《众秘夜思》第41集:交流起草急材料的一些体会
3 r/ M7 G; u( L: v时间:2014年10月27日
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主持:行来思往
: C! d" d7 O. Z: w整理:向阳花
T) V2 M: T; _# u' U; F. i具体内容:
) S( C" ~. v+ b7 \# t. `行来思往:今晚与交流一下起草“急材料”的一些体会。先对“急材料”下个简单的定义:是指需要在最短时间内完成起草任务的文稿材料。年底了,大家都是大事多、小事多、杂事多,急事也多。搞文字材料的遇到“急材料”也会多。
/ E' @. L2 ^* g( h8 {阿力:这个要靠平时的收集了,还有平时的人际关系,经常就是给你半天的时间,就要交了。 / d1 Z/ S7 {6 F. P' D' E
行来思往:嗯。阿力谈一下最近遇到哪些急材料,或曾经遇到哪些急材料,应对时有何心得,能否先分享下。
7 f6 F( P4 z; R$ ~! }阿力:本周四发的通知,下周一要交,要写今年工作的特色、亮点,2015年工作思路。我们明年工作思路,已经是第二次调研了。第一次是在9月,后面说不够细,这次说要深化调研,说好11月调研后交,突然又来了新通知,只能是把今年阶段性的总结拿来,前二年的工作思路找来,加工下,结合近期上级提出的新的要求。 ( @4 q! w9 b ]- U0 d) K
行来思往:主要最近中央的精神多,要在调研内容及明年的思路中体现出来,这是大家经常采用的方法,模仿、借鉴。 - C# o' l: h9 L; x
阿力:实质内容还是那几大块。只是一级标题,二级标题、层次改过,细细研究下来,大的改变不大。因为2015年上面工作部署会还没开。每次都是这样,经常写的工作思路和第二年的实际工作有大的不同。
, v. ?- S4 p F: E0 [, v行来思往:这种材料说急也急。说不急,因为这种材料作为一种阶段性工作材料,领导给了一定的时限,起草过程中可以有一定时间的安排,这个情况经常会发生,所谓的计划不如变化快。 ! ?" u2 q8 ^2 j* n, D' W
继续今晚话题。平时领导布置一些材料任务时,往往根据材料的难易程度,会明确一个完成时限,便于起草者很好地把握。比如阿力刚才介绍的情况。尽管这种按部就班的情况在机关公文写作过程一般处于常态,但我们也经常会遇到一些“十万火急”的特殊情况。 ; }" p/ q4 w) e; C3 h. Y
如因上级机关领导前来视察、指导、调查研究,或召开紧急会议,或发生一些与本单位本部门有关突发事件等,需要为领导起草讲话稿、汇报材料以及相关的文件,有些材料需要在一两天甚至三五个小时内完成。 3 _5 `" E7 r. T9 a1 K+ A r
而忖:急材料:晚上布置的任务,后天省人大来调研,要用。主题:养老服务业。大家能否以此为剖析主题,为我做些指导? % ?. w' X1 }2 D- ~" r2 F3 b* h
行来思往:嗯。有点急。还有更急的是:有一种立等即取的材料,领导就站在身旁催办。不知大家有没有遇到过。 + A8 {4 k, {" G# E' w
涤生:急材料:我们单位领导检查工作讲究四不两直,直插现场,直达基层,往往临时打听知道情况,准备材料也很急。
1 @; J7 I% G; n0 T- C: ~行来思往:这就是我今天所强调的“急材料”。一般具有突发性、多变性、紧迫性等特点。起草这类“急材料”既是对文秘人员综合素质的检阅、考验,也是对其能力水平的锻炼。 . {1 i/ ]( j" k6 I3 f5 ~& G& V) q
急事如何急办?我先结合个人工作体会说说建议。
# ?, \- k4 A3 a; w一是未雨绸缪早打算。主要是说如何打有准备之仗,我认为平时要重点做好下面几件事: 7 j5 x5 a: c% w, ~ L- Y, x
1、了解掌握本单位本部门本岗位所出现过或遇到过的急材料,做好搜集整理。 ) X# l9 d, g9 A# r
