新公文处理条例及标准实施后对工商OA系统办文的思考

为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。2012年6月29日国家颁布《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）标准（以下简称《标准》）。《条例》和《标准》自2012年7月1日起同时实施，《条例》和《标准》的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化必将发挥重要作用。

一、新《条例》的主要特点

《条例》整合了党的机关公文处理和行政机关公文处理，与《办法》相比，出现了许多新的变化。（一）公文处理的概念更加科学。《条例》将公文处理工作概括为“拟制、办理、管理”3个工作环节，简洁明了。（二）公文的种类更加丰富。原《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。（三）调整了公文格式要素。《条例》从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。（四）增加了行文规则的一些具体规定。主要有：上行文“原则上主送一个上级机关”；“不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求”。（五）公文拟制更加强调程序规范。公文拟制包括“起草、审核、签发”3个环节，并强调程序规范。（六）简化了公文办理的环节。在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。“发文办理”的环节由8个减少为4个，分别是“复核、登记、印制、核发”。（七）公文管理更加注重安全保密。《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。

二、新《标准》的主要变化

新《标准》（GB/T 9704-2012）在《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）的基础上修改，并代替该标准，新标准的主要变化有：

（一）装订要求方面

新《标准》规定，公文应当左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处（旧《标准》规定距书芯上下各1/4处），允许误差±4mm。

（二）关于版头方面

新《标准》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。其中版头变化较大：

1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注（旧《标准》规定标识在版心右上角）。

3.紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角（旧《标准》规定标识在版心右上角）；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（三）关于发文机关标志

旧《标准》规定发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。新《标准》规定，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，对上报公文未作特殊规定。

（四）关于公文标题方面

新《标准》规定标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，并增加规定标题排列应当使用梯形或菱形。

（五）结构层次序数

新《标准》规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，并增加规定一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（六）关于附件方面

新《标准》规定，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。并增加规定：附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订；“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

（七）关于发文机关署名和成文日期

发文机关署名和成文日期新《标准》分加盖印章的公文、不加盖印章的公文和加盖签发人签名章的公文三种情况区分，旧《标准》区分为单一发文和联合行文。

1.加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

2.不加盖印章的公文

在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。

3.加盖签发人签名章的公文

在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

4.成文日期中的数字，用阿拉伯数字（旧《标准》规定用汉字）将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（八）关于版记方面

1.新《标准》规定版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。

2.抄送机关，一般用4号仿宋体字（旧《标准》规定为3号仿宋体字），在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

3.印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字（旧《标准》规定为3号仿宋体字），编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（九）关于页码方面

一般用4号半角宋体阿拉伯数字（旧《标准》规定4号半角白体），编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。

（十）关于信函格式

1.新《标准》规定如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

2.版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（十一）关于纪要格式

1.标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

2.旧《标准》规定会议纪要不加盖印章，其他要素从本标准相关要素说明。而新《标准》规定纪要格式可以根据实际制定。

三、工商OA系统在公文办理过程中存在的问题

对照两办的《条例》和《标准》检查我工商OA系统在公文办理过程中的格式和办理环节，发现有很多与新要求不一致的地方，疏理之后发现主要表现在以下几个方面，在以后的公文办理中必须纠正和规范：

（一）工商OA系统收发文表单的改版

1.取消密级及保密期限。工商OA系统是按照非保密系统设计的，按照“涉密不上网，上网不涉密”的保密要求，经过定密程序定为秘密文件的，不应当在工商OA系统中办理，应当通过纸质办理，应文件上标注密级及保密期限，规范用语为“绝密”“机密”“秘密”。

2.规范公文文种。工商OA系统发文表单按照新《条例》修改，增加“决议”和“公报”文种，同时将“会议纪要”改为“纪要”。

3.规范紧急程度。有时工商工作时间紧、任务重，在安排布署工作发文时，要在文件上标明紧急程度，工商OA系统发文表单上的紧急程度规范用语应为：“特提”“特急”“加急”“平急”。

4.取消公开选项。原工商OA系统发文表单中设计了政务公开选项，新《标准》对公开选项未作要求，按照“高效快速”的办文理念，笔者建议取消公开选项。

5.删除主题词一栏。在公文的要素上，《条例》中减少了“主题词”的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，工商OA系统发文表单中自然就要删除主题词一栏。

（二）工商OA系统公文模版的调整

1.设置公文模版种类。原工商OA系统区分党的公文和行政公文，并按照上行文、下行文、函分别设置公文模版。《条例》整合了党的公文和行政公文，新《标准》对发文机关署名和成文日期的规定有较大变化，对上行文取消了特殊规定，规定纪要格式可以根据实际制定。结合基层工商部门实际，工商OA系统的公文模版可以按照：一般公文、函、纪要设置，一般公文可以区分为加盖印章的公文、不加盖印章的公文、加盖签发人签名章的公文三种情况。

2.规范版头排版。公文版头上的份号、密级和保密期限、紧急程度应当严格按照新《标准》规定的位置、字体、字号编排，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

3.规范发文标志。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。《条例》中规定发文标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”工商部门全称文字较长，是用发文机关全称，还是用规范化简称加“文件”两字，应当全系统统一。有时用发文机关全称，有时用简称加“文件”两字，让人犯疑。

4.规范文件标题。文件标题由发文机关名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文机关名称，亟需规范。在模版设置中设置为发文机关名称自动生成，标题排列应当使用梯形或菱形。

5.规范文件落款。在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文机关，亟需改正。

6.规范成文日期。按照《条例》中的规定“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。”

7.规范版记设置。一是规范调整版记中的分隔线，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。二是删除“主题词”一栏内容。三是要规范抄送机关和印发机关及印发日期。

四、对工商部门实施《条例》和《标准》的建议

《条例》和《标准》自2012年7月1日起正式实施，各级工商部门应当加强学习，抓紧完善《条例》和《标准》实施的配套工作。一是要修订和完善内部《公文办理制度》，提出实施的《条例》具体措施。二是修订和完善内部《公文处理流程》，落实各流程节点的责任人及岗位职责。三是要修订、印制公文办理的有关文书资料，如：《收文笺》、《发文笺》、《发文稿纸》。四是要按照《条例》和《标准》要求改版工商OA系统，修改收文、发文流程，修改收发文表单，调整公文模版。作者：林银鹏、杨永良