一方面的工作要求批转下发的转呈性报告的结尾用语有明显的呈转特征，常用“以上报告(意见)如无不妥，请批转各地各(有关)部门贯彻执行”。②平行文结尾用语。平行文主要有不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的“函”，批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项的“通知”，以及各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项“议案”等。其结尾用语常用“特此函告(复)”、“即请函复”、“恳望函复”、特此通知、“此复”、“请予审议”等。③下行文结尾用语。下行文主要有依照有关法律公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施的“命令(令)”，对重要事项或者重大行动做出安排的“决定”，对下级机关布置工作、提出开展工作的原则和要求的“指示”，答复下级机关请示事项的“批复”，向国内外宣布重要事项或者法定事项的“公告”和公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的‘‘通告”，表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的“通报”以及“通知”等。命令(令)和法规性决定类公文结尾用语常用‘‘现予公布(颁布、发布)”、“自颁布之日起施行”、“本决定自××××年××月××日起施行’’等；公告、通告等告知类公文常用。·现予公告”、“特此通告”等；指示性通知类公文常用“请认真贯彻执行”、“请结合本地、本部门实际认真贯彻执行”、“请遵照执行”、“特此通知’’等；批复类公文常用“特此批复”、“此复”等；一般的下行函常用‘‘特(专)此函达(告)”、“即请函告(复)为要(盼)”等。

好的公文，确实给人以享受