公文写作须知 7 O$ e1 _6 y3 }( R
一、 公文写作应有之态度
1 {6 v; b+ x5 U X5 ` 在行文时,撰拟过程,必须要有高度之责任心,不但要对机关团体负责,还要向对方或人民负责。因此,在写作公文时,态度要严正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意气用事,才能综核名实,事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时,更应以「对事不对人」之原则,处处为双方立场着想,才不至于偏激或武断情事发生。
& \1 {: Q1 {& e5 [二、 公文写作应注意事项
1 }2 Q8 p* u& C) Z公文为处理公务之重要工具,行文必须讲求效率。公文制作属要式行为,要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。
2 \; x/ v. s8 z9 ]) g) h- ?三、 公文写作之基本要求 8 Y7 H+ O! Y. L
措词要简洁、言简而意赅,对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文,对行文体系不能紊乱,要认清立场,根据法、理、把握重点,顾及现实环境陈述意见,主旨须确定,用字须适宜,用语须恰当,文理要畅顺,做到合法、合理、合情之境界,使对方满意,因此,写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀: & o6 w# D9 b7 J3 y# |. `
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1. 简就是化繁为简、整齐划一,使公文结构、程式、文字都趋于简单明了,以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 & ^2 o6 D9 S2 o
2. 浅就是用语通达、不用奇字,以求浅显易懂,使公文所表达之意思,能为一般社会大众普遍了解。
0 H Q8 w: T) n5 F3. 明就是叙事清晰,不用隐语、夸张、讽刺语句,以求条理分明,澈底摆脱陈旧落伍之程式用语,使公文充分发挥意见沟通,达成处理公务之功能。
9 O0 }6 p& u! {/ i1 k9 {4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确,不模陵两可、似是而非,以建立处理公务之责任观念,进而提高行政效率。
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除上述法定要求外,对于签、稿撰拟之一般原则中,列了左列作业要求: 2 |0 j" U% p. w. B# a( F! T
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1. 正确:文字叙述和重要事项记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
& u }$ m [, L' d& I2. 清晰:文义清楚、肯定。
6 d+ G" _" N/ Y2 V, k* Z Y3. 简明:用语简练,词句晓畅,分段确实,主题鲜明。
: T1 {! _7 D2 `( C4. 迅速:自搜集资料,整理分析,至提出结论,应在一定时间内完成。
, M5 @# f' a% H9 \1 [1 p+ ]5. 整洁:签搞均应保持整洁,字体力求端正。
y: D1 [" G& q k& A# F6. 一致:机关内部各单位撰拟签搞,文字用语、结构格式应力求一致,同一案情的处理方法不可前后矛盾。
4 V7 q6 f7 {2 V# z7. 完整:对于每一案件,应作深入广泛之研究,从各种角度、立场考虑问题,对相关单位应切取协调联系。 1 W8 d9 c( m! Z0 f8 P8 V
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' v t4 i( K5 j四、 公文写作之原则 , ^. q; j) P! w0 w" f
1. 应力求简、浅、明、确:公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体,不可使用模陵两可、游移不定之语句,或晦涩不明之文字。
, x# V) m0 i7 ~$ y2. 段落要分明:公文写作应采三段活用式之结构,即正文内容各段意见,应截然分清楚,不得前后夹杂叙述。
& p% l- B- v3 n- T. p! I" B3. 正确使用标点符号:公文使用标点符号,能使句读清楚,便于阅览,免除误解。 9 }% f; K1 A6 O0 S) {. T: z
4. 其他应注意之原则:写作公文,应以一文一案为原则。公文送判时,公文夹应标明承办单位及送往单位,以加速公文传递。
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\5 Y7 k( h1 B; L五、 公文之结构 |