2.分析研判当前工作中(结合自己的工作经验)可能会出现的急材料,超前掌握有关工作情况。 3 C6 t/ W+ C l0 K. F$ S' M5 o, h
3.熟悉把握上述各种急材料的写作框架,做到心中有数。
5 k6 ^% Z: I" W0 k, W/ R4.回顾总结自己起草某些急材料的经验,从中找出应对门道。
9 S9 W) P3 d9 P% y3 @二是沉着冷静善应对。要注重“三个字”: c8 W! ]2 ^9 P f) g, V4 h/ {
1.把握一个“准”字。也就是在第一时间弄准急材料的有关写作要求,如写作背景、干什么用、文稿类型,以及领导的具体要求等。 / M& ?9 X7 P4 [: {5 A8 d- }9 \: R
2.用好一个“活”字。也就是说要学会借助外力。具体来说,第一要在框架搭建上找抓手。简单的理解就是找出以往类似的材料来作参考,或从网上搜一下。自己心中有数的除外。第二要在文稿起草上找帮手。简单的理解,请某位领导牵头讨论一下材料的框架,分工起草。或自己先拟定个框架,报经领导审阅同意后,请领导协调有关部门或人员参与起草。第三在素材搜集上找下手。简单的理解,请业务部门负责搜集提供急材料所需要的内容。 2 N% V3 q, @ J" d# y m! e
3.体现一个“快”字。具体来说,就是要进一步领会领导意图,把握准急材料的写作要求,边打腹稿边了解情况,搜集材料,抓紧动笔,尽快完成初稿,呈送有关领导审阅。以便进一步把握领导意图进行修改完善。这个也是我们经常采用的方法—拿来主义。
, |+ o) g2 G) q& U3 N' ]8 B( _老猫:下午,接到委办一个电话通知要材料,下午下班前要交,只好拿原有的材料补充下,应付了。 : r1 l/ n" R& K
行来思往:三是及时总结重提高。这个就不多说了。 & `' C7 w7 g! H: ~4 w Z4 X
对于相同相似的急材料,一般可以采用这种办法。找一些现成的材料套用。这种素材式的急材料,往往应付的成份多些,就跟我们抱怨基层上报的材料质量不高一样。
8 q# J- O% Z! R$ W3 m9 N( o老猫:其实我知道,他们拿去也是当素材,看看有没新东西可用。
/ i) h0 t8 b. H4 N5 F# ~霞光:我是企业人员,一般急材料主要把握主题,有了框架,内容可以适当发挥,既然急材料就不要咬文嚼字。
+ r8 F: m9 H$ `涤生:我们费劲心思写上去汇总的东西,用到的只是数据,单位性质使然。 6 I3 F1 K+ @8 h+ b3 s
阿力:有时晚上快下班时电话来了,明天上午要交材料。要先想好来,再叫相关单位第二天一上班交有关数据,同时晚上加班把粗加工的材料写好。第二天上班,把收集的数据放融合到材料中,再改一改,就可以交领导审核了。能赶在上午下班前交工,就算按照完成了。可能大部分人有遇到,政府部门的。
, i; t. R3 h" f3 T" Q行来思往:下面,跟大家分享下一个具体的急材料的一般写法,不知大家有没有遇到过网络舆情事件或其他突发性事件。 ! g' o/ y3 i+ i( L8 d$ A2 v! s
阿力:比如食物中毒、群死群伤、火灾、群体事件、自然灾害等。
4 Y4 S2 j3 I" _1 G云淡:交通事故、负面新闻、生产事故 + c# U2 t/ _1 T: P b$ v0 ]+ L
猫老:我经历过几千人抬尸冲击政府的事情,还有火灾,一个副省长,一个市委书记,我们全部困在车库 ( B: ~6 v: G$ j) L) U% b
行来思往:都属此类,需要立即搞一个汇报材料向上级领导汇报。一般当天发生,当天或第二天就得形成书面材料去汇报。 - i, p1 \; N: @, M; D9 O
霞光:这些就是事情经过描述、以及采取的应急措施等等吧?
$ I) a" R5 K- Y3 l! a5 ?7 o行来思往:大致这样。
& z# K+ X9 B5 ]阿力:一是要基本情况,二是现场处理情况,三是存在问题,四是下步打算,五是需要上级解决的问题。
* u8 z' m" r8 j) q& p行来思往:标题一般用:关于什么的情况报告
! I4 B+ z' z9 q L+ }思维睿智:干货:什么时间地点遇到什么问题需要如何去处理,产生了什么好与坏的影响。
8 b1 F c0 x, \$ H3 c涤生:基本情况的了解比较费力,有些东西需要隐瞒,还需要和领导沟通
' K6 S' }& S% Z2 q4 o$ D2 \) a行来思往:阿力讲得要素很齐全,从事件突发的角度来说,一般重点讲明三个方面的内容:一是基本情况;二是有关处置措施;三是下步工作打算。存在问题,是需要上级解决的问题,需要在进一步查明情况后,在后续报告中予以体现。
W( z ^' Q1 Q' K. N霞光:前一段时间去县传媒公司,说道雅安地震发生,要求尽快出报道,有经验的新闻人就说道:咱们这没地震,当然要联系救援方面的新闻了,比如当地板房生产企业等,我觉得这个思路可以借鉴,“上引下联”搜集新闻素材。
S& \9 x1 X+ B: F9 \; D d" S* X+ Y猫老:一定把握领导的调子和态度,调子把握不好要被骂的,事件处置的主官,和上级来指导者的关系很微妙。
6 p( }5 q6 r) b4 F2 n- e阿力:这种汇报,考验秘书对相关知识熟悉度,考虑问题全面性,拟采取措施可行性。秘书平时对各类突发事件知识了解不多,就想不出处理的方针、原则和有效的对策,下笔就会感觉难。 8 l5 w- ?/ L* X$ c( Z
行来思往:嗯。调子把握不好是要出大事的,基本情况里要把握好尺度。不该说的坚决不说。 1 C1 G+ [- D, F" r% I+ m
阿力:比如,宗教事件,民族纠纷,如何处理?这个是很敏感的问题,今天场合不适合讲这方面的问题。
' U: M+ F% X' d( J" k5 V h思维睿智:通透领导意图,熟悉领导办事方法规律技巧,站在领导角色去思考这个材料如何写出他想要的目的。
" z8 _; [' V F+ M4 _行来思往:一是基本情况。要以事实说话,尽量客观表述事件情况。因为事发突然,即使一些情况已经掌握,如果不便在第一时间汇报,也可放在后续报告里。什么能说、什么不能说,一般领导都会严格把关。 - B! O# G9 u) R# D9 R4 ]' c+ T
猫老:宗教事件,以控制局势和实时请示为主,无法担责。 1 m% ?" @1 Y% h9 a. k3 p, a
阿力:写急材料时,最怕下面报对策措施材料不全面,写材料人对这方面也是外面,想不出什么好的点子。宗教事件、民族纠纷一定要注意国家的方针、政策。 6 R9 J5 a, |# H6 u; l0 u4 H
思维睿智:跳出局看局,第三方角色去发散思维去思考。
( K& p* F6 n2 G# H8 S. R3388:别把问题揽到自己身上就行。 3 R5 h0 _3 z" N4 `
阿力:有的问题,你请示,领导不会马上答复你的,叫你自己先看着办。 ' D9 M z: J0 a) ?
猫老:突发事件处置的演练很重要,报告的模板很重要,密切关联的部门一般应该建立模板库。
8 B' ^( c- V6 Y/ L8 g2 W思维睿智:言三意七,领导自有办法。
! ^6 _- f# g2 _! c2 c+ J行来思往:二是有关处置措施。重点说一下事件发生后所采取的重点措施,体现反应迅速,应对有力。我来一段常规表述,供大家参考。
# c3 z8 b% ~* W0 a+ e0 |比如说处置舆情事件。 9 K1 P9 l: A& m0 z: Y
这起网络舆情事件发生后,我们立即向某上级部门进行了报告。某领导于事发当天作出重要批示,并专门听取情况汇报,指导处置工作。我们在第一时间召开专题会议,对这起网络舆情事件进行专题研究,部署落实处置应对措施。
2 l& t! Q3 t' R4 \7 U K3 P一是明确分工,有序有力处置。
# S7 }) y. P7 z& w _二是加强协调,防止舆情发酵。
+ R. P5 P, w: L: m' `2 @/ m三是强化稳控,防范关联效应。 / J3 C# C+ @) X# }" `
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